一個好秘書必須具備的優(yōu)秀品質(zhì)
作為一名優(yōu)秀的秘書,必須具備在以下八大方面的優(yōu)秀品質(zhì):
一.禮貌
面對一個有教養(yǎng)的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能,做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵,有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作,只有溫和善良才是真正的禮貌。
二.分寸感
一名好秘書可以從以下三方面掌握分寸:
A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負(fù);認(rèn)真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。
做秘書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關(guān)系,必須從長計議,與人方便,與己方便。同在一個辦公室,搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽,心情就舒暢,這不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
B.這樣說話有分寸:坦蕩而不輕狂;贊美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚(yáng)。
病從口入,禍從口出。因此,上班時,盡量多做事少說話。這樣做,可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外,也不要對同事評頭論足,誰是誰非,自己心中有數(shù)。
C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機(jī)智而不奸詐;實惠而不惟利。
三.謙虛
謙虛有三個好處:既能使你在別人心里感覺良好,又不會樹大招風(fēng),更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對我說過一句話,他說做人一定要低姿態(tài);低姿態(tài)不表示你就低人一等,只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。
四.自制
善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現(xiàn),但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己,而不應(yīng)該是性情中人。我們常說辦公室里有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾?急躁會影響人的判斷力,秘書,切忌躁火攻心,失去理智。
五.敬業(yè)心
秘書的職業(yè)特點,決定其工作主要是實干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開活動,做到招之即來,來之能干,在具體緊張的工作中,腳踏實地,不計個人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
七.責(zé)任感
責(zé)任分為兩種,明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍,不明確的責(zé)任是你主動承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作,這是秘書的本份;做好不明確的工作,則會受人重用。一個好秘書,一定知道什么事情是重要的,哪些細(xì)節(jié)會給上司帶來幫助,遇到突發(fā)性的意外事件,秘書應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對,變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時候需要,在日常的細(xì)節(jié)上就能反映出來。大量日常瑣碎的責(zé)任感才是對秘書品質(zhì)的考驗。
八.秘書的自我完善
(一)保持身心健康
秘書人員由于所處位置特殊,工作任務(wù)繁重以及社會對秘書角色的期望值高,在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩(wěn)定,樂觀向上,具有愛心,善解人意,態(tài)度現(xiàn)實,責(zé)任心強(qiáng),靈活多變,適應(yīng)力強(qiáng),人際關(guān)系和諧,善于交往。秘書在領(lǐng)導(dǎo)、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍,在這種良好的人際關(guān)系中自如地工作,壓力得以緩解,苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲憊感以此而消失,從而達(dá)到心理平衡。
(二) 了解自己的上司,做好本職工作
做好本職,聽起來很簡單,但在商界,做起來可并非是一件容易的事。從片中我們可以看到安迪在被確定為米蘭達(dá)的第二助理后所作的許多繁忙冗雜的事物。因此,如何做好自己的本職工作,值得重視。
首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通過公司員工對米蘭達(dá)到公司的表現(xiàn),已經(jīng)明白這是一個很難對付的上司。而且在日后的工作中,也逐漸了解了米蘭達(dá)的脾性:刁專、苛責(zé)、對工作極度的挑剔、對下屬要求極高等等。如果不了解這些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司滿意。
面對公司繁雜的事務(wù),面對上司每一番甚至沒有標(biāo)點停頓的安排,安迪學(xué)會了隨時帶個小本在身上以便迅速記下上司的囑咐事務(wù);當(dāng)米蘭達(dá)決定要她和艾米莉一同出席慈善晚會時,她又在很短的時間內(nèi)牢記了出席晚會重要人士的名字;盡管安迪以前對時尚服裝這個行業(yè)從來不感興趣,甚至很排斥,但任職不久,便能對業(yè)內(nèi)的人士和重要設(shè)計等熟悉掌握……這些都充分展現(xiàn)了安迪作為一名秘書優(yōu)秀的品質(zhì),用我們的話來講,就是"干一行,愛一行"--一定要迅速的掌握所在職業(yè)的基本知識。
(三)努力做到出力而不"越位"
我們強(qiáng)調(diào),要準(zhǔn)確地認(rèn)識自己的社會角色,擺正自己的社會位置,目的是為了防止和克服"越位"現(xiàn)象,找到一個穩(wěn)定的出力方式。"越位"是下級在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系過程中常發(fā)生的一種錯誤。
發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說,有的人屬于心理品質(zhì)有問題,不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里,這種人為數(shù)極少;而就多數(shù)有這方面錯誤行為的人來說,是由于不能準(zhǔn)確認(rèn)識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此,秘書人員應(yīng)正確認(rèn)識自己的角色地位,出力而不越位。
(四) 學(xué)會從上司的眼神和動作中領(lǐng)悟意旨
不能否認(rèn),語言是交流的工具,但除此,眼神和動作也是在我們的人際交往中很重要的傳遞信息的的方式。作為上司或者是老板的秘書,一定要能夠在工作中對其眼神和動作的領(lǐng)會。當(dāng)米蘭達(dá)看著她的衣著、鞋子看了一圈而沒有任何語言表達(dá)的時候,安迪已經(jīng)明白自己該做什么了,那就是要注重自己的衣著得體--在職業(yè)內(nèi)的得體。當(dāng)安迪將《哈里波特》的復(fù)印件終于擺到米蘭達(dá)的眼前時,她也從米蘭達(dá)的眼神和嘴唇的微微張合中明白自己已經(jīng)得到了女魔頭的認(rèn)可!因此,這也就告訴我們,學(xué)會察言觀色,不是一件壞事,特別是在秘書行業(yè),很多無法言說的意旨只能靠心領(lǐng)神會!