秘書電話禮儀(2)
秘書電話禮儀
秘書在交談時(shí)往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽。秘書在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽對方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。
第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話，要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦?ldquo;對不起，我插一句行嗎?”所插之言亦不可冗長，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經(jīng)闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會，別人說話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。
第四，禮讓對方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質(zhì)疑對方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場。
第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。
交談的語言
語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。
一要通俗易懂
第一，說普通話。在日常工作中，秘書應(yīng)該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。
第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。
二要掌握口語
第一，機(jī)動靈活。在交談過程中隨時(shí)對自己所運(yùn)用的口語具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。
第二，簡明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰;另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會。
三要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。
第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。
第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時(shí)，可以說：“對不起，我去一下洗手間。”或者說：“不好意思，我去打個(gè)電話。”
交談的內(nèi)容
交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。
一要切合語境
第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場合相對應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。
第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。
二要因人而異
在交談時(shí)要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對象著想，根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三要回避禁忌
秘書在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對不能對自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。
交談的方式
與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式?？筛鶕?jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒?，恰如其分地進(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時(shí)對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。
四是靜聽式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。
六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場，因而跳出原先談?wù)摰姆秶?，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。
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