對于博物館檔案管理問題與對策研究(2)
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李桂春1由 分享
三、改進兵器博物館檔案管理工作的對策
?。ㄒ唬┝⒆阌谝?guī)范,搞好建章立制工作
改革開放以來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作。規(guī)范化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以規(guī)范建檔為根本,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。檔案管理設備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走規(guī)范治檔的道路。
(二)確定改革的思路,使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展
發(fā)展與改革是當今世界的兩大主題,要發(fā)展就必須改革,而改革的目的是為了發(fā)展。檔案管理工作作為社會大系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),是整個社會機體的重要組成部分,它必須與社會建立起共存、互助和協(xié)調的關系。因此,檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展必須走改革之路,或者說改革是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的推動力。對于檔案管理工作來說,其改革的成敗更在于陳舊的與現(xiàn)實不相適應的觀念能否得到更新,即能否把計劃經濟體制下形成的思想觀念轉變?yōu)榕c社會主義市場經濟體制相適應的思想觀念,其中法制觀念、服務觀念、公關觀念、效益觀念等是有待確立的。
?。ㄈ嵭袠藴驶?、規(guī)范化的工作程序和方法
第一,全面普查館內所有展品,存粗取精,這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為我館從建館以來未做全面的清查,我想不可避免地存在一些無查考價值的文件,所以,首先要剔除這些無用的文件才能避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。第二,重新組合相關資料,實現(xiàn)資料規(guī)范化。將那些建檔過厚、內容混雜的案卷進行重新組合。在重組資料的過程中還應對那些無頁碼、無標題或標題不清楚的檔案資料要重新加工、編寫,以保證館藏檔案資料更加規(guī)范。第三,規(guī)范題名,保證查找資料準確性和高效性。檔案的分類號保證了檢索的查全率,而題名準確才能保證檢索的查準率。
?。ㄋ模┨岣呔C合素質,探索管理新思路
運用科學的管理方法使檔案管理日趨完善,達到最優(yōu)化,這要靠掌握現(xiàn)代化技術和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。作為高校博物館的檔案工作者,不能滿足于現(xiàn)狀,應主動、積極地提升自己的業(yè)務理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識。第一,要求檔案人員樹立堅定的事業(yè)心和兢兢業(yè)業(yè)的工作作風。檔案工作雖然是一項默默無聞的工作,但又是一項不可或缺的工作,更具有一定的保密要求,檔案工作者要盡職盡責、一絲不茍地做好工作。做到依法治檔,使檔案得以安全保管和科學利用。第二,要加強學習業(yè)務技術和各級檔案專業(yè)刊物,清楚檔案管理的法律法規(guī),及時貫徹落實有關檔案管理的新規(guī)定,,執(zhí)行新規(guī)范,按照新要求去工作。另外,還應密切注意國內外檔案工作的發(fā)展動態(tài),借鑒先進的管理經驗和技術,不斷提高管理水平。第三,提高檔案人員素質是搞好檔案管理工作的基礎。要求檔案人員具有良好的綜合素質,豐富的科學知識,較好的語言表達能力和文字寫作能力以及相當?shù)耐庹Z水平。
?。ㄎ澹┍M快實現(xiàn)檔案的計算機管理
隨著科技的飛速進步,社會的發(fā)展,檔案系統(tǒng)的內涵和外延也隨之發(fā)生變化。檔案的管理范圍也應由以往的文字、圖片檔案等發(fā)展到電子文件,及其數(shù)據(jù)檔案、照片檔案、聲像檔案和縮微膠片檔案等新型檔案。我館應該根據(jù)自身館藏的特點,盡快建立計算機檔案管理系統(tǒng),以達到快速、安全、準確管理檔案的目的。
四、結論
綜上所述,科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,,注重人才,提高檔案管理人員的素質,才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面??茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升單位的檔案管理水平和層次,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且還可以為單位的持續(xù)反戰(zhàn)做出一定的貢獻。