經(jīng)過(guò)十余年的介紹和討論，目前我國(guó)檔案界對(duì)文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展過(guò)程、性質(zhì)和功能已有比較清晰的了解，大多認(rèn)同文件生命周期理論作為文件中心的理論基礎(chǔ)。然而近期理論界在文件生命周期理論的評(píng)價(jià)及其是否適合中國(guó)化問(wèn)題上展開(kāi)論戰(zhàn)，其中一些爭(zhēng)論涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理論依據(jù)。筆者以為，這種涉及文件中心的理論分歧是我國(guó)無(wú)法普遍建立文件中心的重要原因之一。根據(jù)現(xiàn)有材料，這里僅選擇理論分歧的兩個(gè)焦點(diǎn)進(jìn)行評(píng)析。

一、焦點(diǎn)之一：文件生命周期理論與文件中心是否存在必然聯(lián)系？

文件中心的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論，這本來(lái)是檔案界大多認(rèn)可的共識(shí)。但近期有學(xué)者對(duì)此給予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理論沒(méi)有也不可能成為成立文件中心的理論依據(jù)”

?１?的結(jié)論。筆者無(wú)意逐一論爭(zhēng)，僅從三個(gè)方面略述淺見(jiàn)。

首先，文件中心的建立目的和理論依據(jù)能否等同？有學(xué)者認(rèn)為“經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約原則，是美國(guó)政府成立文件中心的主要依據(jù)，而不是以文件生命周期理論為依據(jù)”

?２?筆者可以簡(jiǎn)要回顧一下文件中心的產(chǎn)生過(guò)程。文件中心最早產(chǎn)生在美國(guó)，最初形式是二戰(zhàn)期間海軍部為集中保存平時(shí)不常使用的數(shù)量龐大的文件而設(shè)立的臨時(shí)庫(kù)房。由于這種庫(kù)房及設(shè)施不如檔案館要求高，既適應(yīng)了戰(zhàn)后的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，又能滿(mǎn)足各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的相同需求，因此很快在全美推廣開(kāi)來(lái)。１９５０年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》授權(quán)設(shè)置聯(lián)邦文件中心，由國(guó)家檔案與文件局領(lǐng)導(dǎo)，隸屬于聯(lián)邦檔案系統(tǒng)。盡管建立文件中心最初的確是“一種政府行為”

?３?也的確是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約，但這應(yīng)當(dāng)是文件中心建立的目的，與其理論依據(jù)不能混為一談。從產(chǎn)生時(shí)間看，文件中心先于文件生命周期理論。文件生命周期理論恰恰是發(fā)端于對(duì)文件中心這一實(shí)踐事物的理論解釋?zhuān)髞?lái)研究范圍擴(kuò)大到了文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程以及對(duì)這一過(guò)程的全面管理，最終因客觀(guān)揭示了文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律而成為文件管理的核心理論?？梢?jiàn)文件中心出現(xiàn)在前、文件生命周期理論形成于后，正是對(duì)理論源自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和升華的有力證明。如果以文件中心產(chǎn)生之時(shí)尚無(wú)文件生命周期理論為由得出二者沒(méi)有必然聯(lián)系的結(jié)論，恰恰正是對(duì)理論和實(shí)踐關(guān)系的顛倒。

其次，文件中心與文件生命周期理論有無(wú)必然聯(lián)系的關(guān)鍵要看后者能否成為前者的理論基礎(chǔ)。筆者認(rèn)為這一理論的核心內(nèi)容是“文件從形成到銷(xiāo)毀或永久保存是一個(gè)完整的過(guò)程；依據(jù)文件的不同價(jià)值及其作用形式這個(gè)完整過(guò)程可劃分為幾個(gè)不同的階段；文件在每一階段因其特定的功用和價(jià)值而與管理形式、保存場(chǎng)所之間存在一種內(nèi)在的關(guān)系”

