高校行政秘書(shū)論文篇2

　　試談高校行政秘書(shū)如何做好職業(yè)規(guī)劃

　　摘 要: 隨著全國(guó)高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育行政管理模式也在不斷革新，高校行政秘書(shū)工作日益成為高等學(xué)校教育教學(xué)中一個(gè)不可或缺的工作。高校行政秘書(shū)隨著工作重要性的不斷增顯，對(duì)自己的職業(yè)發(fā)展提出了新的要求。本文通過(guò)對(duì)高校行政秘書(shū)的工作要求、角色定位等進(jìn)行闡述，進(jìn)一步探討了。

　　關(guān)鍵詞： 高校 行政秘書(shū) 職業(yè)規(guī)劃

　　隨著全國(guó)高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等教育行政管理模式也在不斷革新。高校行政秘書(shū)工作是高等學(xué)校教育教學(xué)中一個(gè)不可或缺的工作，在學(xué)校日常工作的各個(gè)方面起著承上起下的作用。大部分高校過(guò)去對(duì)這一崗位并沒(méi)有明確的定性，甚至在某種意義上極易給教職工留下“行政秘書(shū)就是做雜務(wù)”的印象，加上部分行政秘書(shū)人員對(duì)自身職業(yè)的認(rèn)知偏差，導(dǎo)致在某種程度上影響了這一崗位功能的發(fā)揮，如今許多高校對(duì)秘書(shū)工作越來(lái)越重視，高校秘書(shū)對(duì)自身的職業(yè)前景也有了新的要求。

　　一、高校行政秘書(shū)工作要求

　　(一)高校行政秘書(shū)工作內(nèi)容

　　高校行政秘書(shū)的工作是什么?在《美國(guó)專(zhuān)業(yè)秘書(shū)工作職責(zé)說(shuō)明》中有這樣一段文字：“秘書(shū)的工作在于幫助主管處理瑣碎的行政事務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室工作，保證工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部門(mén)，秘書(shū)的工作主要概括為以下四個(gè)方面。

　　1.處理本部門(mén)各類(lèi)日常行政事務(wù)。

　　高校行政事務(wù)對(duì)象涵括廣大的院系師生和教職員工，日常行政工作繁雜，行政秘書(shū)每天需要處理大量的事務(wù)性工作，如會(huì)務(wù)工作、內(nèi)務(wù)工作、文書(shū)工作、財(cái)和物的管理、內(nèi)部信息收集、整理和反饋工作、人事工作、資產(chǎn)管理工作、檔案管理、公章保管和使用、對(duì)外聯(lián)系和接待、內(nèi)部帳務(wù)工作、物品采購(gòu)和領(lǐng)用，等等[2]。

　　2.承上啟下、做好溝通與協(xié)調(diào)工作。

　　高校行政秘書(shū)做好此項(xiàng)工作，包括做好學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作指示和會(huì)議精神的傳達(dá)，做好內(nèi)部交流與溝通，同時(shí)要做好本部門(mén)與學(xué)院各行政職能部門(mén)、學(xué)院各教學(xué)部門(mén)之間的溝通聯(lián)系與分配協(xié)調(diào)工作，做好院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶。

　　3.部門(mén)行政領(lǐng)導(dǎo)及院系行政管理層的參謀與助手。

　　高校行政秘書(shū)當(dāng)好參謀與助手，就是要發(fā)揮自身崗位的能動(dòng)性，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見(jiàn)。行政秘書(shū)是院系和師生之間的橋梁和紐帶，最能直接獲得群眾意見(jiàn)和民意調(diào)查數(shù)據(jù)，還能了解政策和上級(jí)精神的執(zhí)行反饋情況，行政秘書(shū)將這些信息，并充分發(fā)揮自己的能動(dòng)性，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好信息的分類(lèi)和提煉工作，以輔助管理層作出決策。

　　4.承擔(dān)行政管理層臨時(shí)交代的工作，處理突發(fā)性事件。

　　高校類(lèi)似于一個(gè)濃縮的社會(huì)，在教育行政管理方面都有其不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)工作和突發(fā)事件。比如，教育機(jī)關(guān)政府緊急發(fā)文、臨時(shí)會(huì)議通知安排、臨時(shí)接待工作、校園師生違規(guī)事件處理，等等。

