行業(yè)專業(yè)知識。秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。這是秘書知識結構中的核心部分?？傮w來說，行業(yè)專業(yè)知識是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識，比如說在從事服裝經(jīng)營的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫(yī)務秘書等。目前一些國家秘書職業(yè)的永業(yè)化特點，就是因為秘書的第二專業(yè)知識已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識。這一點，企業(yè)秘書必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據(jù)自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經(jīng)濟學知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當前全黨工作應以經(jīng)濟建設為中心。經(jīng)濟建設的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經(jīng)濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創(chuàng)造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發(fā)面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識體系

新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰(zhàn)。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的發(fā)展機遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經(jīng)濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發(fā)揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動化系統(tǒng)的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現(xiàn)代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經(jīng)常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經(jīng)濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通

4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經(jīng)濟貿(mào)易活動,簽訂的涉外經(jīng)濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R，無論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國家應有的損失。

5.會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現(xiàn)代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經(jīng)濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯(lián)系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發(fā)展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經(jīng)濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業(yè)單位與政府部門乃至國家的發(fā)展。