部門檔案管理細(xì)則
通過對檔案管理效果評估體系的建設(shè),有效地健全和完善檔案管理的反饋機制,科學(xué)地總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn),全面提高檔案管理工作的工作效率。下文是部門檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
部門檔案管理細(xì)則一
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步提高中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位(以下簡稱中醫(yī)藥科技事業(yè)單位)檔案管理水平，根據(jù)國家檔案局、國家科委、建設(shè)部頒布的《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級辦法》的規(guī)定，結(jié)合中醫(yī)藥工作的實際情況，制定本實施細(xì)則。
第二條 本細(xì)則適用于縣團(tuán)級以上(含縣團(tuán)級)獨立的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位。
第二章 申報、考核與審批
第三條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫(yī)藥管理局局級(以下簡稱“局級”)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業(yè)單位檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評，局級按《中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理局級標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評。
第四條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理申報工作，采取自愿申報、分級考評、審批的辦法。
第五條 各申報單位在按照不同級別的科技事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容進(jìn)行自檢后，按其隸屬關(guān)系向主管部門提出申請報告。
第六條 考評工作程序：
(1)聽取申報單位自檢情況的匯報;
(2)對照申報等級標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際情況逐項考核評分;
(3)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行綜合評議，提出考評意見作出考評結(jié)論;
(4)向申報單位公布考評情況，并宣布考評結(jié)果。
第七條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關(guān)系進(jìn)行，局直屬單位報國家中醫(yī)藥管理局審批;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位報省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫(yī)藥管理局審批。
第三章 考評組的組織
第八條 根據(jù)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的需要設(shè)立考評組。國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫(yī)藥管理部門組織考核評審。
考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標(biāo)管理單位時，至少應(yīng)有3名局級以上評審員參加。
第九條 局級評審員的條件：
(1)能正確理解并執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作和科技事業(yè)單位檔案管理工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)：
(2)能夠熟練掌握中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事;
(3)具有初級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)或大專以上學(xué)歷并有三年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或中醫(yī)藥科技管理工作經(jīng)驗。
第十條 評審員的職責(zé)：
(1)接受對中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的業(yè)務(wù)咨詢;
(2)參加目標(biāo)評審工作;
(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標(biāo)管理工作的情況和問題。
第十一條 國家級評審員由國家中醫(yī)藥管理局推薦，國家檔案局審核后聘任。局級評審員由中醫(yī)藥科技事業(yè)單位推薦，國家中醫(yī)藥管理局審核后聘任。
第十二條 局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續(xù)聘，不再從事檔案目標(biāo)管理工作的應(yīng)解聘。
第四章 獎勵、監(jiān)督與檢查
第十三條 檔案管理等級證書是驗證中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理水平的標(biāo)志。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規(guī)定執(zhí)行。
國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)印制“局級檔案管理證書”，不定期公布局級檔案管理達(dá)標(biāo)單位名單。
第十四條 對檔案目標(biāo)管理工作做出重要成績，表現(xiàn)突出的檔案管理人員，其事跡可作為評選先進(jìn)工作者或晉升的考核依據(jù)。
第十五條 國家中醫(yī)藥管理局會同有關(guān)檔案部門，定期或不定期地對已達(dá)到檔案目標(biāo)管理的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位進(jìn)行復(fù)查。發(fā)現(xiàn)單位的檔案管理水平低于證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發(fā)證機關(guān)予以降級并收回其證書。對檔案目標(biāo)管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，并取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。
第五章 附則
第十六條 本實施細(xì)則由國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本實施細(xì)則自公布之日起實行。
部門檔案管理細(xì)則二
第一條 為了加強標(biāo)準(zhǔn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本辦法。
第二條 標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標(biāo)樣等)。
標(biāo)準(zhǔn)檔案是國家檔案的重要組成部分。
第三條 標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第四條 標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上級下達(dá)任務(wù)的文件;
(二)標(biāo)準(zhǔn)報批稿;
(三)標(biāo)準(zhǔn)編制說明及其附件;
(四)意見匯總處理表;
(五)標(biāo)準(zhǔn)審查會議紀(jì)要或函審結(jié)論;
(六)標(biāo)準(zhǔn)報批公文;
(七)標(biāo)準(zhǔn)申報單;
(八)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布本;
