a. 接收或發(fā)送傳真時，如果需先人工呼叫，在接通電話時首先應(yīng)口齒清晰地說“你好”，然后報出自己的公司或單位的名稱以及詳細(xì)的部門名稱等。通話時，交流語氣要熱誠、口音要清晰、語速平緩為佳。電話語言要簡潔、得體、準(zhǔn)確，音調(diào)適中，態(tài)度自然。

　　b.發(fā)送傳真時應(yīng)先仔細(xì)查閱相關(guān)資料，傳真內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括發(fā)件人的的信息以及所傳真文檔日期和頁數(shù)，并且應(yīng)寫清接收人的全名。