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      Excel中使用技巧的方法

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      Excel中使用技巧的方法

        如果你是在辦公室上班或者是文員等,這個(gè)是很有用的哈,本人是學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)的,所以這方面是比較懂的,今天,學(xué)習(xí)啦小編就教大家Excel中使用技巧的方法。

        Excel中使用技巧的步驟如下:

        編輯技巧

        (1) 分?jǐn)?shù)的輸入 如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)?ldquo;1月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。 (2) 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文單引號(hào)),然后輸入“001”。 (3) 日期的輸入  如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+;”鍵。 (4) 填充條紋   如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號(hào),然后單擊此單元格,向右拖動(dòng)鼠標(biāo),選中橫向若干單元格,單擊“格式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕(如圖1)。 圖1

        (5) 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容 幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí),可以選中一張工作表,然后按住Ctrl鍵,再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表,接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù),此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的Ctrl鍵,然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表,解除這些工作表的聯(lián)系,否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 (6) 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 (7) 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的,想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式,以便編輯修改,可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項(xiàng)”命令,出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“視圖”選項(xiàng)卡,接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效,單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示,就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。 圖2

        (8) 利用Ctrl+*選取文本 如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí),可以通過選定表格中某個(gè)單元格,然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格,并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。 (9) 快速清除單元格的內(nèi)容 如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注,就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格,然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令,這些單元格就恢復(fù)了本來面目。

        單元格內(nèi)容的合并,根據(jù)需要,有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并,如果行數(shù)較少,可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作,但如果有幾萬行,就不能這樣辦了。 解決辦法是:在C行后插入一個(gè)空列(如果D列沒有內(nèi)容,就直接在D列操作),在D1中輸入“=B1&C1”,D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格,用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"后,按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處,就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除,先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下,再用“選擇性粘貼”命令,將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。 下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí),有人喜歡在EXCEL中存儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn),在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x,y”的形式,首先在Excel中輸入坐標(biāo)值,將x坐標(biāo)值放入A列,y坐標(biāo)值放入到B列,然后利用“&”將A列和B列合并成C列,在C1中輸入:=A1&","&B1,此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了,再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格,完成對(duì)A列和B列的所有內(nèi)容的合并(如圖3-4)。 合并不同單元格的內(nèi)容,還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù),此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中,具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如,假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中,B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”,B7包含總數(shù)45,那么: 輸入“=CONCATENATE("本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:",B2,"",B3,"為",B7,"條/公里。")” 計(jì)算結(jié)果為:本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:河鱒魚物種為45條/公里。

        條件顯示 ,我們知道,利用If函數(shù),可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子,就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí),希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí),能顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為“及格"。這樣的效果,利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)成績(jī)?cè)贏2單元格中,判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式: =if(A2<60,“不及格”,“及格”) 同時(shí),在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。 例如,如果輸入: =if(A2<60,“不及格”,if(A2<=90,“及格”,“優(yōu)秀")) 就把成績(jī)分成了三個(gè)等級(jí)?!?如果輸入 =if(A2<60,“差",if(A2<=70,“中”,if(A2<90,“良”,“優(yōu)”))) 就把成績(jī)分為了四個(gè)等級(jí)。    再比如,公式: =if(SUM(A1:A5>0,SUM(A1:A5),0) 此式就利用了嵌套函數(shù),意思是,當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí),返回這個(gè)值,如果小于0,那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意:以上的符號(hào)均為半角,而且IF與括號(hào)之間也不能有空格。

        自定義格式 ,Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式,基本能夠滿足使用的要求,但對(duì)一些特殊的要求,如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等,就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型:正數(shù)格式,負(fù)數(shù)格式,零格式,文本格式,在這個(gè)通用模型中,包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段:大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測(cè)試,添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。 (1)使用顏色  要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色,只需在該段中增加用方括號(hào)括住的顏色名或顏色編號(hào)。Excel識(shí)別的顏色名為:[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識(shí)別按[顏色X]指定的顏色,其中X是1至56之間的數(shù)字,代表56種顏色