?４?它之所以是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀(guān)描述和科學(xué)抽象，關(guān)鍵在于抓住了文件運(yùn)動(dòng)的基本動(dòng)力——價(jià)值形態(tài)及其規(guī)律性的轉(zhuǎn)化。化用美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格的經(jīng)典論述，文件具有兩種價(jià)值形態(tài)，即對(duì)形成機(jī)關(guān)的原始價(jià)值（第一價(jià)值）和對(duì)非形成機(jī)關(guān)的從屬價(jià)值（第二價(jià)值）。這兩種價(jià)值形態(tài)在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中不斷進(jìn)行規(guī)律性的轉(zhuǎn)化：第一價(jià)值逐步遞減，第二價(jià)值逐步遞增，最終實(shí)現(xiàn)第一價(jià)值向第二價(jià)值的轉(zhuǎn)化。

第一價(jià)值決定了文件在現(xiàn)行階段為形成機(jī)關(guān)服務(wù)是首要目的，保存場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)是機(jī)關(guān)內(nèi)部，以滿(mǎn)足方便控制和頻繁利用的需要。到半現(xiàn)行階段，文件的第一價(jià)值開(kāi)始衰退，盡管其對(duì)形成機(jī)關(guān)仍具有查考作用，但利用頻率大大降低。此時(shí)服務(wù)對(duì)象仍以機(jī)關(guān)為主，保存場(chǎng)所需具備兩項(xiàng)功能，一是繼續(xù)發(fā)揮文件的第一價(jià)值，滿(mǎn)足形成機(jī)關(guān)的利用需求；二是檢驗(yàn)文件是否具有第二價(jià)值，為最終處置，即銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值文件或?qū)⒕哂袣v史價(jià)值的文件移交永久保存機(jī)構(gòu)（檔案館）做好準(zhǔn)備。進(jìn)館后歷史文件的服務(wù)對(duì)象由形成機(jī)關(guān)擴(kuò)展到社會(huì)各界?？梢?jiàn)，文件生命周期理論緊緊把握價(jià)值形態(tài)的變化，描述了文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或永久保存的運(yùn)動(dòng)過(guò)程；揭示了這一連續(xù)過(guò)程因價(jià)值形態(tài)的規(guī)律性轉(zhuǎn)化表現(xiàn)出明顯的階段性特征；闡明了每一階段的特定價(jià)值與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理形式的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

文件中心的性質(zhì)和功能能否從文件生命周期理論找到合理解釋呢？答案是肯定的。因?yàn)閺碾A段劃分來(lái)看，文件中心是與文件的半現(xiàn)行階段相對(duì)應(yīng)建立的一種過(guò)渡性保管機(jī)構(gòu)，處在形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的中間位置。它之所以具有過(guò)渡性和中間性，是因?yàn)榘氍F(xiàn)行文件在文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程中處于中間階段，相應(yīng)要求保管機(jī)構(gòu)既因文件的原始價(jià)值繼續(xù)滿(mǎn)足形成機(jī)關(guān)的利用需求，又因文件的潛在歷史價(jià)值為歷史文件進(jìn)館保存做好準(zhǔn)備。這決定了文件中心必然具有過(guò)渡性，具備滿(mǎn)足形成機(jī)關(guān)利用需要和確保進(jìn)館文件質(zhì)量?jī)身?xiàng)基本功能?？梢?jiàn)，文件生命周期理論揭示的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程和階段劃分是一種客觀(guān)存在，盡管各階段對(duì)應(yīng)的保存場(chǎng)所在不同國(guó)家可能名稱(chēng)各異，但都具有相同的性質(zhì)和基本功能。文件中心的現(xiàn)實(shí)也充分證明這一點(diǎn)，它在許多國(guó)家的名稱(chēng)和形式不盡相同，但始終都是一種過(guò)渡性的半現(xiàn)行文件保管機(jī)構(gòu)。

