基層檔案管理論文
基層檔案管理論文
規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理可以使基層單位的人事工作、業(yè)務(wù)工作的發(fā)展運行狀況一目了然,為有效地開發(fā)利用檔案資源提供保障。小編整理了基層檔案管理論文,歡迎閱讀!
基層檔案管理論文篇一
關(guān)于基層檔案管理工作的思考
摘 要:基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問題,筆者從五個方面提出解決這些問題的方法,加強檔案意識,加大基礎(chǔ)投入,造就穩(wěn)定、高素質(zhì)的檔案隊伍,推進檔案資料的規(guī)范化整理,加強法制意識的培育與提高,從而推進基層檔案工作提高水平,邁上新臺階。
關(guān)鍵詞:基層;檔案;隊伍
基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎(chǔ),是國家全部檔案不斷補充的源泉,其收集和整理程度與水平如何,直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用,對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。作為一名基層檔案工作者,對基層的檔案管理如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,我認(rèn)為還有許多問題亟待解決。
一、檔案意識不到位。這是一種在基層非常普遍的現(xiàn)象,一個單位檔案建設(shè)的好差,直接反映出領(lǐng)導(dǎo)的重視程度,一些部門檔案建設(shè)所需的人力、財力、物力就很難到位,也直接影響整個集體對檔案的重視程度。近幾年來,通過《檔案法》的宣傳貫徹,基層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識有所加強,但檔案工作仍存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的情況,對日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹,而影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展,影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高,也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進取心。
二、檔案人員的隊伍不穩(wěn)定。由于體制的問題,機關(guān)檔案管理員沒有專職的,大部分是兼職,再加上檔案管理工作是一項勞神費心的苦差事,檔案崗位津貼又不到位,同時檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高,很多干部都不愿干,即使在崗,也一身多任,往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間,對檔案管理往往身有余而力不足,基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料,有時也只是應(yīng)付而已。條件好的部門,直接送到縣級檔案館幫助整理歸檔;條件不好的,就只能任其自然,經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時,很多單位的檔案人員變動頻繁,導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。
三、檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識普及的不夠全面,很多人認(rèn)為只有上級來文,紅頭文件才是檔案,致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全,不單單是檔案人員的問題,與其它業(yè)務(wù)人員關(guān)系極為密切。例如聲像檔案,很多單位在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,負(fù)責(zé)攝影、錄音的工作人員,認(rèn)為拍完,錄完就算完成任務(wù)了,根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,由于全局觀念、檔案意識的缺乏,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
四,檔案制度不健全,資料保管不善。很多機關(guān)單位檔案的收集、保管、保護、借閱和保密等制度不夠健全;有的雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán),檔案管理人員責(zé)任心不強,檔案資料收集不全,整理不及時,文件資料堆積如山,丟失嚴(yán)重;檔案管理混亂,致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案,借出的檔案又不履行任何手續(xù),有借無還時而有之,時間一長檔案資料就不知去向。
五,檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善。基礎(chǔ)設(shè)施是保障,沒有一個合格的檔案室,檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設(shè)簡陋,基礎(chǔ)條件差,檔案柜陳舊老化,通風(fēng)性能不好,安全措施沒落實,防蟲防霉設(shè)備不配套等;有些因受辦公條件的限制,沒建立綜合檔案室,而是與機關(guān)辦公室合為一體,既影響正常辦公又影響檔案管理;還有的只能叫雜物保管室,檔案室里的檔案沒有多少,雜物、舊物堆滿房間。
如何解決基層檔案工作中存在問題?
一、加強檔案意識。我們不僅要以培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為媒介,組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》,讓他們從思想上認(rèn)識到檔案的重要性,從法律的視角來看檔案工作,同時,更要加強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持,這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面:一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的結(jié)合點,用工作效果的不可替代來爭取領(lǐng)導(dǎo)和社會重視;另一方面要善于主動爭取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持,采取有效的宣傳形式,讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。
二、加大基礎(chǔ)投入。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè),檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。各級領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入,檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排,尤其是對館藏檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障;各級機關(guān)要積極爭取上級部門和財政的支持,高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購置必備的檔案柜,搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施,有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,進一步檔案管理信息化水平,確保檔案安全管理,檔案資料不丟失、不損
三、培養(yǎng)造就穩(wěn)定的、結(jié)構(gòu)合理的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員隊伍。檔案管理既有實踐性,又具有思想性,既具有完整性,又具有系統(tǒng)性,它對檔案員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都有很高的要求。首先,舉辦檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班是從根本上提高檔案人員專業(yè)技術(shù)水平和實際工作能力的有效途徑,聘請有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識和問題進行授課,并現(xiàn)場講解,對全面推進檔案管理規(guī)范化發(fā)揮著很大的作用。第二,做到各部門檔案工作責(zé)任到人,是保證檔案工作的順利開展的基礎(chǔ)。在深入基層摸清底數(shù)的基礎(chǔ)上,主動加強與各機關(guān)、企事業(yè)單位的聯(lián)系,明確主管領(lǐng)導(dǎo),選拔一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的人員充實到檔案隊伍中,夯實基層檔案管理的中堅力量。第三,根據(jù)實際工作的需要,把《檔案法》、《山東省檔案工作條例》及有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理輯印成小冊子,分發(fā)給各個基層單位,使業(yè)務(wù)工作的開展學(xué)有依據(jù),做有標(biāo)準(zhǔn)。第四,各基層檔案部門牢固樹立人才資源是第一資源的思想,要對檔案工作多一分理解、多一分支持,切實解決本單位檔案場所、檔案裝具、檔案保管和保護設(shè)施等方面的問題,分管領(lǐng)導(dǎo)分管要到位,不能分而不管,要主動聽取檔案員的工作匯報,幫助檔案員協(xié)調(diào)解決一些具體問題。多為他們提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機會,使他們不斷得到充實和提高。
四、強化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的,只有各級各部門都意識到檔案的重要性,想做好檔案的收集、整理工作,把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中,才能順利地開展這項工作。其次,建立崗位責(zé)任制,將文件材料收集歸檔工作列入單位領(lǐng)導(dǎo),檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中,并進行年度考核,考核結(jié)果與其獎勵掛鉤。
五、加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務(wù)的思想觀念,有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念,一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念,必然產(chǎn)生運用法律管理檔案、維護檔案安全的強烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》,宣傳依法治檔的先進典型,增強全社會的檔案意識。二是檔案主管機關(guān)強化檔案執(zhí)法主體意識,加強檔案執(zhí)法力度,真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。三是通過一段時期的實踐,對不符合《檔案法》要求的一些規(guī)章制度,對照新形勢的要求作必要的修改和完善。四是建議各級黨委、政府把貫徹落實檔案法規(guī)情況列入目標(biāo)管理來考核,確保檔案管理工作上新臺階。
參考文獻
[1]王云慶《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》2008年2月
作者簡介
艾燕燕(1984—)女,山東臨沂人,山東省臨沂市羅莊區(qū)檔案局業(yè)務(wù)科科長,檔案助理館員,大學(xué)本科學(xué)歷,研究方向:檔案管理
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