辦公室管理論文范文
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辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐。學(xué)習(xí)啦小編整理了辦公室管理論文范文，有興趣的親可以來(lái)閱讀一下!
辦公室管理論文范文篇一
淺談企業(yè)辦公室管理
摘 要：辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐。也是企業(yè)的一面旗幟，是形象的集中體現(xiàn)。近年來(lái)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，為了尋求自身的健康發(fā)展，各企業(yè)也都努力找尋方法，由于企業(yè)辦公室的管理水平也對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，所以，提高企業(yè)辦公室管理水平非常重要。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 辦公室管理
辦公室是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，無(wú)論是過(guò)去、現(xiàn)在還是將來(lái)，它整體的職能不外乎就是“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能發(fā)揮的好壞，直接關(guān)系到各級(jí)部門(mén)的正確決策，關(guān)系到各級(jí)政府重大決策和重要工作能否落到實(shí)處，關(guān)系到各級(jí)部門(mén)能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通。在新形勢(shì)下，隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務(wù)日益加重，要求越來(lái)越高，決不是僅限于文件轉(zhuǎn)發(fā)，來(lái)人接待，車(chē)輛管理等瑣碎工作了。
一、辦公室在企業(yè)中的作用
1.樞紐作用
主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。
2.助手作用
(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策;
(2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)或管理工作;
(3)為領(lǐng)導(dǎo)處理文件、信息;
(4)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切事宜。
3.參謀作用
4.信息的反饋?zhàn)饔?/p>
5.溝通協(xié)調(diào)作用
二、辦公室管理職責(zé)
辦公室管理具有明顯的綜合性特征，所以，其職責(zé)范圍也包括了很豐富的內(nèi)容。
1.輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室工作不但要對(duì)來(lái)自上下、左右、內(nèi)外的各種信息、資料、情況等，進(jìn)行收集、加工和綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的依據(jù)，更要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，把每一項(xiàng)工作都做到及時(shí)高效，為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作的順利開(kāi)展做好強(qiáng)有力的保障。
2.協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。辦公室工作是一項(xiàng)綜合性的工作，所涉及的方面各種各樣。不論是單位內(nèi)部之間的聯(lián)系還是與外界之間的交流，這些都需要辦公室去一一溝通、協(xié)調(diào)并組織落實(shí)，因此協(xié)調(diào)工作是必不可少的。而這一項(xiàng)任務(wù)也只能由辦公室部門(mén)來(lái)承擔(dān)。辦公室應(yīng)當(dāng)把協(xié)調(diào)工作當(dāng)作是自己的一項(xiàng)經(jīng)常性的任務(wù)來(lái)完成。
3.健全規(guī)章制度。健全各項(xiàng)管理制度，是企業(yè)科學(xué)管理的必然要求，也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。所以制定以企業(yè)發(fā)展為中心的各項(xiàng)管理規(guī)章制度，是辦公室重要的工作任務(wù)。
4.業(yè)務(wù)檔案管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)不斷壯大，企業(yè)辦公室要根據(jù)自身特點(diǎn)搞好包括文書(shū)、人事、科技等檔案的收集整理、統(tǒng)計(jì)保管，以便發(fā)揮企業(yè)檔案的參評(píng)利用價(jià)值，搞好企業(yè)檔案管理服務(wù)工作。
三、不斷提高企業(yè)辦公室管理水平
1.在建章立制上下功夫，建立規(guī)范化的工作制度。建立健全相關(guān)規(guī)章制度，可以確保工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地運(yùn)作，從而提高員工隊(duì)伍的工作質(zhì)量與效能。一要完善相關(guān)配套制度，做到管人管事。要全面推行崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制等具體制度;要深化和推行政務(wù)公開(kāi)，以公開(kāi)促效率，不斷提高工作水平。二要完善績(jī)效考評(píng)辦法，做到明崗明責(zé)。確定目標(biāo)考核的原則、對(duì)象、內(nèi)容、方法、評(píng)價(jià)依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)等。在此基礎(chǔ)上，對(duì)崗位工作實(shí)行目標(biāo)管理，根據(jù)各部門(mén)工作的計(jì)劃任務(wù)和目標(biāo)，按職能分解落實(shí)到人。三要抓好各項(xiàng)制度的落實(shí)，做到有力有效。要在狠抓制度的貫徹落實(shí)上下功夫，開(kāi)展經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違反制度的人和事，做到令行禁止、違者必究，努力使制度成為全體員工自覺(jué)遵守的行為準(zhǔn)則。