        2)添加描述文本  要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:"文本內(nèi)容"@;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:@"文本內(nèi)容"。@符號(hào)的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。 (3)創(chuàng)建條件格式  可以使用六種邏輯符號(hào)來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于),如果你覺得這些符號(hào)不好記,就干脆使用“>”或“>=”號(hào)來表示。 由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段,Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測(cè)試,滿足某個(gè)測(cè)試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式,其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測(cè)試,則要根據(jù)不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式:[>;0]正數(shù)格式;[<;0]負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式。 下面給出一個(gè)例子:選中一列,然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”列表中選擇“自定義”,然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”,單擊“確定”按鈕,完成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”,就會(huì)在單元格中顯示“正數(shù):(.00)”,如果輸入“-0.3”,就會(huì)在單元格中顯示“負(fù)數(shù):(

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        如果你是在辦公室上班或者是文員等,這個(gè)是很有用的哈,本人是學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)的,所以這方面是比較懂的,今天,學(xué)習(xí)啦小編就教大家Excel中使用技巧的方法。

        Excel中使用技巧的步驟如下:

        編輯技巧

        (1) 分?jǐn)?shù)的輸入 如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)?ldquo;1月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。 (2) 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文單引號(hào)),然后輸入“001”。 (3) 日期的輸入  如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+;”鍵。 (4) 填充條紋   如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號(hào),然后單擊此單元格,向右拖動(dòng)鼠標(biāo),選中橫向若干單元格,單擊“格式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕(如圖1)。 圖1

        (5) 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容 幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí),可以選中一張工作表,然后按住Ctrl鍵,再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表,接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù),此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的Ctrl鍵,然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表,解除這些工作表的聯(lián)系,否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 (6) 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 (7) 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的,想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式,以便編輯修改,可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項(xiàng)”命令,出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“視圖”選項(xiàng)卡,接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效,單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示,就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。 圖2

        (8) 利用Ctrl+*選取文本 如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí),可以通過選定表格中某個(gè)單元格,然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格,并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。 (9) 快速清除單元格的內(nèi)容 如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注,就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格,然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令,這些單元格就恢復(fù)了本來面目。

        單元格內(nèi)容的合并,根據(jù)需要,有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并,如果行數(shù)較少,可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作,但如果有幾萬行,就不能這樣辦了。 解決辦法是:在C行后插入一個(gè)空列(如果D列沒有內(nèi)容,就直接在D列操作),在D1中輸入“=B1&C1”,D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格,用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"后,按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處,就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除,先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下,再用“選擇性粘貼”命令,將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。 下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí),有人喜歡在EXCEL中存儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn),在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x,y”的形式,首先在Excel中輸入坐標(biāo)值,將x坐標(biāo)值放入A列,y坐標(biāo)值放入到B列,然后利用“&”將A列和B列合并成C列,在C1中輸入:=A1&","&B1,此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了,再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格,完成對(duì)A列和B列的所有內(nèi)容的合并(如圖3-4)。 合并不同單元格的內(nèi)容,還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù),此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中,具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如,假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中,B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”,B7包含總數(shù)45,那么: 輸入“=CONCATENATE("本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:",B2,"",B3,"為",B7,"條/公里。")” 計(jì)算結(jié)果為:本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:河鱒魚物種為45條/公里。

        條件顯示 ,我們知道,利用If函數(shù),可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子,就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí),希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí),能顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為“及格"。這樣的效果,利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)成績(jī)?cè)贏2單元格中,判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式: =if(A2<60,“不及格”,“及格”) 同時(shí),在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。 例如,如果輸入: =if(A2<60,“不及格”,if(A2<=90,“及格”,“優(yōu)秀")) 就把成績(jī)分成了三個(gè)等級(jí)?!?如果輸入 =if(A2<60,“差",if(A2<=70,“中”,if(A2<90,“良”,“優(yōu)”))) 就把成績(jī)分為了四個(gè)等級(jí)。    再比如,公式: =if(SUM(A1:A5>0,SUM(A1:A5),0) 此式就利用了嵌套函數(shù),意思是,當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí),返回這個(gè)值,如果小于0,那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意:以上的符號(hào)均為半角,而且IF與括號(hào)之間也不能有空格。