(九)標(biāo)準(zhǔn)正式出版本;
(十)標(biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件;
(十一)標(biāo)準(zhǔn)作廢通知單。
下列文件材料需要長期保管：
(一)論證報告;
(二)調(diào)研報告;
(三)試驗驗證報告;
(四)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿(最后一稿);
(五)標(biāo)準(zhǔn)送審稿;
(六)等同、等效采用的國際標(biāo)準(zhǔn)或國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);
(七)標(biāo)樣。
第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案，繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。
第六條 國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國家標(biāo)準(zhǔn)檔案，分別由國務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。
國務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。
省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。
企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。
第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構(gòu)或人員，具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé)：
(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案;
(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
(三)負(fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀;
(四)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補充和復(fù)制;
(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù);
(六)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。
第八條 標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。
第九條 標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位，在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，交本單位檔案管理機構(gòu)按長期保管的要求管理。
第十條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外，在標(biāo)準(zhǔn)審批、發(fā)布后三個月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后，及時補充歸檔。
第十一條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。
標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。
第十二條 標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。
第十三條 標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求”執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
(一)各類標(biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
(二)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。
(三)永久保管和長期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。
(四)標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。
第十四條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
第十五條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時修補或復(fù)制。
第十六條 管理標(biāo)準(zhǔn)檔案的機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案借閱制度。
標(biāo)準(zhǔn)檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。
第十七條 任何個人不得將標(biāo)準(zhǔn)檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第十八條 對標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價值，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)化人員和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員參加下進(jìn)行。
對已經(jīng)超過保管期、失去保存價值的標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)編造清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊歸檔。
第十九條 對標(biāo)準(zhǔn)檔案工作做出顯著成績的人員，應(yīng)當(dāng)給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。
違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，給標(biāo)準(zhǔn)檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。
第二十條 本辦法由國家技術(shù)監(jiān)督局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
部門檔案管理細(xì)則三
第一章 總 則
第一條 為了加強檔案工作的綜合管理，統(tǒng)一立卷歸檔辦法，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產(chǎn)、基建和國家社會主義建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》與《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結(jié)合我部直屬科研單位的實際情況，制定本辦法。
關(guān)聯(lián)法規(guī)：
第二條 凡記述和反映本單位行政業(yè)務(wù)、科學(xué)研究、技術(shù)設(shè)計、生產(chǎn)、試驗、基本建設(shè)等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應(yīng)按歸檔要求立卷歸檔。
第三條 檔案是本單位工作活動、科學(xué)技術(shù)研究的真實記錄，是重要的信息資源，是國家寶貴財富，也是提高工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。任何單位和個人不得將其據(jù)為已有。
