大學(xué)項(xiàng)目管理論文

　　先進(jìn)的項(xiàng)目管理應(yīng)用到大學(xué)生科研項(xiàng)目中，能夠解決當(dāng)前大學(xué)生科研項(xiàng)目中的一些問題。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的大學(xué)項(xiàng)目管理論文，希望你們喜歡。

　　大學(xué)項(xiàng)目管理論文篇一

　　復(fù)旦大學(xué)圖書館期刊回溯項(xiàng)目管理

　　摘要　民國(guó)期刊是復(fù)旦大學(xué)圖書館特色館藏之一。為更好地整合民國(guó)期刊館藏資源，方便讀者檢索與閱覽，復(fù)旦大學(xué)圖書館利用回溯外包的手段、項(xiàng)目管理的方式對(duì)全館的民國(guó)期刊進(jìn)行回溯整理，對(duì)期刊回溯工作做了全面的分析和總結(jié)，并提煉出有價(jià)值的工作經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)開展院系期刊回溯和報(bào)紙回溯工作提供有益的借鑒。

　　關(guān)鍵詞　民國(guó)期刊　期刊回溯　項(xiàng)目管理資源　整合與利用

　　期刊回溯是圖書館業(yè)務(wù)之一，是一個(gè)集編目、典藏加工、館藏組織、儲(chǔ)藏管理、剔舊和捐贈(zèng)于一體的復(fù)雜工程，通常具有數(shù)量大、工序多、時(shí)間緊等特點(diǎn)。在現(xiàn)有條件下，圖書館越來越傾向于將一些基礎(chǔ)的、可控的、可量化的和有操作規(guī)范的工作從整體業(yè)務(wù)中抽取出來，交由外部專業(yè)單位完成，從而達(dá)到節(jié)約成本、彌補(bǔ)人力匱乏、提高工作效率和優(yōu)化人員配置的目的Ⅲ。因此，對(duì)大批量期刊的回溯往往需要采取外包的方式。正如中山大學(xué)圖書館程煥文館長(zhǎng)所說：盡管學(xué)術(shù)界，尤其是圖書館界，對(duì)圖書館業(yè)務(wù)外包還存在不同的看法，然而圖書館業(yè)務(wù)外包已成為一種無法阻擋的發(fā)展趨勢(shì)。

　　1　期刊回溯項(xiàng)目管理

　　項(xiàng)目管理是指管理者為完成某個(gè)特定的項(xiàng)目，在有限的資源約束下運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理。項(xiàng)目具有相對(duì)獨(dú)立的特點(diǎn)，而項(xiàng)目管理則具有系統(tǒng)性和綜合性的特點(diǎn)。

　　復(fù)旦大學(xué)圖書館目前實(shí)施的回溯項(xiàng)目管理的組織方式是：通過回溯外包、合同立項(xiàng)的方式，以館藏地為單位，對(duì)特定數(shù)量、學(xué)科和語(yǔ)種的期刊進(jìn)行加工整理。通過規(guī)范化、流程化管理對(duì)回溯項(xiàng)目進(jìn)行有效的制約和控制。

　　復(fù)旦大學(xué)圖書館在整個(gè)回溯項(xiàng)目管理中提煉出外包管理、質(zhì)量控制、加工對(duì)象管理和進(jìn)度控制四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，有效地完成回溯工作。

　　第一，外包管理。外包管理分為外包人員管理和外包事務(wù)管理。期刊回溯外包人員管理要求對(duì)參與回溯工作的外包人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，包括熟悉圖書館操作系統(tǒng)和編目規(guī)則、了解期刊狀況、掌握回溯工作的工作規(guī)范、認(rèn)識(shí)到回溯期刊保護(hù)的重要性等內(nèi)容。

　　外包事務(wù)管理包括制定四份必要的文件：項(xiàng)目合同、回溯方案、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;還包括制定回溯外包的各種規(guī)章制度，擬定回溯工作的基本規(guī)范，籌備回溯外包所需要的各種硬件，比如回溯場(chǎng)地的安排、回溯設(shè)備、回溯材料等等。

　　第二，質(zhì)量控制。質(zhì)量控制是回溯工作完成質(zhì)量?jī)?yōu)劣的關(guān)鍵。項(xiàng)目管理人員要提前制定明確的質(zhì)量要求和工作規(guī)范作為質(zhì)量控制的依據(jù);還要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握項(xiàng)目的完成情況，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)與工作人員進(jìn)行溝通，確?；厮菪畔?shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