        自定義格式 ,Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式,基本能夠滿足使用的要求,但對(duì)一些特殊的要求,如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等,就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型:正數(shù)格式,負(fù)數(shù)格式,零格式,文本格式,在這個(gè)通用模型中,包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段:大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測(cè)試,添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。 (1)使用顏色  要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色,只需在該段中增加用方括號(hào)括住的顏色名或顏色編號(hào)。Excel識(shí)別的顏色名為:[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識(shí)別按[顏色X]指定的顏色,其中X是1至56之間的數(shù)字,代表56種顏色

        2)添加描述文本  要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:"文本內(nèi)容"@;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:@"文本內(nèi)容"。@符號(hào)的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。 (3)創(chuàng)建條件格式  可以使用六種邏輯符號(hào)來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于),如果你覺得這些符號(hào)不好記,就干脆使用“>”或“>=”號(hào)來表示。 由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段,Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測(cè)試,滿足某個(gè)測(cè)試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式,其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測(cè)試,則要根據(jù)不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式:[>;0]正數(shù)格式;[<;0]負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式。 下面給出一個(gè)例子:選中一列,然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”列表中選擇“自定義”,然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”,單擊“確定”按鈕,完成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”,就會(huì)在單元格中顯示“正數(shù):(.00)”,如果輸入“-0.3”,就會(huì)在單元格中顯示“負(fù)數(shù):(

      .30)”,如果輸入“0”,就會(huì)在單元格中顯示“零”,如果輸入文本“this is a book”,就會(huì)在單元格中顯示“文本:this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容,“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色.

        再舉一個(gè)例子,假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算,想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過,000的帳目,負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號(hào)中,其余的值用缺省顏色顯示,可以創(chuàng)建如下的格式: “[藍(lán)色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式,例如,如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品,每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物,而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品,那么在編制使用預(yù)算時(shí),需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸,這時(shí)可以定義下面的格式: “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到,使用條件格式,千分符和均勻間隔指示符的組合,不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。 另外,我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的,比如格式";##;0"只顯示負(fù)數(shù)和零,輸入的正數(shù)則不顯示;格式“;;;”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀,并不改變數(shù)據(jù)的值,也就是說不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能,將會(huì)給實(shí)際工作帶來很大的方便。

        繪制函數(shù)圖象 ,做教學(xué)工作的朋友們一定會(huì)遇到畫函數(shù)曲線的問題吧!如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線,可以借助EXCEL的圖表功能,它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會(huì)問,是不是很難學(xué)呀?其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難,可以說非常簡(jiǎn)便,不信你就跟我試一試。 以繪制y=|lg(6+x^3)|的曲線為例,其方法如下: 在某張空白的工作表中,先輸入函數(shù)的自變量:在A列的A1格輸入"X=",表明這是自變量,再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值;實(shí)際輸入的時(shí)候,通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法,先輸入前二個(gè)值,定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長,然后選中A2和A3兩個(gè)單元格,使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形,再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"后,按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?,就完成自變量的輸入?輸入函數(shù)式:在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式,y=|lg(6+x^3)|;在B2格輸入“=ABS(LOG10(6+A2^3))”,B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí),再選中B2格,讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。

        繪制曲線:點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)?rdquo;按鈕,選擇“X,Y散點(diǎn)圖”(如圖7),然后在出現(xiàn)的“X,Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”;此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù)圖像,發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線,單擊“下一步”按鈕,選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng),給出數(shù)據(jù)區(qū)域,這時(shí)曲線就在我們面前了