2.提高企業(yè)辦公室人員素質(zhì)。辦公室人員是進(jìn)行辦公室工作的主體，只有他們的素質(zhì)得以提升，對(duì)辦公室工作質(zhì)量的提高才有所幫助。一是要注重實(shí)踐鍛煉，要提高職工隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，一靠學(xué)習(xí)、二靠實(shí)踐。要加強(qiáng)員工的政治理論、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)等方面的培訓(xùn);二是通過(guò)開(kāi)展技能競(jìng)賽，工作滿(mǎn)意度問(wèn)卷調(diào)查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、提高素質(zhì)、增長(zhǎng)才干，提高解決實(shí)際問(wèn)題的能力。
3.提高辦公人員工作效率。一是明確計(jì)劃目標(biāo)，理清工作思路。辦公室作為綜合性服務(wù)部門(mén)，工作事務(wù)紛繁瑣碎，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，又要搞好服務(wù)全局工作，這就要求必須明確自己的工作任務(wù)，保持清醒頭腦，按照工作主次輕重，做到先急后緩。為了梳理好自身工作思路，在此建議大家準(zhǔn)備一個(gè)隨身筆記本，在上面可以列明每日工作計(jì)劃和臨時(shí)任務(wù)，一旦完成某項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)勾劃，當(dāng)天工作結(jié)束前通過(guò)核對(duì)勾劃來(lái)查看一天工作完成情況。二是嚴(yán)謹(jǐn)方法策略，專(zhuān)注工作細(xì)節(jié)。辦任何事都講求方法原則，要想高質(zhì)量完成工作任務(wù)，就必須抱著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，不因事小而怠慢，踏踏實(shí)實(shí)、精益求精。同時(shí)，工作時(shí)要專(zhuān)注辦公，一心一意，盡量避免不良情緒影響工作，方可提高辦事效率。
4.做好檔案管理工作。檔案的整理工作是一件既繁瑣又需要重復(fù)整理的工作。檔案管理工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、調(diào)閱，建立系統(tǒng)的管理模式。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，檢查記錄、政策性文件，在整理過(guò)程中，首先應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行鑒別，審核文件屬于哪一級(jí)別，充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求裝訂后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。
隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，需要不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，與時(shí)俱進(jìn)， 開(kāi)拓創(chuàng)新，推動(dòng)企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開(kāi)創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。
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辦公室管理論文范文篇二
辦公室管理的思考
【摘要】隨著我國(guó)現(xiàn)代化事業(yè)的蓬勃發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事機(jī)構(gòu)，工作內(nèi)容與方式方法發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變。新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)辦公室的管理水平和工作效率提出了更高的要求。辦公室工作唯有與之俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，才能更好發(fā)揮作用。本文從辦公室的職能出發(fā)，研究和探討了新形勢(shì)下做好辦公室工作的實(shí)踐措施。
【關(guān)鍵詞】辦公室;管理;改進(jìn)措施
隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公室工作及管理任務(wù)日益顯得復(fù)雜和重要。社會(huì)化大生產(chǎn)的發(fā)展，帶來(lái)了越來(lái)越細(xì)的社會(huì)分工管理，因此辦公室管理要從整體系統(tǒng)來(lái)把握，才能提高管理效率，而提高管理效率則主要靠部門(mén)協(xié)調(diào)、參謀助手、為群眾服務(wù)等職能來(lái)實(shí)現(xiàn)。
一、辦公室只能簡(jiǎn)析
綜合協(xié)調(diào)是辦公室管理人員的基本功。辦公室作為一個(gè)溝通上下，聯(lián)絡(luò)所有機(jī)構(gòu)的職能機(jī)構(gòu)，綜合協(xié)調(diào)作用是辦公室的基本職責(zé)。辦公室處于關(guān)鍵位置，與領(lǐng)導(dǎo)接觸相對(duì)較多，同時(shí)與其他部門(mén)聯(lián)系緊密。所以要不斷了解新情況，發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，把握新動(dòng)向，能及時(shí)掌握單位工作人員的思想動(dòng)態(tài)。新形勢(shì)下，由于各個(gè)部門(mén)所處的位置不同，也由于各類(lèi)人員在思維方式、思想認(rèn)識(shí)、工作作風(fēng)和工作能力等方面存在差異，他們往往偏重于注意自身目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而忽視別的部門(mén)或別人的要求，使得部門(mén)之間、人與人之間對(duì)一些問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和處理不一致，以致于不能發(fā)揮整個(gè)組織的最大功能，不能形成最佳的合力。這就要求各級(jí)辦公室要通過(guò)聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來(lái)有效地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間各方面的關(guān)系，弄清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡(jiǎn)單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。特別要站在全局的立場(chǎng)和高度對(duì)各部門(mén)進(jìn)行綜合平衡，集中多方意見(jiàn)，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系，解決工作中的矛盾，從而帶動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