　　高校行政事務(wù)看似小事，實(shí)則關(guān)系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘書(shū)應(yīng)明確自己的工作職責(zé)，認(rèn)真對(duì)待每一件事，不斷地通過(guò)實(shí)踐鍛煉強(qiáng)化完善自己的本職工作。

　　(二)高校行政秘書(shū)工作素質(zhì)要求

　　由于行政秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的綜合性，這就要求高校行政秘書(shū)必須具備以下五種工作素質(zhì)要求。

　　1.樹(shù)立堅(jiān)定的思想政治理論素質(zhì)。

　　高校行政管理工作具有明確的政治方向性，必須貫徹黨的路線、方針、政策，必須遵循高校的規(guī)章制度。由于行政秘書(shū)工作直接為行政管理層服務(wù)，行政秘書(shū)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀理論，了解國(guó)家政治活動(dòng)、掌握高校工作動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)和研究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)及文章。只有這樣，行政秘書(shū)人員才能有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　2.嚴(yán)格恪守職業(yè)道德素質(zhì)。

　　高校行政秘書(shū)在高校行政管理中處于機(jī)要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理層重大決策的出謀獻(xiàn)策者。同時(shí)，行政秘書(shū)又起著協(xié)調(diào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與廣大群眾師生關(guān)系的橋梁作用，是大量信息的者等，這些都要求行政秘書(shū)必須來(lái)格遵守秘書(shū)職業(yè)道德，包括保密原則、務(wù)實(shí)求真、謙虛嚴(yán)謹(jǐn)、誠(chéng)懇友善、克己奉公、無(wú)私奉獻(xiàn)，等等。

　　3.不斷擴(kuò)充文化知識(shí)素質(zhì)。

　　大多數(shù)情況下，行政秘書(shū)由于日常事務(wù)性工作繁雜，很少能抽出時(shí)間來(lái)擴(kuò)充文化知識(shí)，自身的知識(shí)老化，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識(shí)和能力，導(dǎo)致工作能力受限，難以為行政管理層領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生提供高質(zhì)量的建議和服務(wù)。由于高校行政管理的綜合性，行政秘書(shū)需要不斷擴(kuò)充教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)等方面的基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)還要根據(jù)當(dāng)今信息時(shí)代的快速發(fā)展要求，不斷提高信息科學(xué)知識(shí)、檔案管理知識(shí)等。

　　4.努力提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)素質(zhì)。

　　高校行政秘書(shū)工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，行政秘書(shū)需要在工作各方面不斷提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)素質(zhì)，以切實(shí)提高自身的工作質(zhì)量和工作效率。包括語(yǔ)言文字能力、溝通協(xié)調(diào)能力、現(xiàn)代社交能力、信息調(diào)查統(tǒng)計(jì)能力、概括分析能力、觀察思考能力、創(chuàng)新思維能力及解決問(wèn)題的執(zhí)行能力等。

　　5.具備健康的心理品質(zhì)素質(zhì)。

　　高校行政秘書(shū)工作服務(wù)接觸面廣、工作內(nèi)容瑣碎繁雜，這就要求行政秘書(shū)必須具備健康的心理品質(zhì)。包括建立和諧的人際關(guān)系、保持樂(lè)觀熱情的工作態(tài)度、有效地應(yīng)對(duì)各種壓力、客觀的自我認(rèn)知評(píng)價(jià)及務(wù)實(shí)創(chuàng)新的思維能力等。

　　二、高校行政秘書(shū)角色定位的常見(jiàn)問(wèn)題

　　(一)行政秘書(shū)的職業(yè)認(rèn)知偏差問(wèn)題

　　高校行政事務(wù)量大瑣碎，且突出其服務(wù)性，工作內(nèi)容涉及到會(huì)務(wù)文書(shū)、人事考勤、教務(wù)安排，以及其它日常的工作雜務(wù)，等等。這種事務(wù)性和重復(fù)性強(qiáng)的工作特點(diǎn)很容易使行政秘書(shū)人員迷失自我，再加上人們對(duì)高校行政秘書(shū)的職業(yè)地位及行政秘書(shū)工作價(jià)值習(xí)慣性的藐視和低估，這種氛圍易使行政秘書(shū)產(chǎn)生自卑心理，認(rèn)為自己沒(méi)有價(jià)值，不受人尊重。

