關(guān)于秘書素養(yǎng)的文獻
秘書人員各方面的素養(yǎng)都對單位有一定的影響,那么有哪些是淺談秘書素養(yǎng)的相關(guān)文獻呢?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書素養(yǎng)的文獻,希望對您有所幫助。
關(guān)于秘書素養(yǎng)的文獻
秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù),并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。其活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者,根本職能是輔助管理,基本功做方式是處理信息和事務(wù),由于這一工作的重要性,對從業(yè)人員也提出了較高的素質(zhì)要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時期,更需要一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風好、紀律嚴明的秘書隊伍??梢哉f,秘書素質(zhì)的好壞是造就高素質(zhì)秘書隊伍,推動秘書事業(yè)健康發(fā)展,保證各項工作正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此,研究秘書素質(zhì)問題有著重要的現(xiàn)實意義。
一、素質(zhì)對秘書工作的作用
素質(zhì),是指一個人在政治、思想、作風、道德品質(zhì)和知識、技能等方面,經(jīng)過長期鍛煉、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的屬性,能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀、助手,工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先,高素質(zhì)是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行好黨的路線、方針、政策的可靠保證;其次,高素質(zhì)是提高秘書部門工作質(zhì)量和工作效率的重要依托;第三,高素質(zhì)是建立一支符合時代要求的優(yōu)秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領(lǐng)導(dǎo),直接為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù),必須有較高的思想水平和政策水平,過硬的專業(yè)能力,高速的辦公效率,既能深刻領(lǐng)會黨的路線、方針、政策,又能熟悉和掌握本地、本部門的情況,把“上情”與“下情”有機地結(jié)合起來,運用現(xiàn)代化辦公手段,創(chuàng)造性地開展工作,做好綜合服務(wù),才能適應(yīng)時代要求,充分發(fā)揮秘書職能,做好秘書工作。
二、信息資料對秘書工作的重要意義
首先,信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。決策是領(lǐng)導(dǎo)的責任,秘書部門在領(lǐng)導(dǎo)決策中的首要任務(wù)是提供各種有效信息,秘書部門要想在決策的準備階段、決策階段、檢驗階段起參謀作用,一步也離不開信息。
其次,信息是辦文辦事的參考依據(jù),是起草文件的基礎(chǔ),秘書部門是綜合辦事機構(gòu),每天要辦理來自各方面的文書,應(yīng)接答復(fù)各方面的請示、詢問,天天都在代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令,依據(jù)的不僅是領(lǐng)導(dǎo)的意旨,更主要的是對客觀情況的綜合判斷。信息越豐富,辦文辦事越靈活。任何秘書人員起草各種文件都離不開方針政策、上級指示、存在問題、典型事例和對策實施等,這些東西不是頭腦的產(chǎn)物,而是對各種信息資料的搜集、整理、加工和利用的結(jié)果,頭腦只是信息資料的加工廠。一般地說,秘書起草文件,特別是內(nèi)容較為復(fù)雜的,總是要從熟悉情況入手,或者借助于平時記憶,或是利用信息資料,所以,秘書擬文的質(zhì)量和效率很大程度上取決于信息資料。
再次,信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。隨著社會的發(fā)展進步,信息的價值將不斷飚升,信息時代的到來,給我國秘書工作既帶來了難得的發(fā)展機遇,又遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。因此,迫切要求現(xiàn)代秘書提高信息素養(yǎng),學會用信息技術(shù)開展工作,以提高為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的效率和質(zhì)量。
三、我國秘書人員信息工作和信息素養(yǎng)現(xiàn)狀
從現(xiàn)實情況來看,我國秘書隊伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。
(一)觀念陳舊,思想不夠開放,一些秘書人員對信息的價值認識不足,特別是年齡較大的工作者,接受新事物比較慢,不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢,對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡,習慣于“文房四寶”等老套路,缺乏放眼世界的眼光和敏銳的洞察信息的意識。
(二)一些單位機關(guān)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低,使秘書人員沒有機會學習信息新技術(shù)。使秘書人員的信息網(wǎng)絡(luò)意識較差,不能夠在工作中較好地為領(lǐng)導(dǎo)者提供有利信息,不利于領(lǐng)導(dǎo)者科學決策。
(三)秘書人員缺乏良好的科學文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓。沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機知識,沒有一定的外語水平,信息工作難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵,一看見英文就頭疼。這些都不利于秘書信息工作的展開。
(四)知識的匱乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙,從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明,我國秘書隊伍的信息素養(yǎng),與信息時代的領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng),迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。
(五)秘書人員收集信息的能力較差,獲取信息的渠道較狹窄,秘書人員的信息反饋能力不夠,不能夠及時、準確、全面地反饋信息,使信息質(zhì)量的提高受到嚴重阻礙。
四、把握好學習、實踐和監(jiān)督的關(guān)系