參謀助手是辦公室管理人員應(yīng)盡的義務(wù)。在現(xiàn)代信息社會(huì)，各種形勢(shì)瞬息萬(wàn)變。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，辦公室人員要深人開(kāi)展調(diào)查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息，并依據(jù)黨的方針和國(guó)的政策法規(guī)結(jié)合實(shí)際情況，適時(shí)地提出可行性建議，撰寫(xiě)出客觀(guān)全面的、具有前瞻性的調(diào)研報(bào)告供領(lǐng)導(dǎo)參考，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服務(wù)。要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟面”的困擾，不以言輕而金口難開(kāi)，要敢于進(jìn)言，敢于獻(xiàn)計(jì)，大膽進(jìn)諫。要坦坦蕩蕩，出于公心，從大局出發(fā)，以事業(yè)為重，說(shuō)真話(huà)，說(shuō)實(shí)話(huà)。要大力創(chuàng)新，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提出深思熟慮、脫凡出新的參謀意見(jiàn)，成為領(lǐng)導(dǎo)必不可少的智囊團(tuán)和參謀部。
做好服務(wù)是辦公室的長(zhǎng)期職責(zé)。辦公室的服務(wù)工作要從觀(guān)念、思維方式進(jìn)行改變。以往多數(shù)辦公室人員處于被動(dòng)的工作狀態(tài)，往往等待事務(wù)找上門(mén)來(lái)才作為，而不是主動(dòng)幫助或從多層次、多角度去提供服務(wù)。新形勢(shì)下，辦公室服務(wù)工作的內(nèi)涵更加豐富，要提高服務(wù)的質(zhì)量就必須由傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向積極主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。辦公室人員必須樹(shù)立創(chuàng)新的服務(wù)意識(shí)。要?jiǎng)?chuàng)新思想觀(guān)念，進(jìn)一步解放思想，不斷增強(qiáng)中心意識(shí)、實(shí)效意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和開(kāi)放意識(shí)。辦公室工作要緊緊圍繞著黨政中心工作部署：要建立信息靈敏、反映快捷、優(yōu)質(zhì)高效的辦公室工作機(jī)制，充分利用高科技手段辦公，如自動(dòng)化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公，無(wú)紙化辦公等;要善于當(dāng)高參、謀大事、顧全局，為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的服務(wù);要以開(kāi)闊的視野，全方位、多角度地審視思考新問(wèn)題，拓展思路，實(shí)現(xiàn)工作上的突破。要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，如工作運(yùn)轉(zhuǎn)快且細(xì)致人微;能準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和思路，善于提出可行性意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考;樹(shù)立精品意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作一絲不茍，嚴(yán)格把關(guān);督辦事項(xiàng)要改變單純奉命行事的方法，做到務(wù)實(shí)、踏實(shí)、落實(shí)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和時(shí)效性等。
二、強(qiáng)化辦公室各項(xiàng)職能
首先，加強(qiáng)思想建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)。要做好辦公室的工作，關(guān)鍵在人。因此，要求辦公室工作人員應(yīng)該以德為先，即具有較高的政治素質(zhì)、良好的道德修養(yǎng)、極強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和大局觀(guān)念。通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立科學(xué)的世界觀(guān)、人生觀(guān)和價(jià)值觀(guān)，堅(jiān)定正確的政治方向、立場(chǎng)和觀(guān)點(diǎn)，養(yǎng)成良好的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。良好的服務(wù)意識(shí)是辦公室工作人員做好工作的基礎(chǔ)。辦公室工作人員的工作作風(fēng)如何，不僅影響到本單位的工作效率，還會(huì)影響集體的形象和聲譽(yù)。因此，辦公室工作人員在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉獻(xiàn)的精神，兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)認(rèn)真真做好每一件事，做到求實(shí)、務(wù)實(shí)、踏實(shí)。
其次，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制。在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是十分廣泛的，在日常工作中，應(yīng)具體從政策協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)這兩大類(lèi)工作出發(fā)，做好協(xié)調(diào)工作。