　　通常這種情況下，行政秘書(shū)缺乏明確的職業(yè)發(fā)展方向引導(dǎo)，容易導(dǎo)致其工作中沒(méi)有發(fā)展動(dòng)力、自信心不足、缺乏進(jìn)取心和責(zé)任感，繼而對(duì)自己的職業(yè)產(chǎn)生認(rèn)知偏差，否認(rèn)自己職業(yè)的價(jià)值，導(dǎo)致職業(yè)認(rèn)同感低、自我價(jià)值感低等問(wèn)題。

　　(二)行政秘書(shū)工作責(zé)任與其成就感產(chǎn)生的沖突

　　高校行政秘書(shū)要全方位地為行政管理層領(lǐng)導(dǎo)提供信息的收集、決策參謀等輔助工作，如果提供的數(shù)據(jù)、信息不準(zhǔn)確，不客觀就會(huì)導(dǎo)致最終的決策失誤。強(qiáng)大的壓力和責(zé)任，工作稍有疏忽，行政秘書(shū)的自信心就會(huì)大受打擊。同時(shí)煩瑣的工作擠占了行政秘書(shū)大量的時(shí)間，導(dǎo)致行政秘書(shū)很少有時(shí)間學(xué)習(xí)，很少有時(shí)間顧及自己的科研和專(zhuān)業(yè)，要想取得一定的成就，就顯得比較艱難。

　　這種長(zhǎng)期承擔(dān)強(qiáng)大壓力和難于取得成就的工作性質(zhì)，極易導(dǎo)致行政秘書(shū)心理沖突的產(chǎn)生。

　　(三)政策執(zhí)行與人際關(guān)系的沖突問(wèn)題

　　高校行政秘書(shū)的工作性質(zhì)要求他們必須處理和協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，包括校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)層與基層人員的關(guān)系，行政與教學(xué)的關(guān)系，師生之間的關(guān)系，等等。同時(shí)，行政秘書(shū)與校內(nèi)外同事師生間的良好人際關(guān)系也有助于提高工作效率的工作執(zhí)行力。

　　然而，行政秘書(shū)同時(shí)又是領(lǐng)導(dǎo)指示與政策執(zhí)行的傳達(dá)執(zhí)行者，若某些政策措施要觸犯少數(shù)人的利益，可能導(dǎo)致行政秘書(shū)和諧人際關(guān)系期望的沖突。

　　三、

　　“不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵”。高校行政秘書(shū)如何正確規(guī)劃自己的秘書(shū)職業(yè)生涯，提升自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)或行政管理層級(jí)。對(duì)于初入職的行政秘書(shū)，或者入行多年但始終“原地踏步”的行政秘書(shū)，這都是需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

　　(一)何謂職業(yè)規(guī)劃

　　職業(yè)規(guī)劃是指?jìng)€(gè)人和組織相結(jié)合，在對(duì)一個(gè)人職業(yè)生涯的主客觀條件進(jìn)行測(cè)定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)自己的興趣、愛(ài)好、能力、特長(zhǎng)、經(jīng)歷及不足等各方面進(jìn)行綜合分析與權(quán)衡，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)做出行之有效的安排。[3]

　　一份完整有效的 職業(yè)規(guī)劃應(yīng)包括以下五個(gè)環(huán)節(jié)：

　　1.自我評(píng)價(jià)。即要弄清我是誰(shuí)，我想做什么，我能做什么。

　　2.職業(yè) 環(huán)境分析。包括對(duì) 社會(huì) 政治環(huán)境、 經(jīng)濟(jì)環(huán)境和 組織環(huán)境的分析。

　　3.職業(yè)生涯目標(biāo)的確定。這是關(guān)鍵之步，通常目標(biāo)可分為短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

　　4.實(shí)施策略與措施。制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體行動(dòng)方案，并進(jìn)一步落實(shí)行動(dòng)方案。

　　5.反饋調(diào)整。職業(yè)規(guī)劃要在 實(shí)踐中去檢驗(yàn)是否切實(shí)有效，通過(guò)問(wèn)題反饋，不斷作出調(diào)整。

　　(二)高校行政 秘書(shū)的職業(yè)規(guī)劃

　　每個(gè)人在不同階段的 工作中都 要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定自已的職業(yè)規(guī)劃，高校行政秘書(shū)也一樣。高校行政秘書(shū)該如何做好職業(yè)規(guī)劃呢?