　　第三，加工對(duì)象管理。加工對(duì)象包括實(shí)物對(duì)象和信息數(shù)據(jù)?；厮莨ぷ餍枰咽詹卦诓煌^藏地的凌亂無序的實(shí)物對(duì)象期刊進(jìn)行摸底、規(guī)劃和定位，使館藏資源由無序收藏轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛄鲃?dòng)，及時(shí)剔除破損且利用率低的期刊，補(bǔ)充利用率高的期刊，以及區(qū)分出有價(jià)值的期刊，并按其價(jià)值建立相應(yīng)的館藏，例如：稀缺期刊、特色期刊等。

　　回溯工作最終體現(xiàn)為信息數(shù)據(jù)，因此信息數(shù)據(jù)是否完整和準(zhǔn)確是評(píng)判回溯工作完成效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。信息數(shù)據(jù)包括期刊入藏的條碼號(hào)、給定的期刊排架號(hào)、館藏地、館藏狀態(tài)等。只有實(shí)物和數(shù)據(jù)完全對(duì)應(yīng)才算真正地完成好回溯工作。

　　第四，項(xiàng)目進(jìn)度控制。工作進(jìn)度掌握得當(dāng)才能使回溯管理項(xiàng)目高效流暢地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。工作進(jìn)度太快，工作中易出紕漏錯(cuò)誤，要不斷地彌補(bǔ)修正，反而降低了工作效率;工作進(jìn)度太慢，工作人員容易懈怠，工作效率不高，影響項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　四個(gè)“關(guān)鍵點(diǎn)”的實(shí)施效果直接影響回溯項(xiàng)目的效果。抓好這四個(gè)“關(guān)鍵點(diǎn)”就可以把回溯項(xiàng)目管理得井井有條，使每個(gè)環(huán)節(jié)都能按部就班地完成，達(dá)到最理想的工作效果。

　　2　復(fù)旦大學(xué)圖書館民國(guó)期刊回溯項(xiàng)目外包實(shí)踐

　　民國(guó)期刊是復(fù)旦大學(xué)圖書館特色館藏之一。隨著時(shí)代的進(jìn)步和學(xué)術(shù)研究的深入，民國(guó)期刊的研究和收藏價(jià)值日漸得到重視，民國(guó)期刊的收集整理工作也越來越重要。然而由于民國(guó)時(shí)期處于手工造紙向機(jī)械造紙和機(jī)械印刷階段過渡的時(shí)期，書刊用紙質(zhì)量低下且極易老化，這就造成民國(guó)書刊的保存和利用需要特別的關(guān)注。

　　從2002年開始，復(fù)旦大學(xué)圖書館對(duì)館藏的民國(guó)期刊進(jìn)行了詳細(xì)的清點(diǎn)工作，形成了“解放前期刊檢索系統(tǒng)”。2005年，通過參與“大學(xué)數(shù)字圖書館國(guó)際合作計(jì)劃”(CADAL)一期項(xiàng)目，復(fù)旦大學(xué)完成了紙質(zhì)期刊數(shù)字化的目標(biāo)。2010年，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源整合;方便讀者在OPAC檢索系統(tǒng)中檢索信息，有穩(wěn)定的閱讀保障;明確館藏民國(guó)期刊的種類和數(shù)量的具體情況;更好地對(duì)民國(guó)期刊實(shí)物進(jìn)行保管維護(hù)，復(fù)旦大學(xué)圖書館對(duì)館藏民國(guó)期刊進(jìn)行了全面的回溯整理工作。在回溯工作中圖書館采用業(yè)務(wù)外包的方式，并運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，制定科學(xué)的操作規(guī)范，對(duì)整個(gè)過程實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量控制，收到良好的效果。

　　2.1　項(xiàng)目的準(zhǔn)備

　　在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，主要完成以下幾個(gè)方面的工作：

　　(1)摸清民國(guó)期刊的基本情況

　　根據(jù)本次摸底，基本掌握館內(nèi)收藏民國(guó)期刊的情況：包括期刊種類、數(shù)量、學(xué)科范圍、收藏年代等，大致收藏有民國(guó)期刊4000余種，單本(包括合訂本和單冊(cè))16000多冊(cè)，其中包括《東方雜志》、《文學(xué)界》、《大中華》等一批具有重要影響力的刊物。

