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      商務(wù)傳真使用禮儀

      時(shí)間: 雪錦826 分享

      商務(wù)傳真使用禮儀

        傳真在我們商務(wù)中是很普遍的,那么你們知道傳真的使用禮儀是怎樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的商務(wù)傳真使用禮儀,希望能夠幫到大家哦!

        商務(wù)傳真使用禮儀

        1、必須依禮使用。

        商界人員在使用傳真時(shí),必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時(shí),一般不可缺少必要的問候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書信、資料時(shí),更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外,有必要使用公眾傳真設(shè)備,即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí),除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外,對(duì)于工作人員亦須依禮相待。

        人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí),最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后,應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方,以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí),千萬不可拖延時(shí)間,耽誤對(duì)方的要事。

        2、傳真的完整性:在發(fā)送傳真時(shí),應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地,應(yīng)為對(duì)方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方。在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說明,也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容,這是良好的工作習(xí)慣,對(duì)雙方的文件管理都非常有利。

        3、傳真的清晰度:發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件,避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。

        4、傳真的使用時(shí)間:如果沒有得到對(duì)方的允許,不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后,這是非常不禮貌的行為。

        5、傳真回復(fù)問題:如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接收的狀態(tài),發(fā)送方應(yīng)盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系,確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù),避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中,任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗,這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。

        注意事項(xiàng):

        (一)格式規(guī)范

        正式的傳真必須有首頁(yè),上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等,這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的,也必須以3—1,3—2,3—3等方式注明,讓接收者一看就知道是三頁(yè)。如果其中某一頁(yè)不清楚或是未收到時(shí),可以請(qǐng)對(duì)方再發(fā)一次,這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙,有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋,用這些信紙發(fā)傳真會(huì)浪費(fèi)掃描時(shí)間。

        (二)內(nèi)容齊全

        正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌,有必要的稱呼、問候語(yǔ)、敬語(yǔ)、致謝語(yǔ)、簽字等均不可缺少,尤其是信尾的簽字非常重要,因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的,表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對(duì)對(duì)方的尊重。

        (三)及時(shí)通報(bào)。

        發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下,以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對(duì)方,以免對(duì)方不放心。這既是傳真的工作程序,也是一種文明禮貌。

        傳真使用方法

        一、 發(fā)送傳真

        1. 按【傳真】鍵

        2. 放入原稿

        3. 輸入傳真號(hào)碼

        4. 按【啟動(dòng)】鍵發(fā)送傳真

        二、 接收傳真

        1. 接收模式設(shè)定,可以通過面板的【收傳真自動(dòng)/手動(dòng)】鍵切換至【傳真自動(dòng)】或【傳真手動(dòng)】模式。

        傳真自動(dòng):在指定的振鈴次數(shù)內(nèi)可以接聽電話(默認(rèn)振鈴4次),然后自動(dòng)給傳真信號(hào)。

        傳真手動(dòng):每次都需要接通電話后,再按啟動(dòng)鍵接收傳真。

        2. 如何手動(dòng)給傳真信號(hào)?

        接通電話后,按面板的綠色啟動(dòng)鍵。

        三、 如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統(tǒng)為例)

        1. 正確安裝驅(qū)動(dòng)(可以通過隨機(jī)光盤安裝)

        2. 文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現(xiàn)以下對(duì)話框,找到DocuPrint M115 fax——點(diǎn)擊“OK”

        3. 撥號(hào),添加號(hào)碼,然后點(diǎn)擊開始即可。

        如果需要撥分機(jī),請(qǐng)使用暫停鍵

        四、 如何PC接收傳真(以win7操作系統(tǒng)為例)

        PC-Fax接收功能:將接收到的傳真信息存儲(chǔ)到內(nèi)存中,并將它自動(dòng)發(fā)送到計(jì)數(shù)機(jī)中,即使計(jì)算機(jī)關(guān)閉,設(shè)備仍會(huì)接收傳真,并存儲(chǔ)在內(nèi)存中,液晶屏?xí)缦嘛@示存儲(chǔ)傳真的數(shù)量【PC Fax 信息:001】,

        打開計(jì)算機(jī)并運(yùn)行PC-fax接收后,內(nèi)存中的傳真會(huì)自動(dòng)發(fā)到計(jì)算機(jī)中。

        1. 在控制面板打開“PC Fax 接收”功能

        功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健,找到【遠(yuǎn)程傳真選項(xiàng)】——OK健找到【PC Fax 接收】——將選項(xiàng)改為“開”(如果需要接收PC傳真的同時(shí)收到一份紙質(zhì)傳真,即將【備份打印】改為“開”,否則改為“關(guān)”)。

        2. 在PC端安裝并打開【PC Fax 接收】,隨機(jī)光盤中有相關(guān)軟件。

        開始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax 接收——接收

        3. 右擊計(jì)算機(jī)任務(wù)欄中的 PC-FAX 圖標(biāo),然后點(diǎn)擊 PC-Fax 接收設(shè)置。出現(xiàn) PC-Fax 接收設(shè)置對(duì)話框,可以設(shè)置接收文件的路徑以及接收文件的格式等

        4. 瀏覽新的 PC-FAX 信息

        
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