秘書學(xué)經(jīng)典案例
秘書學(xué)經(jīng)典案例
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秘書學(xué)經(jīng)典案例1
用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說些什么更重要(方式時(shí) 機(jī)場合) 局里就要開年度總結(jié)會(huì)了，要對今年的工作進(jìn)行總結(jié)。還 有不到一周的時(shí)間，為了保證會(huì)議順利召開，秘書處的全 部人馬都集中到會(huì)議室，研究討論會(huì)議的有關(guān)文件。首先 討論的是秘書處李處長給局長寫的年度總結(jié)報(bào)告。李處長 不愧是局里的第一支筆，報(bào)告寫得洋洋灑灑，聲情并茂， 令人振奮。但在征求意見過程中，秘書小周直截了當(dāng)?shù)靥?出了自己的看法，他認(rèn)為李處長的報(bào)告中有多處統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 不準(zhǔn)確，原因在于李處長采用的統(tǒng)計(jì)方法不正確，應(yīng)該加 權(quán)處理的數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行加權(quán)處理。而李處長認(rèn)為他采用的 這些數(shù)據(jù)都是下屬各個(gè)單位報(bào)上來的數(shù)據(jù)，進(jìn)行簡單的加 減就可以，無須進(jìn)行其他處理?？墒牵苊貢允炎约菏?學(xué)統(tǒng)計(jì)學(xué)專業(yè)的，是科班出身，堅(jiān)持認(rèn)為李處長的數(shù)據(jù)處 理不當(dāng)。惹得李處長很不高興，臉越拉越長，說了一聲： “大家先休息一下”，就端著茶杯出去了。趁休息期間，秘 書處的老秘書張大姐過來和藹地提醒周秘書說：“小周， 要注意一下提意見的方式，當(dāng)著這么多人的面，用這么肯 定的語氣說李處長錯(cuò)了，他會(huì)是一種什么感受?如果我是 李處長，我會(huì)覺得你就跟直接罵我?無知?一樣。所以，即 使你的意見是對的，也應(yīng)該注意說話的方式。”周秘書馬 上辯白說：“我沒有別的意思，只是實(shí)話實(shí)說，我這個(gè)人 生來就是這樣的性格，有什么說什么，不會(huì)裝假，不會(huì)拐 彎抹角。我認(rèn)為做人要正直坦白。”話音未落，張大姐嚴(yán) 肅地說：“為人正直和注意說話方式是兩個(gè)不同的問題。 為人正直，是指不撒謊，不欺騙，是個(gè)人道德品質(zhì)問題; 而說話方式是個(gè)技巧問題，是個(gè)工作方式方法問題，兩者 不能混為一談。請你記住，對于我們這些職業(yè)秘書來說， 用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說些什么更重要!” 分析與評述 作為職業(yè)秘書，周秘書應(yīng)該用規(guī)范的職業(yè)語 言標(biāo)準(zhǔn)要求自己，應(yīng)該懂得有效溝通的知識(shí)和技巧，不能 像一般人那樣說話隨便，想說什么就說什么，想怎么說就 怎么說，想在什么時(shí)候說就在什么時(shí)候說。秘書說話，不 單純是為了表達(dá)自己的思想或情感，更主要的是為了實(shí)現(xiàn) 自己的工作目標(biāo)，達(dá)到預(yù)期的溝通效果。為了達(dá)到預(yù)期的 溝通效果，就必須注意說話的方式和選擇恰當(dāng)?shù)臏贤〞r(shí) 機(jī)，特別是提意見的方法和時(shí)機(jī)。如果你提意見的方法和 時(shí)機(jī)不正確，那么，即使你意見的內(nèi)容再正確，也是正確 的錯(cuò)誤。對于職業(yè)秘書來說，用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說 些什么更重要!
思辨題
1.在本案例中周秘書認(rèn)為自己是正直坦白的人， 你怎么看待“秘書的正直”?
2.秘書應(yīng)該怎樣提出自己的觀點(diǎn)?
3.怎么理解“對于職業(yè)秘書來說，用什么方式說話，永遠(yuǎn) 比說些什么更重要!”?