　　(2)甄選外包公司

　　在掌握民國(guó)期刊的基本情況并明確回溯目標(biāo)之后，館內(nèi)首先主動(dòng)查找符合要求的外包公司，并對(duì)這些公司進(jìn)行資質(zhì)分析，包括考慮外包公司的財(cái)務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制、工作效率、服務(wù)質(zhì)量，以及是否熟悉業(yè)務(wù)、價(jià)格水平等條件。然后根據(jù)分析結(jié)果，向資質(zhì)好的外包公司發(fā)出邀標(biāo)函。最后由圖書館組織招標(biāo)，請(qǐng)收到邀標(biāo)函的外包公司參與競(jìng)標(biāo)，再?gòu)母鲬?yīng)標(biāo)公司中挑選外包經(jīng)驗(yàn)豐富、有良好的方案策劃且價(jià)格合理、能滿足本館回溯工作多方面要求的外包公司承擔(dān)外包業(yè)務(wù)。

　　(3)制定回溯項(xiàng)目的測(cè)試方案以及論證可行性

　　回溯項(xiàng)目的加工對(duì)象是收藏年代較久的民國(guó)期刊，根據(jù)其特點(diǎn)，制定相應(yīng)的回溯項(xiàng)目測(cè)試方案。首先明確民國(guó)期刊的基本情況。其次策劃民國(guó)期刊回溯的整個(gè)過程，掌握在整個(gè)過程中可能出現(xiàn)的困難和問題，討論回溯的流程是否合理，遇到的問題能否解決。再次，通過測(cè)試了解回溯工作人員的工作效率，確定需要配備的工作人員數(shù)量，測(cè)算工作時(shí)間、明確工作方式。最后根據(jù)測(cè)試的結(jié)果，制定具體的工作實(shí)施方案，責(zé)任分工、工作進(jìn)度，特殊問題的解決方案以及工作中的注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

　　(4)制定具體回溯項(xiàng)目方案

　　民國(guó)期刊回溯工作的具體方案包括工作流程以及每個(gè)流程的工作要求，其中包括編目、核實(shí)添加館藏、粘貼條碼、插入磁針、期刊歸架等要求，這些內(nèi)容都將作為工作中質(zhì)量控制的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。

　　(5)審閱并簽訂回溯外包合同

　　在審閱外包公司的各方面因素后，認(rèn)真簽訂外包合同，作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合同的內(nèi)容包含：工作目標(biāo)、合作范疇、運(yùn)作方式、工作細(xì)則、責(zé)任劃分、合同履行期限、付款方式、違約責(zé)任、

　　賠償問題、解決合同爭(zhēng)議的方式等。

　　2.2　項(xiàng)目的具體實(shí)施與質(zhì)量監(jiān)控

　　2.2.1　民國(guó)期刊回溯工作的具體內(nèi)容

　　在具體實(shí)施階段，民國(guó)期刊回溯包括編目記錄、添加館藏、增加條形碼、添加磁針和期刊入架等四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　第一個(gè)環(huán)節(jié)是編目記錄和添加館藏。復(fù)旦大學(xué)圖書館民國(guó)期刊館藏錄入以實(shí)物為準(zhǔn)，館藏的民國(guó)期刊實(shí)物原先只是按種類排放，在回溯工作前要先將所有期刊按照卷期年的先后順序依次排列，然后在系統(tǒng)中查重?cái)?shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際情況套錄CAMS記錄或國(guó)圖記錄編目，再按照本館的編目規(guī)則修改記錄，最后根據(jù)整理好的館藏?cái)?shù)據(jù)，將每種期刊的合訂本或者沒有做成合訂本的單冊(cè)信息依次添加到館藏系統(tǒng)。

　　第二個(gè)環(huán)節(jié)是增加條形碼。為了準(zhǔn)確地定位民國(guó)期刊的各項(xiàng)信息，與其他類型的中文期刊區(qū)分，便于在系統(tǒng)中查找和抽調(diào)相關(guān)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確掌握民國(guó)期刊的館藏情況，圖書館對(duì)民國(guó)期刊館藏條碼做出特別規(guī)定：條碼號(hào)由14位組成，第一到第四位是民國(guó)期刊種類區(qū)分號(hào)，用“MGQK”(民國(guó)期刊四字的首字母)表示，中間9位是流水號(hào)，末位是校驗(yàn)碼。

　　第三個(gè)環(huán)節(jié)是添加磁針，磁針的插入主要是為加強(qiáng)對(duì)期刊的流動(dòng)管理。

　　第四個(gè)環(huán)節(jié)是期刊入架。復(fù)旦大學(xué)圖書館民國(guó)期刊排架號(hào)統(tǒng)一采用“乙”開頭，可以在OPAC系統(tǒng)中準(zhǔn)確辨識(shí)，并方便在系統(tǒng)中查找統(tǒng)計(jì)民國(guó)期刊的各類數(shù)據(jù)。期刊入架根據(jù)每種刊物的排架號(hào)和卷期年月的時(shí)間先后順序從小到大的順序排列。發(fā)現(xiàn)同刊異號(hào)、異刊同號(hào)或排架號(hào)有明顯錯(cuò)誤時(shí)，及時(shí)收回重新進(jìn)行回溯整理。