再次，如何辯證看待文件中心與文件生命周期理論的關(guān)系？如上所述，文件中心是西方國(guó)家找到的一條保管半現(xiàn)行文件經(jīng)濟(jì)和有效的途徑，文件生命周期理論從探尋文件中心的理論根源起步，逐步擴(kuò)及文件的整個(gè)生命過(guò)程和全面管理，最終上升為揭示文件客觀(guān)運(yùn)動(dòng)規(guī)律的科學(xué)理論，成為文件管理和檔案管理的理論基礎(chǔ)。以上分析表明文件生命周期理論不僅無(wú)愧于文件中心的理論依據(jù)，還能為價(jià)值形態(tài)不同的各階段文件對(duì)應(yīng)的保存場(chǎng)所提供理論依據(jù)，不管它們的名稱(chēng)如何。然而，文件生命周期理論是文件中心的理論基礎(chǔ)并不意味著認(rèn)可這一理論就必然要建立文件中心；也不意味著沒(méi)有文件中心，這一理論就沒(méi)有存在的意義。如果把二者的密切聯(lián)系僅僅看成是狹隘的依存關(guān)系或唯一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，不免過(guò)于絕對(duì)化和簡(jiǎn)單化。筆者認(rèn)為，二者確實(shí)存在密切聯(lián)系，這種辯證關(guān)系表現(xiàn)為文件中心的建立符合文件生命周期理論；但文件中心不是文件生命周期理論的唯一應(yīng)用對(duì)象，不能以文件中心的建立與否作為評(píng)價(jià)該理論的高低并衡量其適用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

根據(jù)以上評(píng)析，筆者的結(jié)論是文件中心與文件生命周期理論存在必然聯(lián)系，文件生命周期理論源自文件中心實(shí)踐，并成為文件中心堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。進(jìn)一步而言，文件生命周期理論并非國(guó)外“專(zhuān)利”。盡管“文件生命周期”概念最早由西方學(xué)者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律是一種客觀(guān)存在。文件生命周期理論可說(shuō)是西方檔案學(xué)者總結(jié)出的揭示文件客觀(guān)運(yùn)動(dòng)規(guī)律的科學(xué)理論，中國(guó)同樣存在探索這一運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的努力。因此，揭示文件客觀(guān)運(yùn)動(dòng)規(guī)律的科學(xué)理論，無(wú)論在中外冠之何種名稱(chēng)，都是全球檔案界共有的理論財(cái)富。這也說(shuō)明我國(guó)同樣存在建立文件中心的理論基礎(chǔ)。

二、焦點(diǎn)之二：中外文件、檔案概念的不同能否成為我國(guó)建立文件中心的障礙？

對(duì)文件、檔案概念的理解是文件中心可行性問(wèn)題理論分歧的另一個(gè)焦點(diǎn)。有的學(xué)者認(rèn)為中外文件、檔案概念的差異，決定了文件生命周期理論不宜中國(guó)化，自然也不宜建立文件中心。?５?有的學(xué)者針?shù)h相對(duì)，提出“文件生命周期理論完全適用于中國(guó)”［６］。對(duì)文件生命周期理論的評(píng)價(jià)及是否適用于中國(guó)，筆者擬另文探討，這里只想就中外文件、檔案概念差異的實(shí)質(zhì)及與文件中心的關(guān)系略述淺見(jiàn)。

