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      淺談秘書修養(yǎng)論文

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      淺談秘書修養(yǎng)論文

        秘書人員自身素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率,寫淺談秘書人員修養(yǎng)的相關(guān)論文,下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于淺談秘書修養(yǎng)論文的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

        淺談秘書修養(yǎng)論文

        文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù),不僅僅是抄、寫、收、發(fā),而且還通過事務(wù)性工作的處理,起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用;同時,就一般情況而言,中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價值,關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量,而檔案資料的質(zhì)量,又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此,本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起,進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識。

        一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng),是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

        文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀,一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄,有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄,有接待來訪者的記錄,還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫,即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時間去做其它工作,這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿,是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程,常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時,是領(lǐng)導(dǎo)親自動手,秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí);有時,是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容,秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點(diǎn),或者同秘書一起在討論中形成一個要點(diǎn),然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn),形成文字。這最后一種,領(lǐng)導(dǎo)只是出題目,而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改,則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是,在起草文稿的時候,文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考,而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去,形成初稿,讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷,而不是照葫蘆畫瓢,這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等,并使之成為群眾性的行動。

        要達(dá)到上述目的,文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外,還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好,是一個文字秘書稱職不稱職的問題;品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好,是一個文字秘書合格不合格的問題。因此,文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個方面的修養(yǎng),努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員,在自己的工作崗位上,不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀,同時,由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料,也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價值的原始資料。因此,較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng),是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。?

        二、文字秘書同時應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

        由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限,許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo),因此,文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上,按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求,努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

        文字秘書兼做文書檔案管理,主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接,又相互制約,而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié),其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù),為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作,為本部門、本單位的中心工作服務(wù),是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。

        作好文書檔案管理工作,是為了保證文書檔案在中心工作中的作用,即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用,作為宣傳教育的素材,作為歷史的憑證,作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件,其重要性是不言而喻的。由于機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是通過機(jī)關(guān)辦公部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的,而這類文檔室對于較小機(jī)關(guān)而言,則具有綜合性,它不僅是管理文書檔案,同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案,門類更多,內(nèi)容更豐富,工作更復(fù)雜,這樣,要求提供大量的參考資料,要求為機(jī)關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件,而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確,這就增加了一定的難度。因此,文字秘書在加強(qiáng)秘書工作修養(yǎng)的同時,又必須具有文書檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng),做一名合格的文書檔案管理工作者。

        三、在新形勢下,加強(qiáng)文字秘書、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性

        綜上所述,由于中小機(jī)關(guān)的文書檔案管理,一般情況下都是由文字秘書兼任的,因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作,從專業(yè)上說,雖然有區(qū)別,但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系,更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體,可以這樣說,文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值,進(jìn)而搞好文書檔案管理,使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ),這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。

        黨的十一屆三中全會以來,隨著黨和國家把中心工作轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)、改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善,各類部門在機(jī)關(guān)建設(shè)中,對文字秘書的要求越來越高,對文書檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來越重視,機(jī)關(guān)文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過二十年來的努力,做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發(fā)展,但文書檔案管理隊伍的建設(shè),特別是廣大基層部門機(jī)關(guān)的文書檔案管理隊伍的建設(shè)及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。突出地表現(xiàn)在能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數(shù)量少、崗位不穩(wěn)定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文字秘書的要求不高,對文書檔案工作不重視,認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛,無足輕重,文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂,無須專業(yè),更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會風(fēng)氣不良影響,把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從,來去以符合自己的口味為標(biāo)準(zhǔn)。其次,是不關(guān)心對他們的培訓(xùn)教育,專業(yè)水平得不到提高。

        為此,針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問題,應(yīng)該從以下幾個方面加強(qiáng)隊伍建設(shè)。第一,以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件,在配備文秘、文檔管理人員時,應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員;第二,對在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn),使他們在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高,以適應(yīng)新形勢的要求;第三,在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下,對機(jī)關(guān)文字秘書、文檔管理人員,特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核,合格者,應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書并享受規(guī)定的工資津貼,鼓勵他們作好本職工作。

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