電子文件的管理如何適應信息化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為日益關注和研究解決的新問題。下面是學習啦小編整理的電子文件管理論文，希望你能從中得到感悟!

　　電子文件管理論文篇一

　　淺談電子文件的管理

　　摘 要：該文闡述管理電子文件的措拖，并從保證電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

　　關鍵詞：電子文件; 產(chǎn)生; 特點; 管理; 措施

　　中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315(2012)08-178-001

　　電子文件的管理如何適應信息化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為日益關注和研究解決的新問題。

　　1.電子文件的產(chǎn)生

　　由于辦公自動化的進一步發(fā)展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產(chǎn)業(yè)，使過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價值的電子文件，必須要歸檔保護。

　　2.電子文件的特點

　　電子文件是指能被計算機識別、處理、存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳遞的代碼順序，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。將電子文件歸檔后即形成電子檔案。由于電子文件的傳輸快捷性、可復制性等優(yōu)點，使得無紙化辦公成為現(xiàn)實。電子文件的主要特點可概括為：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要利用現(xiàn)代辦公設備才能閱讀。電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理傳遞。電子文件是可共享，不受時間、地域的影響，保存環(huán)境對溫濕度、防磁性要求較高。

　　3.電子文件的保管

　　3.1電子文件必須以脫機方式進行保存。實際用于電子文件保存的介質(zhì)主要有磁帶、軟盤和光盤等，其中光盤屬首選。光盤作為新型的存貯載體，比磁帶、軟盤更具有抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。

　　3.2光盤的存放和使用必須規(guī)范。應將光盤置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲。在使用過程中應避免磨擦和劃痕，造成光盤損傷和數(shù)據(jù)丟失。存放電子文件光盤的環(huán)境應保持良好的溫濕度，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片霉變。為此光盤存放溫度宜控制在14-24℃，相對濕度宜控制在40%-65%。

　　3.3電子文件的保管需要不斷地更新設備。當電子文件使用某種電子信息技術和設備將其記錄于存儲載體之后,就永遠離不開支持這種載體的技術和設備環(huán)境。

　　4.使用和管理電子文件中遇到的困難

　　目前電子文件的簽署技術不普及，不能為每一份電子文件印章或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

　　電子文件制作過程的虛擬化使得電子文件容易被修改，對其原件的界定難以實現(xiàn)。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個是“原件”和“復印件”。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

　　5.解決存在的電子文件信息安全的管理技術

　　電子文件是高科技的產(chǎn)物，信息安全技術對于維護電子文件的原始性、真實性至關重要。目前這方面的管理技術主要有：

　　5.1身份驗證。為了防止無關人員進入系統(tǒng)對文件或數(shù)據(jù)訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統(tǒng)相關的業(yè)務訪問，如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統(tǒng)門外。

　　5.2加密技術。采用加密技術可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保護效果。

　　5.3防寫措施。即在軟件中采用的將文件設置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，有效地防止了用戶更改電子文件內(nèi)容，保持電子文件的原始性和真實性。

　　5.4簽署技術。對電子文件進行簽署的目的在于證實該份文件確實出自作者，其內(nèi)容沒有被他人進行任何改動。電子文件的簽署技術一般包括證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。

　　上述技術措施在信息網(wǎng)絡中的廣泛運用，對于證實電子文件內(nèi)容的真實、可靠，保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意改動，都具有很好的效果。

　　6.加強電子文件管理的主要措施

　　信息技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，使得電子文件在各個領域發(fā)揮著越來越重要的作用，如何加強電子文件的保存是電子文件管理者急需解決的問題。

　　6.1解決好電子文件的保存問題。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)極易受外磁場影響而導致退磁、消磁，光盤是利用激光進行信息存取的，它由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成，而目前光盤常用的記錄介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。所以要長久保存電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

　　6.2建立電子檔案。目前，正處于紙質(zhì)文件和電子文件并存的過渡期，認真做好歸檔的電子文件的技術處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢在必行，要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，從保護電子文件的原始信息入手，通過技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

　　6.3提高電子文件管理人才的業(yè)務素質(zhì)。面對調(diào)整發(fā)展的信息時代，管理者必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結構，既要具備電子文件管理的基礎知識，不僅要熟練地掌握管理工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數(shù)字通信技術等，努力成為適合信息時代發(fā)展的復合型人才。

　　電子文件與傳統(tǒng)的辦公條件下產(chǎn)生的紙質(zhì)文件相比具有獨特的優(yōu)越性，它對文件信息傳遞、數(shù)據(jù)共享提供了極大的便利，在很大程度上提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率，電子文件的管理與利用已成為今后努力的發(fā)展方向。隨著實踐的深入和發(fā)展，我們將不斷加深對電子文件的認識，不斷完善歸檔電子文件的管理，更好地服務于地方經(jīng)濟建設和社會事業(yè)發(fā)展。

　　參考文獻：

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　　[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M]中國人民大學出版社2003

　　[3]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[J]中國檔案2001

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