關(guān)于怎么做秘書最新
今天與在座的秘書座談,聽取大家對(duì)秘書工作和公司秘書體系建設(shè)的意見,剛才聽大家提了不少問(wèn)題,我談一談我的看法。
第一,秘書一定要有基本功,必須具備做一個(gè)文員的條件。
若一個(gè)秘書連文員都做不好,根本就不是一個(gè)好秘書。因此,秘書領(lǐng)域范圍內(nèi)的事情,如打字、復(fù)印、操作計(jì)算機(jī)以及其他一系列工作,都要非常熟悉、熟練,而且我認(rèn)為這是今后秘書待遇調(diào)整需要考核的一個(gè)最基本的要點(diǎn)。秘書必須能承擔(dān)文員所能做的一切工作,但是不同的崗位、不同的級(jí)別和不同層次,對(duì)秘書的要求都不相同,這就需要各級(jí)部門自己制定秘書體系的具體要求。每個(gè)秘書都要努力達(dá)到這個(gè)目標(biāo)和要求。
第二,秘書是經(jīng)理的助手,是管理者的助手
。這個(gè)助手的含義怎么理解,這里面就有一個(gè)善解人意的問(wèn)題。剛才你們說(shuō)收集信息情報(bào)、提供技術(shù)資料等等想法并不壞,但主要還應(yīng)該體現(xiàn)在善解人意上。每一個(gè)部門、每一個(gè)科、甚至每一個(gè)課題,在往前推動(dòng)的過(guò)程中哪些事情要發(fā)生,有哪些問(wèn)題要注意,或者哪些方面能夠減低他們的工作量,保證他們把全部精力用在主攻方向上,那么我們就應(yīng)該把這些工作接下來(lái),由我們來(lái)承擔(dān)。如果覺(jué)得擔(dān)子太重了,可以再加一個(gè)秘書處;再重了,再加一個(gè)秘書。如此往復(fù)下去,不就有了秘書科、秘書處了嘛??偟膩?lái)說(shuō),作為秘書就是要下定決心,不顧一切地去分擔(dān)管理者的壓力。這個(gè)分擔(dān)管理都的壓力,不是說(shuō)替他決策,出主意,而是要減輕他的大量事務(wù)性的重復(fù)性的勞動(dòng),保證他們?cè)谥鞴シ较蛏贤度牒艽罅α浚@是我認(rèn)為助手的作用。
助手也有高底之分,也有級(jí)別這分,大家不要總是爭(zhēng)取管理的作用,而忽略了服務(wù)的功能。秘書工作中可能有90%都是處理簡(jiǎn)單事務(wù),可能有10%是助手性工作,因此秘書的服務(wù)功能是非常強(qiáng)烈的。這種強(qiáng)烈就表現(xiàn)在所有別人不做的事,都應(yīng)該由你來(lái)做。當(dāng)然你可以通過(guò)分流的方式,比如打字員又快又好,你可以交給打字員去做,你做一些組織性工作。為什么聘秘書呢?就是讓經(jīng)理們、研究開發(fā)人員、市場(chǎng)營(yíng)銷人員專心從事那些別人做不了,只有他們自己能做的事情,這樣的話,秘書就真正地起到了大大解放管理干部、研究人員的職能工作。我們不是為了解放面解放,而是為了服務(wù)。為什么要服務(wù),就是要提高總體效益?!啊敝?,童第周要洗試管,我認(rèn)為洗試管沒(méi)有必要讓一個(gè)在科學(xué)家來(lái)做,他不做這件事,會(huì)我做一些別的事,為國(guó)家多做一些貢獻(xiàn)。我們就是為了降低整個(gè)企業(yè)的總體成本,才建立秘書服務(wù)隊(duì)伍的。如果我們不想降低成本,那么我們讓研究開發(fā)人員、高級(jí)管理人員自己拖地板、裝訂文件,無(wú)疑減慢了他們的工作速度,降低了工作效率。這就是我們所說(shuō)的服務(wù)的概念,歸根到底就是解放生產(chǎn)力。
我曾經(jīng)在市場(chǎng)部講過(guò),辦事處的行政秘書就是管家婆,把這個(gè)家亂七八糟的的事情管理起來(lái),主任就可以省心了,減輕了管理者的壓力。這些往往都是例行管理的事情。對(duì)于例外管理,還是應(yīng)該讓經(jīng)理們?nèi)ゲ僮?,而不是你們?cè)劫薮挕V劣谑裁词抢泄芾?,什么是例外管理,去看基本法,都寫得很明確。
