檔案管理基礎知識
檔案管理基礎知識
檔案管理工作是一項服務型的業(yè)務性工作，做好檔案管理工作是保證檔案服務質(zhì)量的決定因素。以下是由學習啦小編整理關于檔案管理基礎知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
檔案管理基礎知識一：
一、檔案歸檔范圍
(一)材料種類
1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對本單位下發(fā)的批復、指示、重要通知等;
2.本單位黨、團、工、青、婦等群團工作材料;
3.行政管理工作形成的文件材料，如領導班子變更、機構改革、會議記錄、綜合行政等;
4.業(yè)務職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的報告、總結(jié)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研等;
5.本單位對下級單位管理中形成的材料;
6.內(nèi)容重要的各類來信，來訪材料，領導的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等;
7.會計工作形成的文件材料;
8.本單位經(jīng)營管理、職工管理形成的文件材料;
9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，及債權債務文件;
10.領導參加相關會議的講話稿;參加會議帶回的有關材料等;
11.其他有保存利用價值的文件材料。
(二)保管期限
1.保管期限種類分為永久、30年、10年;
2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;
3.凡對公司有長遠保存價值的檔案列為永久;
4.對在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案列為10年;
5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。
二、立檔單位
形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構成者”。構成立檔單位的主要條件有：
1、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文;
2、是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃;
3、設有專門管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。
三、國家檔案全宗的含義
國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實質(zhì)，二是它的構成。
國家檔案全宗的實質(zhì)，是解決檔案的所有權和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構成有以下三部分：
1、中華人民共和國時期的檔案
2、革命歷史檔案
3、舊政權時期的檔案
中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機關、部門、團體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領導下的人民政權、軍隊、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機關、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動黨、團、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機關、團體、企業(yè)單位的檔案。
四、檔案工作的內(nèi)容
檔案工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務六項工作解釋：
1、檔案收集工作，就是把分散在各機關內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。
2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。
3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。
4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。
5、檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。
6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。
五、檔案工作的性質(zhì)
檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設，開展歷史研究，進行各項工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。其基本性質(zhì)是：
1、檔案工作是一項管理性的科學性的工作
一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負責管理歷史文獻——檔案的一種獨立的專業(yè)，屬于國家科學文化事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機關或單位秘書工作的一部分。
2、檔案工作是一項服務性的條件性的工作
從檔案工作同其他工作的關系來說，它屬于一項服務性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應各界的利用需要，為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。
3、檔案工作是一項政治性的工作
檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護國家機密和歷史財富的重要陣地之一。在當前的社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點切實地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟建設服務的中心上來。
檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機要性，是由檔案本身的特點以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。
檔案管理基礎知識二：
六、檔案工作的基本原則
為了適應社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。
這一原則的基本思想包括三個方面：
第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領導、分級管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統(tǒng)一領導，是社會主義社會的必然產(chǎn)物，它以社會主義的經(jīng)濟、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務。具體地講，就是：
1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館集中保管。
2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負責地進行指導和監(jiān)督。
3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領導。
第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護檔案免遭意外的破壞，不失密。
第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標準----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點，并且支配檔案工作的全過程。
七、檔案室的性質(zhì)
檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質(zhì)。
1、檔案室工作是史料性工作，是維護單位歷史真實面貌的重要工作。
檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖，成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，反映了一定歷史階段的社會政治、經(jīng)濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。 各單位的工作，是延續(xù)不斷地進行，檔案是前人智慧的結(jié)晶，今天的工作要借鑒過去的經(jīng)驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結(jié)工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據(jù)和準確的信息，減少無效勞動和重復勞動。
3、檔案室是服務性的工作，是單位業(yè)務工作的組成部分。
檔案室工作，一方面為單位工作服務，另一方面為有關單位提供材料，當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領導查考，幫助領導及時地作出決策，處理問題。其次，各業(yè)務部門在進行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機關，檔案室是一個必不可少的業(yè)務環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進行審判工作的工具。
4、檔案室工作是社會各項事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。
社會各項事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監(jiān)督、指導的職責在各單位落實，使社會各項事業(yè)的活動記錄，研究成果得到安全維護，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支持檔案工作。
5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎。
在整個國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎。在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實作用最大，而且檔案室機構和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生?？梢哉f，沒有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發(fā)展。
八、檔案室的地位
檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務部門有密切聯(lián)系的地位。
九、檔案室的任務
檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業(yè)務?！稒n案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》，對檔案室的任務都作了明確規(guī)定，其基本任務有五個方面：
1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織，必須遵守黨和國家關于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，檔案室還應該采取一系列有效的措施，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。
2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務部門有直接關系。為使本單位文書部門和業(yè)務部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督指導，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權力。
3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創(chuàng)造良好的基礎和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業(yè)務人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。
4、對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。按照檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，各專業(yè)主管機關的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應負責對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
5、依法向檔案館移交檔案?！稒n案法》第十一條明確規(guī)定“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”檔案室保存的檔案，一方面，它是本單位形成的，對本單位有用，要在本單位保存;另一方面，它又是國家的，對國家各項工作有用，又需要移交給國家檔案館保存，在更大的范圍為社會各方面當前和長遠的需要服務。按照《機關檔案工作條例規(guī)定》，“省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存二十年左右;省轄市(州、盟)和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右，連同目錄數(shù)據(jù)庫軟盤、案卷目錄(一式三份)和有關的檢索工具、參考資料，一并向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統(tǒng)一向一個檔案館移交。” 檔案室不僅要按照移交范圍向檔案館移交檔案，而且移交的檔案要符合一定的質(zhì)量要求。
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