盡管中外文件、檔案概念的表述有多種形式，但差異的實(shí)質(zhì)從文件生命周期理論角度看，可歸結(jié)為對(duì)文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分并不完全一致。該理論依據(jù)價(jià)值形態(tài)的轉(zhuǎn)化將文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程大致分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段，從價(jià)值變化講就是第一價(jià)值旺盛、第一價(jià)值衰退、第一價(jià)值喪失／第二價(jià)值凸現(xiàn)三個(gè)階段。但由于各國(guó)國(guó)情和文檔管理體制的差異，以及學(xué)者觀(guān)察問(wèn)題角度有別，不同國(guó)家和學(xué)者可能有各種具體劃分方法，僅據(jù)有的學(xué)者粗略統(tǒng)計(jì)就達(dá)十?dāng)?shù)種之多，從二階段到八階段都有，劃分標(biāo)準(zhǔn)也五花八門(mén)，包括利用頻率、保存地點(diǎn)、管理程序、作用形式等等［７］。這表明階段劃分不可能也不應(yīng)當(dāng)強(qiáng)求一致。與較富代表性的英美國(guó)家相比，中外文件、檔案劃分的異同主要有三：一是對(duì)檔案階段的規(guī)定存在差異。在上述三階段中，英美國(guó)家多把非現(xiàn)行階段才視為檔案，而我國(guó)從半現(xiàn)行、甚至現(xiàn)行階段后期就視為檔案了。二是文件轉(zhuǎn)化為檔案的界限或者說(shuō)標(biāo)志存在差異。英美國(guó)家多以進(jìn)館為轉(zhuǎn)化標(biāo)志，而我國(guó)多強(qiáng)調(diào)“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限”［８］。三是各階段文件對(duì)應(yīng)的保管場(chǎng)所有同有異。英美國(guó)家分別是形成機(jī)關(guān)、文件中心和檔案館，我國(guó)則為形成機(jī)關(guān)、檔案室和檔案館。以上差異表明我國(guó)檔案概念的外延大于英美國(guó)家，相應(yīng)帶來(lái)對(duì)文件、檔案關(guān)系的理解問(wèn)題。

根據(jù)我國(guó)傳統(tǒng)的狹義文件觀(guān)，把文件與現(xiàn)行階段對(duì)應(yīng)、檔案與后兩個(gè)階段對(duì)應(yīng)，就很難理解檔案是文件的一部分，極易得出二者是不同事物的結(jié)論。但筆者認(rèn)為，國(guó)外對(duì)文件存在廣義和狹義兩種理解。廣義文件對(duì)應(yīng)的是文件運(yùn)動(dòng)全過(guò)程的所有階段，這就是文件生命周期理論中“文件”的含義；狹義文件對(duì)應(yīng)的是現(xiàn)行和半現(xiàn)行兩個(gè)階段，這就是英美國(guó)家通常所提的“文件”概念。據(jù)此文件與檔案的關(guān)系可以解釋為：檔案是廣義文件的一部分，檔案由狹義文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，檔案與現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件是同一事物在不同運(yùn)動(dòng)階段上價(jià)值形態(tài)的體現(xiàn)。這樣一來(lái)，中外文件、檔案劃分的差異主要就是對(duì)文件（狹義）由何階段轉(zhuǎn)化為檔案以及轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志的不同認(rèn)識(shí)。我國(guó)多把文件從業(yè)務(wù)部門(mén)或文書(shū)處理部門(mén)移交到檔案室后稱(chēng)之為檔案，表明文件從半現(xiàn)行階段開(kāi)始轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志通常是“歸檔”。而在英美國(guó)家，文件直到非現(xiàn)行階段進(jìn)館保存后才被視為檔案，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志多是“進(jìn)館”。筆者認(rèn)為文件從哪一階段轉(zhuǎn)化為檔案并不重要，關(guān)鍵應(yīng)認(rèn)清引起轉(zhuǎn)化的本質(zhì)因素。無(wú)論是我國(guó)的“歸檔”，還是英美國(guó)家的“進(jìn)館”，都不足為本質(zhì)因素。因?yàn)檫@種轉(zhuǎn)化包括存貯形式和本質(zhì)兩個(gè)方面，前者是指文件辦理完畢后經(jīng)過(guò)立卷歸檔，由分散流通狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧写尜A狀態(tài)；后者是指文件由記述和傳達(dá)現(xiàn)行信息的載體轉(zhuǎn)化為歷史記錄。歸檔和進(jìn)館都只不過(guò)是為安全保管和利用的方便而實(shí)行的一種工作制度或程序，只能表現(xiàn)存貯形式的轉(zhuǎn)化，無(wú)法完全體現(xiàn)文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別。只有文件生命周期理論提出的價(jià)值形態(tài)的變化，才能全面揭示出文件與檔案發(fā)生存貯形式和本質(zhì)作用變化的本質(zhì)因素。可見(jiàn)，與歸檔和進(jìn)館相比，價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化才是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一種更加客觀(guān)的依據(jù)和標(biāo)志。

