辦公室日常接待禮儀
辦公室日常接待禮儀
日常接待是辦公室接待工作中一項(xiàng)頻繁而重要的工作，它代表著一個(gè)單位的形象，也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀，是辦公室工作重要的組成部分。下文學(xué)習(xí)啦小編將詳細(xì)介紹辦公室日常接待禮儀內(nèi)容。
辦公室日常接待禮儀
(一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠(chéng)，禮儀常識(shí)必不可少。迎來(lái)送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書(shū)在辦公室接待來(lái)訪的客人，既有預(yù)先約定的，也有臨時(shí)無(wú)約的“不速之客”。不管是有約的還是無(wú)約的，秘書(shū)都應(yīng)熱情地以禮相待。
當(dāng)來(lái)賓若是熟悉且依約前來(lái)的，秘書(shū)可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會(huì)談地點(diǎn)。對(duì)首次到訪的來(lái)賓，不管有約無(wú)約，秘書(shū)都應(yīng)誠(chéng)懇地進(jìn)行自我介紹，然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢(xún)問(wèn)來(lái)賓身份，并與其握手致意，必要時(shí)可與來(lái)賓禮貌地交換名片。對(duì)有約的、重要的，或是遠(yuǎn)道而來(lái)的來(lái)賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數(shù)是秘書(shū))應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門(mén)口、辦公樓下恭候來(lái)賓。當(dāng)來(lái)賓乘坐的車(chē)輛駛近時(shí)，應(yīng)面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們?cè)诖艘呀?jīng)恭候多時(shí)了，歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時(shí)，秘書(shū)必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站等交通場(chǎng)所迎接來(lái)賓，或在接待活動(dòng)地迎接來(lái)賓，這相對(duì)于辦公室日常迎接來(lái)說(shuō)，程序更為復(fù)雜些，禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來(lái)賓到達(dá)后，主人應(yīng)上前熱情地招呼、問(wèn)候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來(lái)賓是初次見(jiàn)面，秘書(shū)可事先準(zhǔn)備好寫(xiě)有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類(lèi)醒目文字的接站牌。
對(duì)重要的來(lái)賓，可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí)，要安排迎賓線，即在迎賓時(shí)，為了表示隆重，同時(shí)也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊(duì)迎接來(lái)賓。迎賓線可安排在門(mén)內(nèi)，也可安排在門(mén)外，但一定要面向來(lái)賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來(lái)賓時(shí)，有時(shí)還要安排送花。送花時(shí)，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語(yǔ)的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時(shí)，一定要尊重來(lái)賓所在國(guó)對(duì)花的禁忌風(fēng)俗。一般來(lái)說(shuō)，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來(lái)賓所在國(guó)的國(guó)花一般都會(huì)受歡迎。在數(shù)目上，西方人送花一般是單數(shù)，但不能送13朵。
(二)送賓禮節(jié)。俗話說(shuō)：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí)，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門(mén)口，或送至電梯口，或送至單位的大門(mén)口等，與客人握手道別，必要時(shí)還要為客人打開(kāi)車(chē)門(mén)。送別時(shí)一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí)，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會(huì)。
重要的訪問(wèn)應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行。必要時(shí)，要安排送賓線，即在送賓時(shí)，為了表示隆重，同時(shí)也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊(duì)送別來(lái)賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類(lèi)似。同時(shí)，有時(shí)還可安排送花。送別時(shí)，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時(shí)送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。
怎樣做好辦公室接待工作
一、心要細(xì)
無(wú)論是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，還是事后與賓館結(jié)算賬目，都要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍。
1.掌握情況要細(xì)。
接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)，要主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或來(lái)訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來(lái)訪目的、要求、活動(dòng)方式、具體時(shí)間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，要把這些情況詳細(xì)記錄下來(lái)，以備安排好接待工作。
2.制定方案要細(xì)。
根據(jù)接待要求，要制定出詳細(xì)的《接待方案》，主要包括活動(dòng)日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡(jiǎn)介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來(lái)賓和大型活動(dòng)，還要制定《工作手冊(cè)》，包括文字材料準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請(qǐng)、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊(cè)中的每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人，以便于操作。
3.協(xié)調(diào)落實(shí)要細(xì)。
方案送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，做好詳細(xì)安排。重要接待工作，還要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，明確責(zé)任，落實(shí)任務(wù)，讓每一個(gè)參與接待的人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。在接待過(guò)程中，更是要細(xì)心。細(xì)心到什么程度?每個(gè)接待點(diǎn)的安排情況，都要提前打電話落實(shí)，必要時(shí)，還要派人打前站落實(shí)。如：來(lái)賓到來(lái)后，領(lǐng)導(dǎo)在哪接，車(chē)輛在哪停;到參觀地點(diǎn)后，怎樣擺放車(chē)輛，如何確定行走路線和活動(dòng)范圍等都要一一踩點(diǎn)落實(shí)。
二、腦要靈
活動(dòng)方案雖是預(yù)先設(shè)計(jì)好的，但在接待過(guò)程中，常常會(huì)有一些意想不到的情況發(fā)生，比如來(lái)賓臨時(shí)改變參觀地點(diǎn)等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活，要多準(zhǔn)備、多商量、多請(qǐng)示，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整接待方案，并及時(shí)通知參與接待的工作人員。
比如，遇到道路交通阻塞、參觀地點(diǎn)調(diào)整、群眾集體上訪等特殊情況，接待人員要準(zhǔn)確掌握情況，沉著冷靜應(yīng)對(duì)，及時(shí)果斷處理，切勿急躁。同時(shí)，在接待過(guò)程中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交待的每件事都要記牢，認(rèn)真細(xì)致地落實(shí)好。
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