現(xiàn)在我們的秘書隊(duì)伍是不是能完全擔(dān)負(fù)起這樣的責(zé)任呢?我覺(jué)得可能還有很大差距。因?yàn)槲艺J(rèn)為秘書隊(duì)伍應(yīng)在考核管理上重新定位,適當(dāng)調(diào)換。若辦事處正在聘文員,是不是可以適當(dāng)考核辦事處行政秘書能不能擔(dān)負(fù)起行政秘書的責(zé)任,如果按標(biāo)準(zhǔn)擔(dān)負(fù)不起來(lái),那么她就做文員,再招一個(gè)秘書來(lái)管她。新員工管老員工,老員工可能不服氣,不服氣是短暫的,時(shí)間長(zhǎng)了,也得服氣。合理調(diào)整組織結(jié)構(gòu),合理調(diào)整組織層次。如果說(shuō)我資格很老,怎么辦?那就努力學(xué)習(xí),只有努力學(xué)習(xí)這一條道路。將來(lái)市場(chǎng)部考核上崗這種行為會(huì)越來(lái)越普及,包括秘書系統(tǒng)內(nèi)部也要實(shí)行。一個(gè)非常好的秘書,一考試連打字都不合格,就不可能是一個(gè)好秘書,肯定得扣分。
第三,秘書地位問(wèn)題。
你們問(wèn)秘書地位究竟有多高,這個(gè)問(wèn)題限難說(shuō)清楚。我舉一個(gè)例子給你們聽,美國(guó)軍隊(duì)里有一種士官,不叫軍官,是士兵的士,叫士官。他們有時(shí)候連準(zhǔn)將都可以管,但他們甚至連準(zhǔn)尉都不是。這是美國(guó)軍旅制度確定的,士官?zèng)]有軍官資格,可他們?cè)诳倕⒅\部做一些非常具體的工作。所以,秘書的權(quán)力、職責(zé)大小是與她本人所處的部門、崗位密不可分的,秘書的地位、崗位也是有一定區(qū)別的。說(shuō)到底秘書定位就是一個(gè)服務(wù)性的定位,但不能簡(jiǎn)單理解為端茶倒水、打字復(fù)印,不同地位的秘書其服務(wù)的意義也不同。像我們公司這么龐大的秘書隊(duì)伍,發(fā)達(dá)國(guó)家是養(yǎng)不起的,因?yàn)槌杀咎?。美?guó)的公司一般是提供好的工具,要求科技人員自己做文件,下班之前務(wù)必做完。這一系列管理制度目的就是為了降低成本。華為公司處于中國(guó)特色的情況下,所以養(yǎng)得起,有這么一大群秘書。
而且,任何一個(gè)公司對(duì)女性都有不同程度的歧視,華為公司從不歧視女員工。我們女性員工總?cè)藬?shù)占公司總?cè)藬?shù)的25%左右,這個(gè)比例是相當(dāng)高的。我們?cè)诎才虐踩诵萁鹨约捌渌矫妫际求w現(xiàn)男女平等的。很多公司不愿意聘用女員工,是因?yàn)榕畣T工效率低,做事達(dá)不到目標(biāo),而且女員工有一個(gè)大缺點(diǎn),就是愛(ài)傳小話,嘮叨小話,破壞團(tuán)結(jié)。本來(lái)我們錄用女員工的目的是為了給管理群增加一種潤(rùn)滑劑。男性員工的最特點(diǎn)是剛性,互相一碰撞容易出火花。中間隔著一層彈性海綿,就不會(huì)撞出火花了。若女同志傳小話,反而去點(diǎn)火了。既然如此,那我們就有必要調(diào)整某些部門女員工的比例,向其他部門輸送、消化一部分。華為公司聘用員工的男女比例是遵循客觀規(guī)律的,不是人為可以改變的,我們?nèi)ゴ髮W(xué)招聘科技、技術(shù)人員時(shí)是沒(méi)有性別區(qū)別的。
