秘書禮儀與職業(yè)形象設(shè)計(jì)(2)
溝通技巧 溝通技巧是秘書禮儀的核心內(nèi)容，因?yàn)槲覀儚氖氯魏我豁?xiàng)具體工作都需要與其他人打交道。如果不善于同對(duì)方進(jìn)行必要的溝通，在溝通時(shí)缺乏必要的禮儀，往往會(huì)給工作帶來障礙，甚至事半功倍。例如，公務(wù)宴請(qǐng)的目的在于促進(jìn)部門、單位之間的溝通，并為此提供一個(gè)臨時(shí)性的交流場(chǎng)所。因此，參加公務(wù)宴請(qǐng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意適度的交際，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行溝通。但是，有些同志在公務(wù)宴席上對(duì)身邊的人不聞不問，愛搭不理，甚至一聲不吭，只顧埋頭吃喝，吃完就撤。還有些同志卻表現(xiàn)得過度熱情，不分對(duì)象地勸酒夾菜，非要對(duì)方吃下去不可。這些不當(dāng)?shù)呐e止都扭曲了公務(wù)宴請(qǐng)的作用，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的溝通與交流。
秘書如何在工作中快速成長(zhǎng)
放平心態(tài)，排除權(quán)利因素干擾
第一，秘書要努力培養(yǎng)自己對(duì)工作負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)決杜絕只對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的作風(fēng)。敬業(yè)的人才能做好本職工作。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)職場(chǎng)中部分人為了升遷，一味地討好領(lǐng)導(dǎo)，失去工作原則，把自己的成績(jī)前途押在領(lǐng)導(dǎo)喜好上。以領(lǐng)導(dǎo)的喜好為個(gè)人工作原則和依據(jù)，人為地加入了權(quán)力因素，干擾了正常的工作秩序。尤其作為和領(lǐng)導(dǎo)打交道多的秘書，要堅(jiān)定立場(chǎng)、巧妙作答、實(shí)事求是、誠(chéng)懇地為領(lǐng)導(dǎo)提供正確的意見和建議，從而有效避免某些領(lǐng)導(dǎo)利用手中的權(quán)利干擾正常的工作秩序的事情發(fā)生。
第二，要以積極的心態(tài)對(duì)待挫折，努力培養(yǎng)直面迎接各種挫折的勇氣。適度的挫折具有一定的積極意義，它可以幫助人們驅(qū)走惰性，促使人奮進(jìn)。挫折又是一種挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。 英國(guó)哲學(xué)家培根說過：“超越自然的奇跡多是在對(duì)逆境的征服中出現(xiàn)的。”
首先，挫折幫助你成長(zhǎng)。人的成長(zhǎng)過程是適應(yīng)社會(huì)要求的過程，如果適應(yīng)得好，就覺得寬心和諧;如果不適應(yīng)，就覺得別扭、失意。作為秘書這一特殊職業(yè)，因其接觸多是領(lǐng)導(dǎo)，擔(dān)負(fù)著上下級(jí)溝通的橋梁紐帶作用，難免會(huì)有受委屈。這時(shí)就需要秘書以大局為重，學(xué)會(huì)在不同環(huán)境、不同時(shí)間、不同對(duì)象、不同規(guī)范條件下調(diào)整行為，做到舉止與行為的適應(yīng)和得當(dāng)。
如德國(guó)天文學(xué)家開普勒，從童年開始便多災(zāi)多難，在母腹中只呆了七個(gè)月就早早來到了人間。后來，天花又把他變成了麻子，猩紅熱又弄壞了他的眼睛。但他憑著頑強(qiáng)、堅(jiān)毅的品德發(fā)憤讀書，學(xué)習(xí)成績(jī)遙遙領(lǐng)先于他的同伴。后來因父親欠債使他失去了讀書的機(jī)會(huì)，他就邊自學(xué)邊研究天文學(xué)。在以后的生活中，他又經(jīng)歷了多病、良師去世、妻子去世等一連串的打擊，但他仍未停下天文學(xué)研究，終于在59歲時(shí)發(fā)現(xiàn)了天體運(yùn)行的三大定律。他把一切不幸都化作了推動(dòng)自己前進(jìn)的動(dòng)力，以驚人的毅力，摘取了科學(xué)的桂冠，成為“天空的立法者”。