第四條 各單位的檔案工作是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是本單位管理工作的重要內(nèi)容之一，是科技活動的重要環(huán)節(jié)。各級領(lǐng)導(dǎo)、各個部門及其全體工作人員，都應(yīng)高度重視檔案工作，并將與之相關(guān)的工作納入各自的職責(zé)范圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計劃管理和成果管理等業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合?？萍脊ぷ髋c相應(yīng)的檔案工作應(yīng)實行“四同步”，即：下達(dá)計劃任務(wù)與提出科技文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進(jìn)度與檢查檔案材料積累情況同步;驗收鑒定科研成果與驗收、簽定相關(guān)檔案材料同步;
申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。
第五條 各單位應(yīng)把檔案工作列入本單位的發(fā)展計劃，在人員配備、經(jīng)費以及辦公用房、檔案庫房等工作設(shè)施、設(shè)備及條件上給予保障，有條件的單位應(yīng)逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第六條 各單位檔案部門的工作，在業(yè)務(wù)上要接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 檔案工作人員及其基本職責(zé)和任務(wù)
第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業(yè)技術(shù)人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定。
第八條 檔案工作人員的基本職責(zé)和任務(wù)是：
1.堅決貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定。
2.負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案管理工作的各項規(guī)章制度和管理辦法。
3.參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研項目的鑒定，基建工程的竣工驗收，大型儀器設(shè)備的開箱驗收和開發(fā)技術(shù)市場等業(yè)務(wù)活動，及時提出對應(yīng)歸檔文件材料的管理要求。
4.指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規(guī)定與要求。
5.負(fù)責(zé)本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑒定、統(tǒng)計等項檔案業(yè)務(wù)工作。
6.積極組織開發(fā)本單位的各類檔案信息資源，開展檔案史料編研工作，負(fù)責(zé)編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力為本單位各項工作服務(wù)。
7.按照有關(guān)規(guī)定，向指定部門做好檔案移交工作。
8.遵守國家有關(guān)檔案和科技保密的規(guī)定，確保檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。
9.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案工作事宜。
第三章 檔案的形成和歸檔
第九條 各單位要重視歸檔工作，根據(jù)各種文件材料的形成規(guī)律和特點，建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產(chǎn)、基建等業(yè)務(wù)活動都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
第十條 文件材料的形成和積累
1.文件材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負(fù)責(zé)，文書人員在日常工作中，應(yīng)隨時主動向承辦人收集辦理完畢的文件和相關(guān)的材料，對其進(jìn)行整理，并做好日常管理工作，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。
2.科技文件材料的形成、積累由項目負(fù)責(zé)人或承辦人負(fù)責(zé)，從制定項目工作計劃起，即要向與項目有關(guān)的人員布置積累科技文件材料的任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)及時收集整理。管理部門也應(yīng)按項目分別收集、積累與該項目有關(guān)的文件材料，并在歸檔時交項目負(fù)責(zé)人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。
檔案部門負(fù)責(zé)按項目發(fā)放科技檔案積累袋和與建檔有關(guān)的科技報告、實驗記錄等統(tǒng)一用紙。
3.檔案工作人員要深入各部門和項目所在單位，了解情況，督促、檢查、指導(dǎo)文書人員或科技人員做好文件材料的收集、積累工作。
第十一條 檔案的分類、組卷、編目
一、分類
分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類：
按組織機構(gòu)分類。
下面再按年度分開。
問題分類。
年度。
案劃分類別。
二、組卷
對經(jīng)過分類整理的文件材料，根據(jù)以問題(項目、課題)為主、兼顧其它特征的原則，將相互間具有有機聯(lián)系的材料進(jìn)行組合，形成案卷。其方法和要求是：
1.不同年度的文件材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃、設(shè)想放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;各種案件材料放在結(jié)案年立卷;跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。
2.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件和附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。
3.調(diào)研材料、制度、條例、法規(guī)等一般按單一問題組卷。
4.會議文件，根據(jù)文件材料的多少，可一會一卷或一會數(shù)卷。
5.統(tǒng)計報表，一般同一格式、名稱、地區(qū)的組為一卷。
6.工作計劃、總結(jié)等材料，一般可按制發(fā)機關(guān)或名稱組卷。
7.案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。
8.簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數(shù)期一卷。
9.重要的會議記錄按年度組合為一本或數(shù)本。
10.上級制發(fā)的文件材料：
?、僖话闫瞻l(fā)性文件可放在一起組卷。
?、谟嗅槍π缘奈募蜕霞墮C關(guān)對本單位請示的批復(fù)等可單獨組卷。
11.科研、生產(chǎn)、基建工程等按項目組卷。
?、夙椖?包括課題、產(chǎn)品、基建工程等，下同)結(jié)束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)后，由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項目所形成的應(yīng)歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。管理部門應(yīng)將與項目關(guān)系密切的管理性文件交項目負(fù)責(zé)人，與該項目的技術(shù)文件材料統(tǒng)一匯總整理組卷。
?、诳蒲许椖俊⑽性囼?、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設(shè)備、基建項目等方面的文件按其階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組合。根據(jù)文件材料的多少，可一題數(shù)卷或一題一卷。