其一，政策協(xié)調(diào)。辦公室的中心任務(wù)是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。在國(guó)家行政管理中，決策是一項(xiàng)十分重要的工作。在決策過(guò)程中，辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集信息、研究政策、提供決策方案，或者參與試點(diǎn)工作等。作為辦公室人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和規(guī)章時(shí)，要以黨和國(guó)家的方針、政策為依據(jù)，從全局、長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，根據(jù)具體情況，做好政策的協(xié)調(diào)工作。
其二，關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室的協(xié)調(diào)工作按協(xié)調(diào)涉及的關(guān)系可分為領(lǐng)導(dǎo)成員之間的協(xié)調(diào)、上下關(guān)系的協(xié)調(diào)、左右關(guān)系的協(xié)調(diào)和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員在參與協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系時(shí)，側(cè)重于協(xié)調(diào)某些領(lǐng)導(dǎo)成員偏離黨和政府的路線(xiàn)、方針、政策和脫離實(shí)際的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，側(cè)重于協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的團(tuán)結(jié)問(wèn)題。由于領(lǐng)導(dǎo)成員各自分管業(yè)務(wù)工作的局限性和認(rèn)識(shí)上的差異，以及彼此信息傳遞的不同，往往在同一問(wèn)題上產(chǎn)生不同的看法。辦公室人員成天為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，可憑借直觀(guān)判斷和經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們之間的矛盾，并利用自己的特殊身份及時(shí)、靈活地進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)時(shí)，既要堅(jiān)持原則、實(shí)事求是，又要溝通信息、清除隔閡，努力設(shè)法促使他們相互了解、彼此信任，以達(dá)到融洽共事、團(tuán)結(jié)一致的目的。在現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)孤立的管理系統(tǒng)是不存在的，它總要與其他系統(tǒng)發(fā)生這樣那樣的關(guān)系。這些關(guān)系有時(shí)看來(lái)并不直接對(duì)本單位、本部門(mén)的工作發(fā)生影響，但在一些特殊的情況下、關(guān)鍵問(wèn)題上，如能協(xié)調(diào)一致，同舟共濟(jì)，對(duì)克服困難、搞好工作、完成重大任務(wù)，將起很大的作用。實(shí)踐證明，哪里的橫向關(guān)系搞得好，哪里的氣氛就活躍，工作就有起色。辦公室在協(xié)調(diào)時(shí)，一定要注意以誠(chéng)相待，平等協(xié)商，力求做到協(xié)調(diào)一致，高效率地實(shí)現(xiàn)本單位的目標(biāo)。人際關(guān)系的協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系。心理學(xué)研究認(rèn)為，世上沒(méi)有兩片相同的樹(shù)葉。人與人之間存在著很大的差異。因此，辦公室人員在跟各類(lèi)人交往的過(guò)程中，要針對(duì)不同的對(duì)象，采用靈活多樣的協(xié)調(diào)方法，力求具備“以不變應(yīng)萬(wàn)變”的本領(lǐng)，學(xué)會(huì)和掌握協(xié)調(diào)人際關(guān)系的藝術(shù)，即在次要問(wèn)題上適當(dāng)讓步，在文字協(xié)議中使用必要的模糊語(yǔ)言，在特殊條件下迂回前進(jìn)，尋求最佳協(xié)調(diào)的藝術(shù)，這樣就會(huì)應(yīng)付自如，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。與此同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)設(shè)融洽和諧的人事環(huán)境，以達(dá)到配合恰當(dāng)，同步運(yùn)轉(zhuǎn)的目的。
最后，建立健全辦公室管理體制。辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際出發(fā)，建立科學(xué)的行政目標(biāo)管理體制，強(qiáng)調(diào)以人為本，實(shí)行人性化的管理方式，使工作人員明確工作的目的性，能自我約束、自我控制，發(fā)揮自己主觀(guān)能動(dòng)性的管理方式。各部門(mén)應(yīng)對(duì)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行再分工，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，并制定工作計(jì)劃，形成一套完善的目標(biāo)管理體系。在體系制定完成后，再將目標(biāo)細(xì)化，將任務(wù)分配到每一個(gè)工作人員，在工作人員明白工作職責(zé)之后實(shí)行目標(biāo)責(zé)任管理。最后，對(duì)工作人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，這樣既可以避免在管理過(guò)程中工作人員待遇一刀切的弊端，同時(shí)又能增加員工工作的積極性，讓他們意識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，從而打消工作人員消極、懶散的工作作風(fēng)，提高辦事效率。此外，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)準(zhǔn)確掌握辦公室從業(yè)人員的需求，因時(shí)、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激勵(lì)措施，激發(fā)工作人員的工作積極性。
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