        需要注意:如何確定自變量的初始值,數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長是多少,這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點(diǎn)來判斷,這也是對(duì)使用者能力的檢驗(yàn)。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢(shì),給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的,可以根據(jù)需要任意給定。 從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對(duì)數(shù)、指數(shù)函數(shù),都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到,你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計(jì)算,進(jìn)行簡(jiǎn)單的積分運(yùn)算,利用迭代求函數(shù)值(如x^2=x^7+4,可用迭代方法求x值),等等,凡是涉及計(jì)算方面的事,找EXCEL來幫忙,它一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答案。

        自定義函數(shù),雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù),但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣,如果有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便?下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。 自定義函數(shù),也叫用戶定義函數(shù),是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一,下面我們?cè)赩isual Basic模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。 在下面的例子中,我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù),如果是上班時(shí)的工作餐,就打六折;如果是加班時(shí)的工作餐,就打五折;如果是休息日來就餐,就打九折。首先打開“工具”菜單,單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”,進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境,在“工程-VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“插入”-“模塊”,在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr,代碼如下: Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function

        這時(shí)關(guān)閉編輯器,只要我們?cè)谙鄳?yīng)的列中輸入rrr(F2,B2),那么打完折后的金額就算出來了

        矩陣計(jì)算 ,Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能,不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算,也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣的計(jì)算。 (1)數(shù)組和矩陣的定義    矩陣不是一個(gè)數(shù),而是一個(gè)數(shù)組。在Excel里,數(shù)組占用一片單元域,單元域用大括號(hào)表示,例如{A1:C3},以便和普通單元域A1:C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域,同時(shí)按Shift+Ctrl+Enter鍵,大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生,數(shù)組域得以確認(rèn)。   一個(gè)單元格就是一個(gè)變量,一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便,一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如A={A1:C3}、B={E1:G3}等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是:選定數(shù)組域,單擊“插入”菜單,選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令,輸入數(shù)組名,單擊“確定”按鈕即可。更簡(jiǎn)單的命名辦法為:選擇數(shù)組域,單擊名稱框,直接輸入名稱就行了。    矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊。用“插入”-“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框(如圖11),選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”,在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有: MDETERM——計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式; MINVERSE——計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣; MMULT——計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積; SUMPRODUCT——計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元素乘積之和。

        (2)矩陣的基本計(jì)算    數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別,比如下面這個(gè)例子中,A和B都是定義好的數(shù)組,因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的,輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域,為3×3的單元格區(qū)域,然后輸入公式。如果輸入“=A+B”或“=A-B”,計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減,輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘,輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算,就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的,也是“=A+B”和“=A-B”,表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A,B)”,而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣,所以計(jì)算公式是“=MMULT(A,MINVERSE(B))”。公式輸入后,同時(shí)按Shift+Ctrl+Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。 對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算,可以采用分步計(jì)算。

        自動(dòng)切換輸入法 ,在一張工作表中,往往是既有數(shù)據(jù),又有文字,這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法,非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性,比如這一列全是單詞,下一列全是漢語解釋,你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是: (1)選中要輸入英文的列,單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選擇“有效性...”命令,在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中,選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”命令,單擊“確定”按鈕

        選中要輸入漢字的列,在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中,單擊“IME模式”選項(xiàng)卡,在“模式”框中選擇“打開”命令,單擊“確定”按鈕。這樣,當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí),可以輸入英文,在下一列時(shí),直接可以輸入中文,從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。

        批量刪除空行 ,有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行,一般做法是將空行一一找出,然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多,這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能,把空行全部找到,然后一次性刪除。 做法:先在表中插入新的一個(gè)空行,然后按下Ctrl+A鍵,選擇整個(gè)工作表,用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部,都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框,在典型列的下拉列表框中選擇“空白”,直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止

        在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下,單擊“編輯”菜單,選擇“刪除行”命令,然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去,再單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令,工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 如果想只刪除某一列中的空白單元格,而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響,可以先復(fù)制 此列,把它粘貼到空白工作表上,按上面的方法將空行全部刪掉,然后再將此列復(fù)制,粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。

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