其次，挫折增強(qiáng)你的意志力?，F(xiàn)如今職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，身處其中都會(huì)承受很大的壓力，如果對(duì)各種困難體驗(yàn)不深，缺乏忍耐力，沒有堅(jiān)強(qiáng)的意志，那么，一遇到挫折就會(huì)被擊垮。烏龜和兔子賽跑的故事告訴我們，只有堅(jiān)持不懈，擁有頑強(qiáng)的意志力，才有達(dá)到目標(biāo)的希望。實(shí)際上生活中許多輕度挫折，是意志力的“運(yùn)動(dòng)場(chǎng)”，當(dāng)你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就會(huì)獲得愉快的體驗(yàn)。心理學(xué)家把輕度的挫折比作“精神補(bǔ)品”，因?yàn)槊繎?zhàn)勝一次挫折，都強(qiáng)化了自身的力量，為下一次應(yīng)付挫折提供了“精神力量”。 汶川地震災(zāi)區(qū)的恢復(fù)重建，以及日本人在今天大地震后表現(xiàn)出的淡定，就是很好的佐證。雖然地震整垮了他們的家園，但是并沒有震垮渴望美好生活的人重建家園、恢復(fù)經(jīng)濟(jì)的決心，所以一個(gè)新的汶川城又很快拔地而起，相信日本國(guó)民也會(huì)早日走出災(zāi)難帶來的陰影，重新開始的。
再次，應(yīng)學(xué)會(huì)善于化壓力為動(dòng)力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗， 會(huì)面臨很大外在的心理壓力，在這個(gè)時(shí)候，你是氣餒，當(dāng)逃兵，還是奮起，繼續(xù)而勇敢地追尋?這對(duì)一個(gè)人來說是個(gè)很大的考驗(yàn)，很多名人、偉人在挫折和失敗面前，從不低頭、氣餒，而是善于化壓力為動(dòng)力，從逆境中奮起。他們的成功經(jīng)歷很值得我們大家去深思，去學(xué)習(xí)。
排除性別因素干擾
在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會(huì)中，從事秘書工作的女性越來越多。由于社會(huì)上對(duì)秘書工作的偏見和不良風(fēng)氣的影響，使秘書與異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系出現(xiàn)了一些微妙敏感的問題。因此，作為秘書必須正確對(duì)待與異性領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，維護(hù)自己平等的人格尊嚴(yán)，自覺保持與領(lǐng)導(dǎo)在工作目標(biāo)上的一致性。不能克意的取悅領(lǐng)導(dǎo)以謀求職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利，這是秘書的職業(yè)道德所不容許的。在生活中，秘書對(duì)異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和照顧要立足于公務(wù)，不能介入領(lǐng)導(dǎo)的私生活。所以，秘書要注意處理好這些思想上的誤區(qū)，這樣才能在工作上處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。
注重個(gè)人工作能力培養(yǎng)
才干培養(yǎng)。秘書工作的內(nèi)容豐富多彩，這就需要秘書人員具有一定的才干，包括辦事能力、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力等。辦事能力是體現(xiàn)秘書能否完成工作和靈機(jī)處事的本領(lǐng)，這就要求秘書有一定的專業(yè)能力從而更熟悉秘書的工作，掌握工作規(guī)律、工作方法。秘書還應(yīng)有理解和領(lǐng)會(huì)的能力、條理和駕馭的能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、交際能力等。其中交際能力尤為重要，如果一個(gè)秘書很善于交際，親和力強(qiáng)，便容易接近，被人信賴，將有利于事務(wù)的開展，效率的提高。
智能培養(yǎng)。由于才干的高低，要增強(qiáng)秘書人員的才干素養(yǎng)首先就要加強(qiáng)自身智能訓(xùn)練。應(yīng)從知識(shí)積累、思維訓(xùn)練、靈機(jī)智力訓(xùn)練、記憶訓(xùn)練和反思(自省)能力這幾個(gè)方面入手加強(qiáng)訓(xùn)練。對(duì)于秘書來說，知識(shí)的積累是非常重要的，要求秘書有較廣的知識(shí)面，對(duì)涉及專業(yè)的知識(shí)則要懂得更多、更深，這樣在寫作的時(shí)候才有理可依，有據(jù)可查。秘書還應(yīng)該具有一定的反思(自省)能力，孔家賢人曾子說過：“吾日三省吾身。”曹操也曾說：“伏自三省。”他們都有一個(gè)共同點(diǎn)—— “自省”，只有常常自省的人，才容易開發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。
心理素養(yǎng)培養(yǎng)。秘書要擁有一個(gè)好的心理素養(yǎng)，這對(duì)于做好一件工作很有必要。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，事務(wù)繁重，精神緊張。如果心理素養(yǎng)不好，不但會(huì)影響自身的工作效率，同時(shí)也會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。所以，要求秘書要具備樂觀幽默的心態(tài)。身為一名秘書人員擁有樂觀幽默的特質(zhì)將為其處理與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系提供更大的幫助。