　　首先，高校行政秘書(shū)要有正確的自我認(rèn)知。自我認(rèn)知包括自己的 心理生理認(rèn)知、家庭認(rèn)知、人脈認(rèn)知等，并確定自己的興趣專(zhuān)長(zhǎng)，現(xiàn)有的技能和條件，甚至人生價(jià)值。

　　其次，高校行政秘書(shū)要了解高校的整個(gè)宏觀環(huán)境和客觀環(huán)境情況，并清楚自己所在高校的歷史情況和 發(fā)展情況等。結(jié)合環(huán)境的特點(diǎn)、組織內(nèi)部晉升和發(fā)展的途徑，分析自己現(xiàn)有的水平，以便為下一步評(píng)估確定一個(gè)可行性的發(fā)展目標(biāo)做好準(zhǔn)備。

　　再次，確定職業(yè)目標(biāo)是高校行政秘書(shū)職業(yè)規(guī)劃的關(guān)鍵之步。職業(yè)目標(biāo)包括短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)。短期目標(biāo)一般為一年內(nèi)可以完成的，中期目標(biāo)期限為三至五年內(nèi)完成的，長(zhǎng)期目標(biāo)是五年以上的，甚至是人生目標(biāo)。這些目標(biāo)是需要行政秘書(shū)克服困難，經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)或是長(zhǎng)期刻苦專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平循序漸進(jìn)完成的。短期目標(biāo)的完成有利于行政秘書(shū)樹(shù)立中期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)完成的信心，長(zhǎng)期目標(biāo)的制定也有利于高校行政秘書(shū)有序地制定短期或中期目標(biāo)，保證自身職業(yè)發(fā)展目標(biāo)的完整統(tǒng)一性。同時(shí)，高校行政秘書(shū)切記，目標(biāo)的制定一定要切合自身的各方面條件，不能好高騖遠(yuǎn)，不能不切實(shí)際。

　　最后，高校行政秘書(shū)要有具體的行動(dòng)措施來(lái)保證職業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，包括自己的職業(yè)規(guī)劃發(fā)展路線、 教育培訓(xùn)安排、時(shí)間 計(jì)劃等。為了適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的環(huán)境，特別是當(dāng)代社會(huì)的信息化進(jìn)程，高校行政秘書(shū)還要時(shí)不時(shí)檢驗(yàn)自己的職業(yè)規(guī)劃效果如何，及時(shí)發(fā)現(xiàn)職業(yè)規(guī)劃各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，找出相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整與完善。

　　總之，一份成功的職業(yè)規(guī)劃有利于消除高校行政秘書(shū)人員失落、迷茫、自卑、焦慮的心理，有助于高校行政秘書(shū)人員合理安排自己的職業(yè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]侯典牧.秘書(shū)心 理學(xué).中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)保障出版社，2005.1，(第1版).

　　[2]邰紅霞.高校教學(xué)單位行政秘書(shū)崗位職責(zé)初探.科技信息，2010，(10).

　　[3]郭蓉.職業(yè)生涯規(guī)劃.國(guó)家行政學(xué)院出版社，2009.6，(第1版).

　　[4]馬雋.試論現(xiàn)代秘書(shū)素質(zhì)[J].陜西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，(02).

　　[5]單堅(jiān).高校行政 管理人員職業(yè)倦怠現(xiàn)象的探討[J].文教資料，2008，(10中旬刊).

　　[6]王姝，張波.高校行政秘書(shū)職業(yè)發(fā)展困惑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2008，(03).

　　[7]田魯露.論秘書(shū)職業(yè)生涯規(guī)劃的“三期六步”.大眾商務(wù)，2009，(10).

　　[8]儲(chǔ)愛(ài)霞.高校行政秘書(shū)工作探討.管理觀察，2008，(18).