　　2.2.2　民國(guó)期刊回溯工作遇到的問題

　　(1)編目規(guī)則問題

　　復(fù)旦大學(xué)圖書館編目記錄主要套錄自CALIS和國(guó)圖，兩家記錄在規(guī)則上有一定的差別，圖書館結(jié)合兩家記錄和實(shí)際情況，制定出符合館內(nèi)需要的規(guī)則。遵照客觀著錄的要求，民國(guó)期刊編目采用繁體字著錄，外包人員必須做繁體轉(zhuǎn)化工作，這個(gè)工作很考驗(yàn)外包人員的態(tài)度和耐性。有些不常見的繁體字經(jīng)常容易輸人錯(cuò)誤，項(xiàng)目管理人員在質(zhì)量控制時(shí)特別關(guān)注這一問題的處理。

　　(2)多種不同名刊裝訂在一起

　　由于各種原因，館內(nèi)所藏許多民國(guó)期刊的裝訂不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)若干本不同名期刊裝訂在一起的情況，給添加館藏帶來了很大的麻煩。這一問題最好的解決方法是，拆分合訂本，但是這樣極易損壞本已老化嚴(yán)重的期刊，因此工作人員采取做多條記錄跟一個(gè)館藏的方式，以盡量減少對(duì)期刊的損害。

　　(3)同一種刊有多個(gè)排架號(hào)

　　外包工作人員對(duì)民國(guó)刊不了解，遇到這種情況經(jīng)常會(huì)添加多條重復(fù)記錄，回溯時(shí)管理員需要認(rèn)真判斷具體情況采用正確的排架號(hào)，然后刪除重復(fù)記錄并修改錯(cuò)誤內(nèi)容。

　　(4)影印版問題

　　出于出版和保護(hù)的目的，解放后，國(guó)家刊印多種影印版的民國(guó)期刊。這種情況原版和影印版不能使用同一條記錄，必須另做新的記錄，并要求區(qū)分排架號(hào)。但因館藏中原版和影印版混排，做編目和館藏時(shí)容易忽略這個(gè)問題，項(xiàng)目管理員及時(shí)地補(bǔ)充了影印版期刊的工作方法并且指導(dǎo)外包人員如何區(qū)分和添加記錄。

　　(5)刊物出版項(xiàng)不明確

　　民國(guó)期刊出版在特殊的歷史時(shí)期，再加上保護(hù)不周，很多期刊的出版項(xiàng)都不明確，比如：卷期不清、前后刊的變化不明，停復(fù)刊的時(shí)間不確定以及同名期刊的出版地?zé)o法確認(rèn)等等。工作人員需要查閱大量的資料并請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的編目員一條一條地加以確認(rèn)、補(bǔ)充。

　　(6)重復(fù)記錄問題

　　民國(guó)期刊回溯項(xiàng)目聘請(qǐng)了5位工作人員同時(shí)做記錄。因一些期刊卷期非常多，出現(xiàn)了幾個(gè)工作人員同時(shí)做到一種刊的情況，這種情況容易造成重復(fù)記錄。項(xiàng)目管理員及時(shí)提出同種期刊應(yīng)先歸架，然后再統(tǒng)一由一位人員完成的解決方案。在質(zhì)量控制時(shí)也特別監(jiān)控這一問題，盡量避免在系統(tǒng)中產(chǎn)生大量的冗余數(shù)據(jù)。

　　2.2.3　民國(guó)期刊回溯工作的質(zhì)量控制

　　在整個(gè)回溯項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理員始終把質(zhì)量控制放在第一位。圖書館利用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對(duì)外包人員的工作進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，及時(shí)糾正和修改有問題的記錄。為了配合這項(xiàng)工作，圖書館為回溯外包人員在系統(tǒng)中開設(shè)了專門的工作賬號(hào)，項(xiàng)目管理員可以根據(jù)每個(gè)賬號(hào)調(diào)取回溯的相關(guān)數(shù)據(jù)，檢查套錄記錄的準(zhǔn)確性和錄入館藏的完整性，這樣便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的質(zhì)量監(jiān)控。項(xiàng)目管理將質(zhì)量控制分為三個(gè)不同的階段：項(xiàng)目前期，考慮外包工作人員對(duì)工作的熟悉程度，實(shí)施逐條逐本檢查，出現(xiàn)問題認(rèn)真總結(jié)，避免再出現(xiàn)類似問題。項(xiàng)目中期進(jìn)行抽檢，外包工作人員每做好一批數(shù)據(jù)后交給項(xiàng)目管理員抽檢是否合格。結(jié)項(xiàng)前總量抽檢，即任務(wù)全部完成后，以全部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)抽檢合格率，以確保整個(gè)項(xiàng)目高質(zhì)量地完成，同時(shí)也可以為檢查是否履行合約內(nèi)容提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