?、劬韮?nèi)文件材料應(yīng)齊全完整，準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)、基建和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。
三、卷內(nèi)文件材料的排列
卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同種類、情況進(jìn)行組織排列。
1.密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起，即：批復(fù)在前，請示在后;
正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后;重要法規(guī)性文件的歷次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字號排列。
2.科研項目文件，按準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列。
3.產(chǎn)品生產(chǎn)文件，按設(shè)計、試制、小批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作順序排列。
4.儀器設(shè)備文件，按購置的依據(jù)性材料、儀器設(shè)備開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。
5.基建項目文件，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗收等排列。
四、卷內(nèi)文件材料編目
1.卷內(nèi)文件材料編頁
經(jīng)排列整理完畢的案卷，其卷內(nèi)文件材料應(yīng)逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字累計編寫頁號。卷內(nèi)如有鉛印的規(guī)程、規(guī)范等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，并寫在首頁的右上角?？萍及妇砭韮?nèi)文件材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應(yīng)在裝具上或其背面逐件編號。
2.填寫卷內(nèi)文件目錄
卷內(nèi)文件目錄由順序號、文號(文件編號)、責(zé)任者、題名、文件標(biāo)題、日期、頁號及備注組成，卷內(nèi)文件目錄由立卷人逐項填寫。
3.填寫卷內(nèi)備考表
卷內(nèi)備考表由立卷人和檔案人員分別填寫并放置卷尾。備考表由卷內(nèi)情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內(nèi)文件的有關(guān)情況，如案卷的完整程度、文件數(shù)量增減、修改補充情況等。
4.填寫案卷封面
案卷封面以一定格式概要介紹案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成份。由案卷標(biāo)題、編制單位、文件起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標(biāo)題由立卷人擬定，檔案部門核定。標(biāo)題文字應(yīng)力求簡煉，概括準(zhǔn)確，最多不超過50個字?？萍及妇?，以立項時的科研項目、基建工程項目、產(chǎn)品、儀器設(shè)備的名稱為案卷標(biāo)題。
第十二條 案卷的驗收
案卷在歸檔前，要由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門審查驗收。
1.為確保案卷質(zhì)量，各部門及項目所在單位在初步將文件材料分類、組合、排列后，應(yīng)及時通知檔案部門，經(jīng)檢查審定后再進(jìn)行編目工作。
2.文書案卷由本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查，檔案部門驗收?？萍及妇?，送室主任審查，重要的需再送所領(lǐng)導(dǎo)審查后，檔案部門進(jìn)行驗收。
3.已完成的科研項目、產(chǎn)品試制、基建工程等在進(jìn)行結(jié)算、鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗收，不符合要求的，不得進(jìn)行結(jié)算、鑒定、驗收。凡未經(jīng)檔案部門驗收的項目，成果不得上報，不能評獎，不能重開新項目。各單位檔案部門對正在上報或已獲得獎勵的科技成果，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，除責(zé)成有關(guān)單位、人員補充歸檔外，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對該項目成果的獎勵。
4.審查、驗收應(yīng)符合下列要求：
?、侔妇聿牧夏軠?zhǔn)確反映各項業(yè)務(wù)活動的真實內(nèi)容。按照文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便于保管和利用。
②凡歸檔的文件材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應(yīng)酌加副本。
?、蹥w檔案卷應(yīng)符合檔案工作的各項規(guī)定和要求，審查手續(xù)完備。書寫、制成材料優(yōu)良，符合標(biāo)準(zhǔn);格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。
?、軞w檔的聲像材料，應(yīng)用文字在其背面或標(biāo)簽上標(biāo)明攝像、照片、錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容，主要參加者及攝錄、制作者。
第十三條 案卷的裝訂
凡能夠裝訂的案卷均應(yīng)裝訂，不能裝訂的也應(yīng)具有相應(yīng)的裝具。案卷在裝訂前，須去掉文件上的金屬物，并逐頁檢查文件。凡未留裝訂線的應(yīng)補貼加邊，殘破文件應(yīng)修補，大張文件須折疊，幅面過小不便裝訂的文件材料應(yīng)另用大紙粘貼，使卷內(nèi)文件材料大小整齊，裝訂后的案卷其卷內(nèi)文件應(yīng)無倒置、脫漏、壓字等現(xiàn)象。
第十四條 案卷的移交歸檔
各部門應(yīng)在當(dāng)年的上半年內(nèi)，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經(jīng)檔案工作人員核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份存查。為方便工作，當(dāng)年形成的會計帳薄、憑證，自本年度終了起，由會計部門自行保管一年后向檔案部門移交。
科技檔案材料，研究周期不超過2年的，在其任務(wù)結(jié)束后一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，并于項目結(jié)束或取得階段成果后2個月內(nèi)向檔案部門移交。
基建工程項目，應(yīng)在工程全部竣工后3個月內(nèi)將其全部科技文件材料整理立卷歸檔。大型儀器設(shè)備開箱前一個星期，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案部門，準(zhǔn)備驗收歸檔。
第四章 檔案的管理
第十五條 一個單位在其工作活動中形成的不同門類和載體的檔案為一個全宗，一個全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一個單位的檔案必須按全宗實行集中統(tǒng)一管理。
第十六條 各單位檔案部門要抓好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。除做好立卷的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作外，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)檔案分類的規(guī)定，對所接收的檔案進(jìn)行分類、編目，為逐步實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。
第十七條 檔案部門對所接收的檔案，經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，須進(jìn)行必要的加工、整理，以提高案卷質(zhì)量。