你們感到學(xué)技術(shù)的女性與男性不平等,男性可以上前線去裝機(jī),而女性大多做秘書。我認(rèn)為我們公司是一律平等的,如果你們有這方面的要求,條件也符合,要求換崗位,我們是可以支持的。我們選用秘書時(shí),基本上是不考慮專業(yè)的,有專業(yè)選擇的是個(gè)別部門,絕大多數(shù)部門是沒(méi)有專業(yè)限制的,只考慮潛在發(fā)展力量,什么專業(yè)都可以進(jìn)來(lái),我在俄羅斯談話時(shí)說(shuō)得很清楚,我們所吸收的一大批俄羅斯博士、碩士、大學(xué)生、男性一定要專業(yè)對(duì)口,女性只要受過(guò)本科訓(xùn)練就可以。你們感到與男性不平等,可以勇敢上前線。不過(guò)我認(rèn)為裝機(jī)前線生活環(huán)境、條件比較艱苦,女生不太適合,如果你們一定要去,希望你們的長(zhǎng)官也要照顧一下,別放到連汽車都沒(méi)有的地方,你們單獨(dú)走一大截山路怎么辦呢?我還不放心呢。華為公司人才流動(dòng)是一種很正常的現(xiàn)象,所有應(yīng)聘的機(jī)會(huì)你們都可以去挑戰(zhàn)。
努力是個(gè)人爭(zhēng)取機(jī)會(huì)、創(chuàng)造機(jī)會(huì),發(fā)展自己的唯一道路,而不是等到人家對(duì)你有個(gè)什么說(shuō)法,我想也不會(huì)有。國(guó)際歌里有句口號(hào):從來(lái)就沒(méi)有什么神仙皇帝,從來(lái)就沒(méi)有救世主,全靠我們自己。我們的女員工一定要注意,提升你們的不是經(jīng)理,也不是男員工,而是你們自己,中有你們創(chuàng)造你們自己的歷史,創(chuàng)造自己的前途和機(jī)遇。這些問(wèn)題,要在工作中慢慢去體會(huì),克服自身缺點(diǎn),表現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn),發(fā)揮強(qiáng)項(xiàng),使得自己適合時(shí)代潮流。華為公司大發(fā)展的滾滾洪流,是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移的。干部使用中任人唯親的現(xiàn)象也不會(huì)更多發(fā)生,將會(huì)為大家提供越來(lái)越多的機(jī)會(huì),這些機(jī)會(huì)也靠你們自己去創(chuàng)造,我想是可以創(chuàng)造出來(lái)的。在展露自己才華時(shí),不是靠你說(shuō),是要看別人對(duì)你的承認(rèn)。因此不要認(rèn)為你們不安心工作,我們就會(huì)對(duì)你們有看法。我們公司的人才政策一貫講得是“愛(ài)一行,干一行;干一行,專一行”,沒(méi)有強(qiáng)迫大家去干一行就一定要去愛(ài)一行。秘書如果不團(tuán)結(jié)起來(lái),不大聲吶喊,就永遠(yuǎn)改變不了自己的命運(yùn)。你們可以多寫文章,可以發(fā)表,可以上報(bào),提出建設(shè)性意見,我們是會(huì)參考的。大家都可以發(fā)揮積極性,每個(gè)人都可以談?wù)J識(shí),討論怎么樣做個(gè)好秘書,秘書不是有好幾項(xiàng)功能嗎,可以重點(diǎn)講講服務(wù)功能。
第四,就是秘書管理系統(tǒng),包括培訓(xùn)、考核、和定位等問(wèn)題。
這方面華為公司還沒(méi)有搞好。過(guò)去,公司處于解決溫飽狀態(tài),重點(diǎn)一是抓產(chǎn)品開發(fā),二是抓市場(chǎng)拓展,現(xiàn)在對(duì)研究開發(fā)人員和市場(chǎng)拓展人員都有了較好的評(píng)價(jià),但是對(duì)整個(gè)后方,所有的管理體系,包括生產(chǎn)管理體系等等都沒(méi)有明確定位。我前幾天在生產(chǎn)部門講過(guò),今天的生產(chǎn)已與昨天不可同日而語(yǔ),這么復(fù)雜的體系,管理的難度與深度都是很大的。所以我認(rèn)為隨著公司的發(fā)展,要開始狠抓管理。今天跟大家談話,目的就是要在今年在秘書體系建設(shè)的問(wèn)題上作出努力,使得秘書體系能夠比較科學(xué)化、合理化。當(dāng)然,實(shí)現(xiàn)在這個(gè)目標(biāo)也可能需要更長(zhǎng)的時(shí)間,但是我們會(huì)努力往這個(gè)方向去努力。