　　項(xiàng)目管理對(duì)錯(cuò)誤問題的處理也制定了嚴(yán)格的處理標(biāo)準(zhǔn)，錯(cuò)誤率不得超過3%。錯(cuò)誤率低于3%時(shí)，按錯(cuò)誤內(nèi)容進(jìn)行逐條修改處理并根據(jù)合同要求扣除項(xiàng)目款;錯(cuò)誤率超過3%時(shí)，整批數(shù)據(jù)退回重新加工，并以該批數(shù)據(jù)款的10%作為違約金扣除。

　　2.3　項(xiàng)目驗(yàn)收

　　項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目管理員根據(jù)回溯工作的實(shí)際情況，總結(jié)匯報(bào)情況，撰寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括回溯外包的管理狀況、回溯目標(biāo)的完成情況、出現(xiàn)問題的處理情況等等。最后檢驗(yàn)各項(xiàng)指標(biāo)后結(jié)算歸檔。3期刊回溯項(xiàng)目管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

　　第一，項(xiàng)目管理的全方位綜合策劃。高質(zhì)量的項(xiàng)目策劃可以減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生、提高工作效率、規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目的策劃是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，要及時(shí)地根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，調(diào)整策劃方案，使整個(gè)項(xiàng)目策劃形成一個(gè)有序而完整的系統(tǒng)。

　　第二，選擇優(yōu)秀的外包公司。外包公司選擇的好壞直接關(guān)系到圖書館外包業(yè)務(wù)成功與否。外包項(xiàng)目要選擇性價(jià)比高的公司，以使整個(gè)項(xiàng)目物超所值。外包人員隊(duì)伍的穩(wěn)定也至關(guān)重要，中途換人或者增減人數(shù)都會(huì)給項(xiàng)目的完成帶來一定影響，所以在合同中明確把人員穩(wěn)定作為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要規(guī)范。

　　第三，行之有效的質(zhì)量控制措施。圖書館把業(yè)務(wù)外包出去之后，應(yīng)密切關(guān)注并配合外包公司進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)。在執(zhí)行合同過程中，要對(duì)外包公司進(jìn)行有效的監(jiān)督，要求對(duì)方嚴(yán)格執(zhí)行本館為回溯外包業(yè)務(wù)制定出的各項(xiàng)要求和規(guī)范，并且當(dāng)工作中出現(xiàn)違規(guī)行為時(shí)要有明確的解決辦法和標(biāo)準(zhǔn)，按照辦法和標(biāo)準(zhǔn)處理問題。套用法律中常用的話講，項(xiàng)目管理中也要“有法可依”、“有法必依”、“執(zhí)法必嚴(yán)”才能保證優(yōu)質(zhì)的回溯質(zhì)量。當(dāng)然這些“法”一定是和外包公司協(xié)商有效的，同時(shí)遇到新的“無法”問題，我們要及時(shí)“立法”。這樣質(zhì)量控制才能產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理效果。

　　第四，不斷地補(bǔ)充更新工作規(guī)范細(xì)則?；厮萁?jīng)常會(huì)面臨許多問題，涉及到館藏建設(shè)的方方面面，比如：回溯后的期刊收藏在哪里，如何收藏?利用率低的期刊如何處理，是否剔舊?剔舊后的期刊如何處理，是捐贈(zèng)還是報(bào)廢，標(biāo)準(zhǔn)是什么?回溯期刊缺刊如何彌補(bǔ)，如何保證收藏的連續(xù)性?這些細(xì)節(jié)在回溯中都是很重要的內(nèi)容，需要不斷地把細(xì)節(jié)內(nèi)容補(bǔ)充完整，形成可執(zhí)行的并被認(rèn)可的工作規(guī)范，使今后的回溯工作都能按照這些規(guī)范高效運(yùn)轉(zhuǎn)。民國(guó)期刊的回溯項(xiàng)目管理工作的完成，為復(fù)旦大學(xué)圖書館后續(xù)開展各個(gè)院系期刊回溯和報(bào)紙回溯工作提供了有益的借鑒和成功的范例。

　　作者單位：復(fù)旦大學(xué)圖書館，上海。200433

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