商務活動中的禮儀(2)
商務活動中的禮儀
短信的編輯
眾所周知，短信是商務會議中應用最廣泛的信息手段之一，倍受商務人員的青睞。短信內容的編輯主要包含以下四點：
1、稱呼。稱呼是指短信開頭對邀請嘉賓的尊稱。就如同信件一樣，在短信一開始就要明確其接收的對象，即短信的接收人。在商務會議中，短信的稱呼一般分為兩種：一是一對一的短信。簡單來說，就是發(fā)件人與收件人均為一個。這就需要發(fā)件人在稱呼里直接“點名道姓”，以明確對象，如“尊敬的王先生”、“尊敬的李小姐”等。二是群發(fā)短信。即一對多的模式，短信的收件人為多個。這就要求發(fā)件人在短信編輯的時候，要選用涵蓋面廣的稱呼，不能明確到個別嘉賓身上，以免引起其他擬邀嘉賓的不悅。如“尊敬的各位領導”、“尊敬的各位嘉賓”等。
2、內容。發(fā)送短信最重要的就是關鍵信息的傳達，這就表示短信內容要將所要傳達的信息進行整合、編輯及加工，使用簡單精煉的文字將全部的重點信息表達清楚。如歡迎短信中要將會議的時間、地點、會議的主題等重要信息表達準確。在此基礎上，可適當加入文學元素，如在短信一開頭可使用渲染力強的文字對嘉賓的到訪表示熱烈的歡迎和感謝，為后面的內容做一個情感上的鋪墊。此外，對于詢問型的短信要注意要點的把握，所問的問題要讓人一目了然地了解清楚問題關鍵是什么。與此同時，注意提問的語氣和措辭，盡量委婉，避免生硬，以免造成雙方的心理上的隔閡。
3、署名。即表明發(fā)件人的身份，這是短信編輯中不可缺少的一步。如若缺少，會造成嘉賓的疑惑，給人留下辦事不嚴謹的印象，甚至會耽誤事件的進程。短信署名從某種意義上說，不僅是對嘉賓對象的尊重，也是達到其目的的必要手段。商務會議中，發(fā)件人多以公司名義為主，所以在短信通知時要將公司的名稱和個人的職位、姓名描述清楚，以便嘉賓在閱讀完短信的時候就明確邀請人是誰，了解到該與誰溝通和聯系。
4、注重細節(jié)。其實，手機短信就相當于主辦者的“信息版名片”，給人的第一印象的好壞決定了后續(xù)合作洽談的發(fā)展方向。所以要從細節(jié)部分入手，如天氣預報、交通情況等信息的添加，這不僅能充實信息的內容，更能體現主辦者細節(jié)化的辦事態(tài)度和貼心的服務。另外要注意的是字數的限制，一般來說通知短信的字數最好在250字以內。正常情況下，250字足以將重點的信息內容表達完全。根據人們的閱讀習慣，冗長的文字會造成閱件人的煩躁和排斥。所以在編撰短信時就要注意多使用短小精悍的文字，這就要求對文字做提煉和精簡。
短信的發(fā)送
除卻短信內容編撰上的注意要點，短信發(fā)送的過程中也不可怠慢。有以下兩點需要注意：
1、在短信發(fā)送的時間點選擇上，要注意避免成為“信騷擾”。有的人認為晚上十點之后打電話會打擾到對方休息而選擇以短信的方式告知，但如果發(fā)送的時間過晚，同樣會造成對方的困擾。所以，如若有事告知或聯系對方，最好是在晚上十點之前解決。在使用現代信息化的便捷渠道進行社交的同時，我們更要注意形成一種良性的交流和溝通。短信的發(fā)送時間點不宜過晚，同樣也不宜過早。所以選擇發(fā)送的時間要注意避開對方休息和忙綠的時間段，盡量杜絕打擾對方的生活，如若有緊急情況，則要在闡述完原由后及時表達歉意。
2、在短信的結尾，我們要注意對于需要回復的短信，要在結尾處表明要求回復。如若對方沒有回復，可根據事態(tài)的輕重急緩來安排下一次的聯系時間。盡量避免在同一天內給一個不熟悉的人發(fā)兩次以上的短信和電話，這不僅是不禮貌的行為，還會引發(fā)對方的反感，吃力不討好。所以，如若對方沒有及時回復，可視為對方還在考慮或是忙綠，將其順延到第二天在詢問就可以。
另外，要注意的是，商務短信“一來一往”即可，不要有一句沒一句的和對方閑聊。同樣的短信發(fā)送一次即可，不要在短時間內重復發(fā)送，形成信息垃圾。同時，要注意杜絕將問題分散式發(fā)送給對方。在發(fā)送短信前，應先將想詢問的問題整合后集中發(fā)給對方，避免形成短信的“狂轟亂炸”讓對方“目不暇接”。
商務禮儀是在商務活動中體現相互尊重的行為準則，其核心作用是為了體現人與人之間的相互尊重。特別是對于現今發(fā)展迅猛的會展業(yè)來說，商務禮儀的學習顯得尤為重要。禮出于俗，俗化為禮。只有做到“約束自己，尊重他人”才能輕松愉快的與他人交往，才能進一步塑造企業(yè)形象，提高顧客滿意度和美譽度，最終達到提升企業(yè)的經濟效益和社會效益的目的。
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