關(guān)于秘書的培訓(xùn)。我認(rèn)為不一定要依賴于公司,每個(gè)人時(shí)時(shí)處處做每一件事,與任何人打交道,都是一個(gè)自我培訓(xùn)的過(guò)程,這講究一個(gè)悟性。你悟性好,就可以得其精華,就可以成仙。沒(méi)有這個(gè)悟性,機(jī)會(huì)總是會(huì)從你身邊錯(cuò)過(guò)。每個(gè)人都要加強(qiáng)自我培訓(xùn),在此基礎(chǔ)上上升到公司的體系,那就是寫出你的論文來(lái)。人人都可以寫自己的崗位,也可以寫別人,我建議最好寫本人的崗位,因?yàn)橹挥凶约簩?duì)自懷的崗位認(rèn)識(shí)較深刻,這樣可以給我們提供參考意見。培訓(xùn)也可以共享,各部門組織后,發(fā)個(gè)NOTES,大家一起來(lái)聽。深大也有很多秘書專業(yè),可以邀請(qǐng)教授來(lái)講課或者自己去聽。你想提高待遇,你就得多學(xué)習(xí),提高自我是必不可少的。如果不提高,就可能淘汰。
第五,談到憂患意識(shí),我認(rèn)為不同層次人考慮的東西不盡相同。
就比如960萬(wàn)平方公里裝在國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人肚子里就不沉,可是裝在我們肚子里就很沉。所以說(shuō)我們每個(gè)人最大的憂患意識(shí)就是如何做好本職工作。比如中試部一年改了一根線,使產(chǎn)品穩(wěn)定,降低成本,多么偉大。憂患每時(shí)每刻就在我們身邊,并不一定要提高到很高層次,產(chǎn)品質(zhì)量不高,返修率不低就是我們的憂患意識(shí)。不同崗位、不同層次的人工作內(nèi)容不同,需要了解的也不一樣,總之,精力應(yīng)該放在搞好工作中去,空抱著那些虛無(wú)飄渺的所謂的遠(yuǎn)大理想是錯(cuò)誤的,做好本職工作最重要,這也是華為文化之一。華為公司不管社會(huì)上怎么攻擊我們,我們從不解釋,因?yàn)槲覀儧](méi)有功夫,我們的重心是建設(shè)自己。
第六,我認(rèn)為秘書是可以發(fā)展、走向經(jīng)理崗位的。
世界上很多的秘書后來(lái)都能夠做到很高的職位,秘書地位也并不低,秘書也可以拿高工資,秘書也不必一直做秘書,這是正常的。因?yàn)槊貢私獾木C合面廣,有相當(dāng)大的適應(yīng)能力,當(dāng)她在某一點(diǎn)問(wèn)題上看破紅塵時(shí),她站起來(lái)說(shuō)話甚至比專業(yè)人員還要?dú)v害。所以我們動(dòng)員一批優(yōu)秀秘書到前線去,到辦事處去,增加對(duì)市場(chǎng)的了解,經(jīng)受市場(chǎng)考驗(yàn),加強(qiáng)市場(chǎng)意識(shí),這有利于將來(lái)的發(fā)展。公司今年要重點(diǎn)建立干部隊(duì)伍體系,準(zhǔn)備成立干部部,目前雖然還沒(méi)有完整的架子,但都開始在組建了。今年要建立一個(gè)科學(xué)的考評(píng)管理體系,還有就是建立秘書服務(wù)體系。我們現(xiàn)在下定決心做這件事,當(dāng)體系建立起來(lái)以后,就會(huì)給你們提供機(jī)會(huì)。我們也不是先知先覺(jué),不可能想好了一個(gè)秘書體系怎么辦,然后你再上來(lái)干,我們只能共建秘書體系。
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