中外對(duì)文件、檔案概念的不同理解應(yīng)否阻礙文件中心的建立，筆者持否定看法。理由主要有三。首先，盡管中外文檔劃分存在差異，但都實(shí)施了分階段管理，各階段均有相應(yīng)的保管場(chǎng)所和管理形式。這說(shuō)明中外存在這樣一種共識(shí)——尊重文件客觀(guān)規(guī)律采取階段式管理，使管理最為合理和有效。這種共識(shí)就可為我國(guó)建立具有諸多優(yōu)越性、廣受西方青睞的文件中心清除理論障礙。其次，文件中心是與半現(xiàn)行文件相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，因經(jīng)濟(jì)高效的優(yōu)點(diǎn)得以在西方國(guó)家普及。無(wú)論我國(guó)有無(wú)半現(xiàn)行文件的提法，這一階段是客觀(guān)存在的，而且也有相應(yīng)的保管機(jī)構(gòu)。但我國(guó)已有檔案室的現(xiàn)實(shí)從理論上講不應(yīng)構(gòu)成建立文件中心的障礙。再次，西方國(guó)家對(duì)文件、檔案概念的理解也不盡相同，有的把非現(xiàn)行階段文件才視為檔案，有的認(rèn)為文件從現(xiàn)行階段起就已轉(zhuǎn)化為檔案，這些具體差異并未妨礙文件中心在這些國(guó)家的普遍建立?？梢?jiàn)，以中外文檔概念不同為由反對(duì)建立文件中心的觀(guān)點(diǎn)在理論和現(xiàn)實(shí)上都是站不住腳的。

根據(jù)以上評(píng)析，筆者的結(jié)論是建立文件中心需突破我國(guó)傳統(tǒng)的狹義文件觀(guān)，呼喚一種廣義的文件觀(guān)，這也正是文件生命周期理論反映的文件觀(guān)。按照這一科學(xué)理論，文件概念的外延應(yīng)包括文件從形成到最終歸宿完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程的所有階段，而不是其中某一特定階段。我國(guó)部分學(xué)者所謂“文件生命周期理論根本不符合我國(guó)實(shí)際 ”［９］或“文件生命周期理論名不副實(shí)”［１０］的結(jié)論，都是從狹義文件觀(guān)來(lái)考查這一理論的。狹義文件觀(guān)的嚴(yán)重不足在于過(guò)分強(qiáng)調(diào)文件各階段的區(qū)別，忽視各階段的固有聯(lián)系，因此難以準(zhǔn)確反映文件與檔案的關(guān)系。西方各國(guó)盡管對(duì)文件的階段劃分以及對(duì)各階段的稱(chēng)謂不完全一致，但它們普遍建立文件中心正是基于對(duì)廣義文件觀(guān)的一致認(rèn)同?？梢?jiàn)，假如不能接受廣義文件觀(guān)，就無(wú)法真正理解文件生命周期理論的實(shí)質(zhì)，也無(wú)法辯證看待文件中心的可行性。

總之，筆者認(rèn)為文件中心的建立在我國(guó)不乏理論基礎(chǔ)，如果認(rèn)同廣義文件觀(guān)就能為消除上述理論分歧提供一種解決思路。

注釋?zhuān)?/p>

［１］林清澄：《文件生命周期理論與文件中心沒(méi)有必然聯(lián)系》，《山西檔案》１９９９?６。

［２］同上。

［３］同上。

［４］筆者與韓玉梅共同主編：《外國(guó)檔案管理》，中國(guó)人民大學(xué)出版社１９９８年。

［５］王茂躍：《文件生命周期理論不宜中國(guó)化》，《山西檔案》１９９７?６。

［６］何嘉蓀：《文件生命周期理論完全適用于中國(guó)》，《山西檔案》１９９８?５。

［７］同上。

［８］吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社１９８８年。

［９］王茂躍：《對(duì)文件生命周期理論的評(píng)價(jià)不宜過(guò)高》，《檔案學(xué)研究》１９９６?２。

［１０］陳作明：《文件生命周期理論探疑》，《浙江檔案》１９９７?１２。