淺談國(guó)際會(huì)議禮儀(2)
淺談國(guó)際會(huì)議禮儀
一般情況下，如果沒(méi)有幻燈片的幫助，你很難能讓聽(tīng)眾在報(bào)告時(shí)始終集中他們的注意力。沒(méi)有幻燈的幫助，也往往難以把復(fù)雜的內(nèi)容(如實(shí)驗(yàn)裝置步驟、數(shù)據(jù)結(jié)果等)表達(dá)清楚。另一方面，一篇很好的講演也可能被使用了不合適的幻燈、講演時(shí)遇到的設(shè)備上的技術(shù)問(wèn)題等因素而搞砸。這方面的注意事項(xiàng)雖然是老生常談的事情了，但是在科學(xué)會(huì)議中這方面的錯(cuò)誤仍然會(huì)經(jīng)常發(fā)生。首先要記住幻燈僅是你講演時(shí)的一個(gè)輔助手段，有的人把幻燈做得色彩繽紛、在幻燈中放入一些奇葩的標(biāo)記、加上一種兒童電視中的音響效果等等，以為是別出新裁，吸引眼球，其實(shí)是在煊賓奪主，分散聽(tīng)眾對(duì)你講演的注意力。
以下是幾點(diǎn)建議：
1)一般規(guī)則：幻燈數(shù)量要少而精;應(yīng)選擇平淡整潔容易閱讀的版面;在背景與文字的顏色選擇方面要注意對(duì)比度的問(wèn)題;一個(gè)報(bào)告的PPT應(yīng)使用始終如一的格式：如統(tǒng)一的色彩、字體、布局等。
2)文字方面的規(guī)則：一張幻燈片中以6行字最好，盡量不要超過(guò)8行，尤其會(huì)場(chǎng)比較大時(shí)更應(yīng)注意這個(gè)問(wèn)題，這樣規(guī)定的目的是為了坐在后排的聽(tīng)眾也能看清楚;要選擇清淅的字體;避免使用大寫(xiě)字母(讀起來(lái)比較費(fèi)勁);每一行的右邊要對(duì)齊，左邊自由，這樣做是使得每個(gè)字母的間距相等。
3)插圖方面的規(guī)則：盡量保持一個(gè)幻燈片中只有一個(gè)圖;當(dāng)一張圖中有許多條曲線時(shí)，應(yīng)該用符號(hào)、而不是用顏色來(lái)區(qū)分這些曲線;盡量要給出各點(diǎn)(均值)的變化大小(如方差);對(duì)坐標(biāo)要加標(biāo)識(shí)，說(shuō)明其代表什么;避免使用三維數(shù)據(jù)圖。
4)表格方面的規(guī)則：表格要盡量簡(jiǎn)單;表格一般適宜用在發(fā)表文章但不適宜講演;實(shí)在需要使用表格時(shí)，每列的數(shù)據(jù)或文字需對(duì)齊;對(duì)每行與每列的含義要給出說(shuō)明，對(duì)測(cè)量值要注明單位。
在作報(bào)告時(shí)的幾點(diǎn)建議
1)第一張幻燈片：如同文章一樣，第一張幻燈片應(yīng)給出題目、作者的姓名和單位。當(dāng)你站在發(fā)言臺(tái)前，銀幕上放出第一張幻燈片時(shí)，首先要利用這個(gè)短暫的時(shí)間用眼睛向你的聽(tīng)眾致意，然后對(duì)于這一節(jié)(session)的會(huì)議主持人表示感謝，對(duì)于你的演講題目也要說(shuō)些什么。然后再換到第二張幻燈片。
2)講演與幻燈之間的關(guān)系：用語(yǔ)言去填補(bǔ)幻燈片中沒(méi)有表達(dá)的信息，你的目的是使用語(yǔ)言與文字來(lái)共同表達(dá)，不需要你去讀幻燈片上的文字。說(shuō)到這里或許你可以明白為什么有前面說(shuō)過(guò)的對(duì)幻燈片的要求。在幻燈片的文字中，你可能只需要一些關(guān)鍵詞，但是在講演中，你說(shuō)岀來(lái)的句子必須是完整的。
3)在演講時(shí)，需說(shuō)明你的摘要與這個(gè)講演的區(qū)別之處(如果有這樣的情況)：許多人早早就提交了會(huì)議摘要，然后直到會(huì)議前夕又做了很多工作，或者修改了摘要中的數(shù)據(jù)及結(jié)論，因此在講演時(shí)必須告訴聽(tīng)眾作了哪些改動(dòng)以及理由。例如你可以說(shuō)："Pleasenote that these results differ from those in the printed abstract. The current results include data from anadditional 50 cases."