秘書學(xué)經(jīng)典案例2
公司近一段時(shí)期以來氣氛比較沉重，暗潮洶涌，進(jìn)入一個(gè) 非常微妙的時(shí)期。因?yàn)槊磕甑竭@個(gè)時(shí)候，都要進(jìn)行例行的 人事調(diào)整。但是，這些天秘書張靜的辦公室卻很熱鬧：一 會(huì)兒財(cái)務(wù)部李經(jīng)理過來轉(zhuǎn)了一圈;一會(huì)兒公關(guān)部周經(jīng)理也 借故來了一趟;一會(huì)兒研發(fā)部經(jīng)理打來電話，張靜詢問他 有什么事情，他也沒說出所以然來。不了解內(nèi)情的人可能 會(huì)覺得很奇怪，但是對于經(jīng)驗(yàn)豐富的張秘書來說，卻見怪 不怪了。她心里很明白，這些部門經(jīng)理之所以總往她這兒 跑，就是因?yàn)樗强偨?jīng)理秘書，近水樓臺(tái)先得月，知道一 些關(guān)于人事調(diào)動(dòng)的內(nèi)幕消息，想事先從她這兒打聽一些消 息，但既然他們不好意思明說，她也樂得假裝糊涂。中午 在餐廳吃飯的時(shí)候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面 坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉(zhuǎn)問道：“小張，咱們平時(shí) 關(guān)系不錯(cuò)，我就不拐彎抹角了，能跟我透點(diǎn)消息嗎?這次 我們銷售部的人事是怎么變動(dòng)的?咱們總經(jīng)理很信任你， 有機(jī)會(huì)的話，幫我在總經(jīng)理面前多說幾旬好話。”張秘書 一聽，該來的還是來了，望著田科長期望的眼神，她卻只 能回答：“對不起，田科長，我不太清楚。”田科長對她的 回答有點(diǎn)失望，不高興地說：“你不知道誰知道，是不想 告訴我吧!”張靜只好說：“田科長，我真的不知道。所有人 事方面的文件都是人力資源部做的，不是我起草的。”其 實(shí)，張秘書說的話一半是真的，一半是假的。文件是人力 資源部起草的不錯(cuò)，但是在經(jīng)過她的手送給總經(jīng)理的時(shí) 候，她看到了里面的內(nèi)容。接下來，田科長只好轉(zhuǎn)移了話 題，閑聊幾句就悻悻地走了?？粗锟崎L的背影，張秘書 也有些難過，人事調(diào)整對于田科長這些男性的中層干部影 響較大。但是，職場的生存環(huán)境就是這么殘酷，作為職業(yè) 秘書，她必須嚴(yán)守不泄露秘密這條最基本的職業(yè)道德，否 則，她的飯碗也就不知什么時(shí)候被砸掉了。 分析與評述 張秘書的做法是聰明的，所有的組織都有自 己內(nèi)部的規(guī)章制度，所有的職業(yè)也都有應(yīng)該遵守的職業(yè)紀(jì) 律。 秘書身處組織的核心要害部門， 長期在領(lǐng)導(dǎo)身邊服務(wù)， 經(jīng)常接觸重要文件和資料， 掌握的秘密多， 知道的秘密早， 了解的秘密深， 因而必須自覺的樹立保密觀念， 嚴(yán)守秘密。 同時(shí)，聰明的秘書不僅會(huì)對組織事務(wù)守口如瓶，也會(huì)盡量 使自己避免介入太敏感或令人尷尬的事情中。
思辨題
1.張秘書拒絕透露人事調(diào)動(dòng)內(nèi)幕消息，會(huì)因此得 罪田科長嗎?你認(rèn)為接下來她應(yīng)該怎樣與田科長相處?
2.秘書是否應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)面前幫她喜歡或?qū)λ袔椭娜?美言?
3.張秘書明明知道人事調(diào)動(dòng)的內(nèi)容，她卻說不知道，你 認(rèn)為她是個(gè)誠實(shí)的人嗎?你怎樣看待秘書的誠實(shí)?
4.你認(rèn)為張秘書為什么樂意假裝糊涂?
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