第十八條 檔案的修改與補充
1.對已歸檔的檔案要修改時，應(yīng)由立卷人提出書面申請，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時到檔案部門修改，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁修改已歸檔的任何檔案。
2.檔案部門對補充歸檔的文件材料應(yīng)及時整理。文件材料不多時，可歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并填寫案卷目錄。文件材料較多的，可單獨組卷、編目。對因某些原因積存下來的零散文件，檔案部門應(yīng)及時進(jìn)行分類、立卷、編目等全過程的工作。
第十九條 檔案應(yīng)有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅固。庫房內(nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年應(yīng)對庫存檔案進(jìn)行一次全面核對檢查，寫出書面總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，對破損的檔案，須及時修復(fù)。
第二十條 各單位檔案部門對所接收的檔案，應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，同時根據(jù)檔案的歷史、現(xiàn)實和科學(xué)價值以及對經(jīng)濟建設(shè)、科技發(fā)展、社會進(jìn)步的作用，定期組織有關(guān)人員對檔案進(jìn)行價值鑒定。
1.對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，由檔案部門提出建議，并會同有關(guān)人員共同鑒定，報請本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。
2.需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，一式兩份，一份報請本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查，批準(zhǔn)后存檔，一份報上級主管部門備案，檔案的銷毀工作由檔案部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時應(yīng)指派兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。
3.檔案部門在部分檔案銷毀后應(yīng)及時調(diào)整柜架，并在相應(yīng)的檢索工具中注明。
第二十一條 檔案的統(tǒng)計
1.各單位檔案部門應(yīng)按年進(jìn)行檔案的數(shù)量、鑒定情況、利用交流情況、檔案干部、庫房狀況的統(tǒng)計，并將統(tǒng)計結(jié)果匯總報送上級主管部門。
2.檔案部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，寫出統(tǒng)計工作報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進(jìn)措施、建議，報送本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十二條 機構(gòu)變化、單位撤銷、合并、改組時，應(yīng)妥善保管檔案，經(jīng)請示上一級檔案主管機關(guān)后再作處理。任何單位和個人不準(zhǔn)隨意分散或帶走。
第五章 檔案的開發(fā)利用
第二十三條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。
1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，為利用者查找和閱覽檔案創(chuàng)造條件。
2.檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)利用者正確使用各種檢索工具，認(rèn)真回答利用者提出的問題。
3.定期編制《檔案目錄》，在單位內(nèi)部提供利用，并有選擇地進(jìn)行外部交流。也可根據(jù)需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}卡片。
4.充分發(fā)揮檔案的法律憑證作用，為正確處理本單位工作中的各種權(quán)益問題提供事實根據(jù)。
5.檔案部門應(yīng)積極創(chuàng)造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機構(gòu)沿革，大事記，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，檔案文摘，科研成果匯編，論文匯編等為利用者服務(wù)。
6.注意收集、記錄利用檔案后取得的經(jīng)濟、社會效益，并將實例匯集成冊，印發(fā)宣傳。
7.嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時，還應(yīng)注意切實保護(hù)本單位及其工作人員的知識產(chǎn)權(quán)。
8.各單位要結(jié)合本單位管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，為檔案部門創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)應(yīng)用計算機對檔案、資料進(jìn)行管理，提高開發(fā)利用檔案的能力。
第六章 劃定檔案保管期限的原則
第二十四條 為了便于準(zhǔn)確地判定歸檔范圍和確定檔案的保管期限，使保存的檔案既能反映和維護(hù)本單位主要職能活動的歷史真實面貌，又便于保管和利用，根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的精神，結(jié)合我部直屬科研單位的實際情況，制定相應(yīng)的歸檔范圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔范圍及保管期限表》。
關(guān)聯(lián)法規(guī)：
第二十五條 檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下。
確定檔案保管期限的基本原則：
1.凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，并在國家經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究和歷史研究等方面具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，定為永久保存。
2.凡是反映本單位一般性工作活動，并在較長時間內(nèi)對本單位工作具有查考價值的檔案，定為長期保存。
3.在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，定為短期保存。
4.保管期限表的某些條款需對文件材料區(qū)分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達(dá)的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作項目的檔案;獲得國家各類成果獎或部、省級三等以上(含三等獎)科研成果獎勵的檔案;屬國家級、部級重大研究項目，因故中斷研究，但在較長時間內(nèi)具有較高查考利用價值的檔案均屬于“重要的”，其它的則為“一般的”，如本單位科研成果獎等。
5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經(jīng)過鑒定需延長其保管期限的，從鑒定時的年度算起。
第七章 附 則
第二十六條 檔案材料的用具、表格、裝具按有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十七條 各單位有關(guān)檔案管理辦法的實施細(xì)則及借閱、利用、保密等有關(guān)制度，可根據(jù)本單位具體情況自行制定。
第二十八條 本管理辦法自發(fā)布之日起施行。
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