企業(yè)會計(jì)電算化若干問題的探討
由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會計(jì)工作的質(zhì)量,改變了會計(jì)工作的面貌,會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。會計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確和及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大會計(jì)人員的歡迎。目前,我國會計(jì)電算化的普及及發(fā)展很快,但隨著會計(jì)電算化的飛速發(fā)展,相應(yīng)地產(chǎn)生了許多新問題。筆者就這些問題作些探討,以求共勉。
一、會計(jì)處理錯(cuò)誤的隱蔽性
在手工操作中,操作人員要進(jìn)行證證,賬證,賬賬,賬表的核對才能報(bào)送報(bào)表。因此一般非人為性錯(cuò)誤比較容易發(fā)現(xiàn)并糾正。而計(jì)算機(jī)操作中,只有憑證的錄入需要核對,而賬證,賬賬,賬表不再需要核對,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。對一些串錄或非金額性錯(cuò)誤只有在對賬時(shí)或再次檢查時(shí)才能發(fā)現(xiàn),因此,應(yīng)加強(qiáng)對憑證錄入工作的審核,不僅要對原始憑證與記賬憑證進(jìn)行核對審核,而且要在計(jì)算機(jī)上結(jié)合明細(xì)賬進(jìn)行審核,以防串錄現(xiàn)象。
二、數(shù)據(jù)備份隱患多
在會計(jì)電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定,實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位應(yīng)堅(jiān)持每天備份,且要雙重備份,并分處分人保管。但在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)以下幾種情況:
1.部分單位不能堅(jiān)持每天備份,致使機(jī)器一旦出故障,部分賬務(wù)數(shù)據(jù)丟失。
2.備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查,一旦發(fā)生問題沒有相應(yīng)補(bǔ)救措施。
3.數(shù)據(jù)備份沒有符合要求的存放場所,容易導(dǎo)致軟盤被磁化,發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。
三、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性難以保障
目前市場上有數(shù)百種會計(jì)軟件,有些單位還使用自己開發(fā)的軟件,各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性存在著諸多問題和不足,使得舞弊者有機(jī)可乘;許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任;另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便地從外部打開和修改,特別是一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市楊,為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為舞弊提供了便利。
因此,企業(yè)要完善和健全電算化內(nèi)部控制制度。鑒于采用電算化,原有手工操作下的內(nèi)部控制制度部分喪失作用,同時(shí)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊等問題,必須采取嚴(yán)密有效的措施。如:健全管理制度,授權(quán)控制制度,建立操作時(shí)序控制制度及操作日志記錄控制制度等措施。
四、沿用傳統(tǒng)的會計(jì)分工模式不利于會計(jì)電算化的內(nèi)部控制和分工協(xié)作
目前,大部分單位實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后,會計(jì)人員的分工仍按照原來的手工模式進(jìn)行崗位設(shè)置,這種分工模式不利于會計(jì)工作的內(nèi)部控制和電算化的有效發(fā)展。因此,應(yīng)建立職能分工制度。系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和數(shù)據(jù)管理員應(yīng)合理分工,相互制約,相互監(jiān)督。
根據(jù)會計(jì)電算化工作要求,企業(yè)應(yīng)配備以下人員:操作員及檔案管理員各一名,系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員及審核員各一名。
五、會計(jì)電算化歸檔工作沒有引起足夠重視,資料保管期限受到限制
按《會計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定,電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,其會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案要打印輸出,而且要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位,其會計(jì)檔案都是通過針式打印機(jī)打印出來的,經(jīng)過一段時(shí)間后,字跡往往會褪色,到不了規(guī)定的保存期限,字跡就難以辨清。為了保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性,應(yīng)明確要求所有財(cái)務(wù)資料全部用激光打印機(jī)打印,并裝訂成冊,隨同電算化備份資料一并保存。
對電算化資料保管應(yīng)提出明確的存放要求和定期檢查要求。明確要求企業(yè)配備必要的場所保管軟件。檔案管理員應(yīng)熟悉這些條款,并按規(guī)定保管。財(cái)政部門可加以研究并對原有規(guī)章作必要的修改。單位應(yīng)當(dāng)建立計(jì)算機(jī)檔案管理制度。為了防止非法改動(dòng)數(shù)據(jù),必要時(shí)可把計(jì)算機(jī)文件定義為可讀文件、專用文件或保密文件,重要的文件予以加密,以加強(qiáng)文件數(shù)據(jù)的保護(hù)。
六、有些單位對會計(jì)電算化工作重視程度不夠
目前,有些單位會計(jì)電算化開展的程度非常低,其中一個(gè)重要因素是部門單位領(lǐng)導(dǎo)和會計(jì)人員對會計(jì)電算化工作的重視程度不夠。部分會計(jì)人員認(rèn)為實(shí)行會計(jì)電算化要從頭學(xué)起,以至于有些單位花錢買了計(jì)算機(jī)和軟件,卻沒有真正使用。
因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)電算化人才培養(yǎng)。由于會計(jì)電算化是一門融計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、會計(jì)學(xué)、信息學(xué)于一體的應(yīng)用技術(shù),雖然大多數(shù)會計(jì)人員已接受計(jì)算機(jī)等級培訓(xùn),但與實(shí)際應(yīng)用能力要求還有較大差距。具體表現(xiàn)在以下兩方面:
一是缺乏既懂會計(jì)又熟悉計(jì)算機(jī)的人員,這勢必會影響我國會計(jì)電算化的進(jìn)程,因此單位一方面要引進(jìn)人才,另一方面是對現(xiàn)有的會計(jì)人員加緊培訓(xùn)。
二是會計(jì)電算化培訓(xùn)內(nèi)容滯后,實(shí)用性較差。目前的會計(jì)電算化培訓(xùn)教材一般落后于會計(jì)核算對電算化的要求,會計(jì)人員通過培訓(xùn)所學(xué)的知識回去后難以適應(yīng)工作需要。
七、同一行業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)軟件的使用情況混雜
部分行業(yè)在開展會計(jì)電算化的過程中,沒有從整個(gè)行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財(cái)務(wù)軟件品種多,各種財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣,導(dǎo)致報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪Υ?,?cái)政主管部門可以規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財(cái)務(wù)軟件,這樣國家可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查、專用資金使用情況分析,單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告的傳送。
八、會計(jì)軟件的開發(fā)和應(yīng)用不太成熟
目前我企業(yè)應(yīng)用的財(cái)務(wù)軟件在使用過程中存在問題較多,難以適應(yīng)會計(jì)處理過程中的各種情況。主要有資產(chǎn)重組調(diào)賬難,業(yè)務(wù)調(diào)整不能隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化隨時(shí)調(diào)整等,制約了會計(jì)電算化的應(yīng)用。會計(jì)軟件應(yīng)用過程缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員應(yīng)用軟件時(shí)出現(xiàn)一知半解的情況。因此,有關(guān)部門應(yīng)盡快地制定出一些具體法規(guī)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)軟件銷售公司的管理,進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)電算化市場。
九、會計(jì)電算化市場有待進(jìn)一步規(guī)范
財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣,它存在著服務(wù)期限長、服務(wù)量大、技術(shù)要求高等特點(diǎn)。而目前部分從事財(cái)務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益,追求量的突破,而沒有真正做好售后服務(wù),致使部分單位購買軟件后出了問題無處問,沒人管,從而極大地挫傷了會計(jì)人員電算化的積極性。