學習是提高秘書人員素質(zhì)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),也是在當前政治、經(jīng)濟、文化各方面深刻變革過程中,應(yīng)對新形勢、新課題的當務(wù)之急。結(jié)合秘書工作,要突出抓好三個方面的學習:黨的方針、路線、政策,不斷提高理論和政策水平。首選要掌握黨的基本理論和各方政策。其次要深刻理解理論政策的精神實質(zhì),不但要知其然,還要知其所以然。只有這樣經(jīng)過長期的努力,既做到深知熟記,又能在處理問題時融會貫通,才算是真正地做到了理解和掌握,整體素質(zhì)才能有望提高。針對辦公室工作的需要,學習好經(jīng)濟、科技、管理、法律等專業(yè)知識,還要學習與自己工作相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)知識。尤其要注意理論與實踐的聯(lián)系,從工作實踐中找學問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道,只有書本知識而沒有實際經(jīng)驗,寫文章就必然空發(fā)議論,紙上談兵,處理問題就可能脫離實際,束手無策。因此,學習要全面,要結(jié)合自身工作情況。學習使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備?,F(xiàn)在,我們已進入了辦公自動化的時代,各種先進辦公設(shè)備的運用,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展,大大提高了辦公效率,把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來,也給秘書人員提出了新的課題,作為秘書,必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力,以適應(yīng)新要求,協(xié)助強領(lǐng)導(dǎo)順利決策,靈活指揮。 紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學習書本是難以完成的,一個稱職的高素質(zhì)秘書人員必須經(jīng)受實踐的鍛煉,才能牢固地打好基礎(chǔ),充分發(fā)揮參謀、助手作用。領(lǐng)導(dǎo)要在實際工作中給秘書人員交任務(wù)、壓擔子,尤其對一些新進秘書部門工作的人員,要在嚴格要求的前提下,放手把一些重要任務(wù)交給他們?nèi)マk,使他們在艱苦磨煉中縮短“適應(yīng)期”,迅速成長,早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替,以免形成老秘書忙得團團轉(zhuǎn),新秘書在一旁看的現(xiàn)象,促進新老秘書的共同提高。其次,要注意組織秘書人員深入基層,深入實際,了解情況。秘書人員由于長期在機關(guān)工作,在領(lǐng)導(dǎo)身邊,紙面上的東西掌握較多,而實踐經(jīng)驗知道的少,容易出現(xiàn)脫離實際的偏向,因此,要有計劃地安排秘書人員到基層,深入到工作一線,了解情況,增長見識。這對于秘書人員增長感性認識,不斷提高分析、處理問題的能力,是大有益處的。
秘書人員要具有較高的素質(zhì),除了自身努力之外,離不開工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中,其愛鍛煉的程度就高,學到的東西就多,素質(zhì)也隨之提高。因此,要建立一個較好外部環(huán)境:秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦事機構(gòu)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優(yōu)越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會,努力工作,實實在在地學好本領(lǐng)。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中,最重要的是領(lǐng)導(dǎo)者的作用。首先,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視秘書工作和對秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)。一是既要重視對秘書人員的使用,又要重視對他們的培養(yǎng);二是要注意啟動秘書人員的內(nèi)在動力,激發(fā)他們自我提高的意識。其次,要關(guān)心支持秘書人員自我素質(zhì)的提高,多幫助,多鼓勵,為他們創(chuàng)造條件。
由于秘書工作環(huán)境的特殊,使他們自身不免會產(chǎn)生優(yōu)越感,因此,對他們必須嚴格管理,嚴格監(jiān)督,實踐表明,良好的管理環(huán)境與秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監(jiān)督,會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的秘書人員走上歧途。
五、成為信息化社會下的高素質(zhì)秘書人員
秘書隊伍是我國職業(yè)大軍中一個特殊的群體,由于職業(yè)的特殊要求,其信息要求也必然表現(xiàn)出一定的特殊性。一是與領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系的直接性,秘書人才的信息工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù),秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實現(xiàn)的。秘書工作者的信息水平如何,直接關(guān)系到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的水平的高低,其重要意義是顯而易見的。二是信息視野的全方位性。秘書工作以輔助領(lǐng)導(dǎo)科學決策和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學管理為主要職責,而領(lǐng)導(dǎo)者管理的都是一個動態(tài)的大系統(tǒng),涉及到政治、經(jīng)濟、文化、科技等各個方面,且具有高度的綜合性。因此,凡是與領(lǐng)導(dǎo)活動相關(guān)的信息,都應(yīng)該成為秘書工作者關(guān)注的信息。這就要求秘書的信息水平相對于其他機關(guān)工作者來說要求更高,胸襟更要寬廣,知識更要淵博,視角更要開放。三是提高發(fā)展的動態(tài)性,信息工作要求是秘書人才適應(yīng)信息化社會發(fā)展要求,經(jīng)過培養(yǎng)和訓練而生成的一種修養(yǎng)與能力,它必然隨著時代的發(fā)展變化而不斷提高和發(fā)展,決非一勞永逸的。秘書信息化建設(shè)是行政管理方式的一場深刻革命。各級領(lǐng)導(dǎo)同志要重視信息工程建設(shè),發(fā)揮信息工作自身的特點,動員社會各方面力量,廣泛參與,形成合力,為推進秘書事業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展而不懈努力。
秘書人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作,做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,將各項工作落實到實處,促進社會各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強、作風實、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書隊伍,是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求,也是新時代對我們秘書從業(yè)人員提出的一項新課題,是一項長期的任務(wù),秘書工作者要在實踐中積極探索,積累經(jīng)驗,逐步提高。
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