職業(yè)道德培養(yǎng)。所有的職業(yè)都有個(gè)共同點(diǎn)，那就是遵守職業(yè)道德，秘書行業(yè)當(dāng)然也不例外。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，機(jī)密性強(qiáng)，有許多工作只能埋頭做，而所得的勞動(dòng)成果卻只有通過領(lǐng)導(dǎo)的工作實(shí)績(jī)才能體現(xiàn)出來。這就要求秘書要自覺的遵守紀(jì)律，遵守其職業(yè)的道德準(zhǔn)則。
秘書工作原則
誠(chéng)實(shí)而不作假弄權(quán)。秘書最基本的要求就是踏踏實(shí)實(shí)盡心盡責(zé)地工作。秘書必須一心一意的對(duì)待工作，因?yàn)槊貢穷I(lǐng)導(dǎo)決策的堅(jiān)定執(zhí)行者和維護(hù)者，為領(lǐng)導(dǎo)提供詳實(shí)地第一手資料作為科學(xué)決策的依據(jù)，堅(jiān)定不移地貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定。
顧全大局而不介入矛盾。秘書不能也不允許介入領(lǐng)導(dǎo)者私人之間或工作中的分歧和矛盾中。
思維敏捷，快速成文，觀察揣摩，模擬風(fēng)格點(diǎn)
秘書僅僅會(huì)寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。這是因?yàn)槲覀兊臅r(shí)代是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，決策的形成不能怠慢，秘書行文也必須搶速度。加之領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常有緊急事項(xiàng)，要求秘書盡快寫出公文來，一切公務(wù)文章都是有時(shí)間性的，而不同于作家寫小說，可以自由安排時(shí)間，古人講的：“下筆如神”、“倚馬可待”，對(duì)秘書來說并不夸張。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文意圖。秘書快速成文的前提，是要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文的目的意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚;收集資料適當(dāng)夠用而不漫天收集，浪費(fèi)時(shí)間、精力;盡可能防止寫作返工，返工是寫快速文章的失敗，一返工自然就快不了。如果所寫文章較長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以加深對(duì)意圖的準(zhǔn)確理解。
領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格，與其經(jīng)歷、智慧、權(quán)位、個(gè)性與講話的客觀環(huán)境都有關(guān)系。宋朝蘇軾《答張文潛書》：“其為人深不愿人知之，其文如其為人。”草擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅是內(nèi)容正確、文通句順，還有個(gè)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格問題，如果缺少這一點(diǎn)，那么秘書費(fèi)勁心力完成的領(lǐng)導(dǎo)講話稿都將變成通用稿，千篇一律，失去其意義，不能稱之為一篇成功的稿件。成文稿件是半成品，而只有加入了領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，才是具有點(diǎn)睛之筆的佳作，使之活化，同時(shí)，對(duì)擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)施政影響力有積極作用。領(lǐng)導(dǎo)人的風(fēng)格，是需要秘書去長(zhǎng)期觀察揣摩并加以模擬的。
總之，秘書要搞好本職工作，必須處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，工作才會(huì)有堅(jiān)強(qiáng)的后盾，得到理解和支持;對(duì)自身角色進(jìn)行準(zhǔn)確定位，清除職能環(huán)境帶來的障礙，并不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，善于思考總結(jié)，只有這樣，才能快速成長(zhǎng)起來，在工作中發(fā)揮更大的作用。
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6.秘書著裝禮儀