4)按會(huì)議規(guī)定準(zhǔn)時(shí)結(jié)束非常重要。拖遲時(shí)間是不遵守規(guī)則的表現(xiàn)，那時(shí)候聽(tīng)眾會(huì)開(kāi)始不耐煩聽(tīng)你繼續(xù)講下去，所以你的內(nèi)容再精采也沒(méi)有用了。由此可見(jiàn)你通過(guò)會(huì)議前的演習(xí)，把握好時(shí)間的重要性。
5)在回答問(wèn)題的環(huán)節(jié)。一般會(huì)議有5或10分鐘的提問(wèn)時(shí)間，你回答問(wèn)題時(shí)的表現(xiàn)，會(huì)給聽(tīng)眾對(duì)于你的知識(shí)背景的一種印象，所以要好好把握這個(gè)環(huán)節(jié)。所以對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)我要說(shuō)得詳細(xì)一點(diǎn)。以下是一些建議：a)事先要對(duì)與你講演內(nèi)容有關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)有充分了解與準(zhǔn)備，否則不容易對(duì)付各種問(wèn)題;b)最好事先能了解到聽(tīng)眾的大致水平和情況;c)你講演開(kāi)始時(shí)(或報(bào)告前)與會(huì)議主持人打招呼此時(shí)可能會(huì)發(fā)生作用，當(dāng)有人執(zhí)意堅(jiān)持他的問(wèn)題并與你糾纏時(shí)，你可以示意他，請(qǐng)他幫你解圍;d)注意在回答問(wèn)題時(shí)要避免涉及年令、性別、宗教信仰、民族等敏感話題;e)當(dāng)一個(gè)問(wèn)題提出來(lái)以后，你可能會(huì)迅速想到他為什么問(wèn)這個(gè)問(wèn)題，此人的姿態(tài)(bodylanguage)有時(shí)會(huì)給你這種感覺(jué)。例如他是否真的需要得到你的答案還是為了表現(xiàn)他自已?但是你必須記住，你的回答不是給他一個(gè)人聽(tīng)的，而是須要面對(duì)所有聽(tīng)眾，所以在任何情況下，你應(yīng)僅針對(duì)問(wèn)題本身作答，忽略對(duì)提問(wèn)者個(gè)人的看法。f)在出現(xiàn)壓力時(shí)，要保持冷靜。以柔克剛，不要去挑戰(zhàn)提問(wèn)者，始終與會(huì)場(chǎng)中的聽(tīng)眾保持對(duì)視，以便從中獲得鼓勵(lì)與幫助;g)及時(shí)糾正提問(wèn)中的錯(cuò)誤假定，以免被提問(wèn)者誤導(dǎo);h)不要將你的回答延伸到去作另外一個(gè)報(bào)告，你可以說(shuō)：Thisis next topic which I will present in the next year meeting (or tomorrowsession XX);i)不要取笑低級(jí)的問(wèn)題，你可以用真誠(chéng)的態(tài)度向他提供一些基礎(chǔ)知識(shí);j)如果問(wèn)題很長(zhǎng)或涉及面較大，你需要較長(zhǎng)時(shí)間回答時(shí)，可以要求散會(huì)后私下交流;k)如果你知道提問(wèn)者是你領(lǐng)域的權(quán)威，而他的問(wèn)題又較難時(shí)，你可以請(qǐng)他自已談?wù)勊囊庖?jiàn);l)如果你無(wú)法回答所提出的問(wèn)題時(shí)，最好誠(chéng)實(shí)地告訴聽(tīng)眾，并且尋求是否有人可以回答這個(gè)問(wèn)題;m)如果有人打斷你的發(fā)言時(shí)，你可以請(qǐng)會(huì)議主持人幫助，也可以說(shuō)：Iam coming to this particular point later. 去制止那個(gè)人的糾纏，無(wú)論你是否在接下來(lái)真的會(huì)涉及此問(wèn)題;n)如果因?yàn)闀?huì)場(chǎng)中的設(shè)備等問(wèn)題，使得不是每個(gè)人都能聽(tīng)淸楚提問(wèn)時(shí)，在你作解答前最好把問(wèn)題簡(jiǎn)要地重復(fù)一遍。
在國(guó)際會(huì)議作講演需要一定外語(yǔ)能力，許多人可以把報(bào)告內(nèi)容背出來(lái)，但是在提問(wèn)環(huán)節(jié)卻一點(diǎn)都聽(tīng)不懂，更不用說(shuō)回答聽(tīng)眾的提問(wèn)。所以要慎重考慮你是否合適用演講的形式(你還可以選poster的方式)。參加學(xué)術(shù)會(huì)議并報(bào)告自已的研究成果，從時(shí)間順序上來(lái)講，應(yīng)是在完成了實(shí)驗(yàn)工作并初步總結(jié)了研究結(jié)果(數(shù)據(jù)處理、分析，及得出初步結(jié)論)之后，為此希望去會(huì)議作交流，聽(tīng)取同行意見(jiàn)，為下一步發(fā)表文章作準(zhǔn)備。這也是科研工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以目的應(yīng)該是單純的，態(tài)度應(yīng)該是真誠(chéng)的。
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