秘書日常辦公禮儀基本要求(2)
秘書日常辦公禮儀基本要求
工作時間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡;私人電話不要沒完沒了的接，必須接時放低音量走到洗手間或茶水間接聽，避免打擾同事工作。
秘書日常工作禮儀
一、上崗禮儀
通過種種考試、面試、能夠被錄用并開始上崗，應(yīng)該說已經(jīng)是一個幸運者、勝利者了，而第一次上崗對于每一個人來說都是十分重要的，因為如果說應(yīng)聘時是推銷自我的話，上崗就是展示自我能力的開始，尤其“首次效應(yīng)”十分重要。為了樹立良好的“第一印象”，在走上新的工作崗位時，應(yīng)注意：
1.全面了解公司的各項規(guī)章制度。
2. 了解管理各項業(yè)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人姓名及其職責(zé)。
3. 當(dāng)你有困難時不要不好意思求助他人，人們愿意原諒無知，而不肯原諒錯誤。
4. 被介紹時一定要仔細(xì)聽清并記住同事們的姓氏，盡早區(qū)分認(rèn)識。介紹時應(yīng)起身握，注意禮貌禮節(jié)。
二、早安禮儀
早上一到公司要精神抖擻地向他人禮貌地道早安。
如果細(xì)心地觀察周圍每一個人道早安的方式，有些人聲音小得連旁邊的人都聽不到，或是像有滿肚子悶氣似地大聲吆喝，甚至悶著頭一聲不響地逕自坐下等等。
并不是每一個人早上進入辦公室，都會快活地向人道早安。
“道早安”是社會行動的第一步，是確定自己存在的積極行動。如果自己所發(fā)出的聲音能夠引起對方的反應(yīng)，這不僅達(dá)到了“自我確認(rèn)”的目的，也是人與人接觸的基本禮貌，社會關(guān)系也因此而產(chǎn)生。
早餐，英語稱“Breakfast”。這個字是從宗教活動“Fast”(絕食)及“Break”(打破)二字合成的。也就是說，打破從昨夜開始一直沒有進食的狀態(tài)稱之為早餐。
你與周圍人互道早安，就等于是工作場所中的上班鈴聲一般。從這一句“早安”開始，表示今天又是新的一天。
你如果希望在這新的一天當(dāng)中，自己的人際關(guān)系更加圓滿，無論如何都要清新、明朗地和他人道早安。
你必須要明了自己對道早安的價值觀。道早安，不只是告訴大家一些禮儀及有關(guān)的經(jīng)驗教訓(xùn)或利弊得失，還要大家知道這些日常生活中不可或缺的禮儀，其實對于我們自我存在的確認(rèn)及人際關(guān)系，有著極重要的影響。
從實際生活來看，早上打招呼的對象應(yīng)包含與自己交情一向不睦的人，以及昨天曾經(jīng)為了工作而起沖突的人。
這一句輕松愉快的“早安”等于是向?qū)Ψ叫?ldquo;昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已經(jīng)過去了，今天又是愉快的一天。”
早上的印象會影響全天的印象，這可馬虎不得。
有時你愉快地向?qū)Ψ降涝绨玻瑢Ψ絽s因昨天的不愉快而耿耿于懷，不給自己好臉色。如果你碰到這樣的情況也不必在意。不愉快或芥蒂就讓對方去負(fù)擔(dān)好了，自己要保持清爽愉快的心情。
三、下班禮儀
結(jié)束了一天的工作之后就到了下班的時間，這是上下班族解除拘束回到自的時刻……
公司里一定有一些人在下班之前二三十分鐘便開始準(zhǔn)備要回家了。尤其是女性，特別喜歡花上一段時間來化個妝，但是，你有沒有想到，公司所付人你的薪水是到下班時間為止，即使是下班前一分鐘也不容許你做自己的事。所以，員工不能下班鈴一響就離開辦公室，尤其是如果手邊的工作還沒有告一段落。
如果自己的工作已經(jīng)結(jié)束，而上司還留在辦公室時該怎么辦?在過去，上司沒走，屬下一般不可先行離去，現(xiàn)在已經(jīng)沒有這樣的規(guī)矩了。這個時候，不妨輕聲地問一聲：“有沒有需要我?guī)兔Φ牡胤?”或是說：“對不起!我先走了。”
千萬不要一聲不響地走掉，這樣是很不禮貌的。
在先行離去時，除了說：“對不起”之外，現(xiàn)在也很時興說：“你辛苦了!”這句話不只是可以用在對上司，即使是對同事或部屬也很適用。
離開辦公室時，對還在工作的同事說聲“再見”，原本是最基本的禮貌。但是，這只適合用在比較親近的同事，對上司并不適宜。對于上司，還是要再進一步地表示自己的敬意。
四、接待來訪禮儀
人們經(jīng)常會出于各種原因來辦公室找你，所以得注意接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對你工作能否順利開展也有很大的關(guān)系。
1.如果你暫時無法接見來訪者，應(yīng)安排秘書或其他有關(guān)人員禮貌接待客人，切不可讓其坐“冷板凳”。
2. 當(dāng)來訪者是上級或長者、客戶，你都要站起來握手，而如果是員工、同事進來，除了是新來的，又是第一次見面，一般不必起身握手。
3. 來訪者是為了同你談某些事情才來的，要盡量讓他把話說完，并且你的一舉一動要表現(xiàn)你在認(rèn)真聽講。
4. 不為隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。意見一致，要抑制熱情，不能喜形于色，手舞足蹈。
5. 接待來訪者時，由于連續(xù)不斷的電話而使會談反復(fù)中斷，是對來訪者的莫大侮辱，也最容易引起來訪者的憤慨，所以應(yīng)盡量由秘書等人接電話。
6. 如果會見時出現(xiàn)某些使你為難的場面，你可以直截了當(dāng)?shù)鼐芙^某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來避免你不愿談的問題。但都得注意禮貌用語，不要刺激對方覺得你瞧不起他或有能力而故意不幫忙。
7. 能馬上答復(fù)或解決的事不要故意拖延時間，不能一下子答復(fù)或解決的事應(yīng)告訴對方一個答案，約定一個時間再聯(lián)系。
8. 如果想結(jié)束會見而對方不知道時，你可以婉言提出如“對不起，等一下我還有一個會議要召開”等等?；蛘哂擅貢热藖泶吣闳マk理另一件事來告訴對方，你們的談話到此結(jié)束，也可以用起身等體態(tài)語告訴對方就此結(jié)束。
五、上門拜訪禮儀
在工作中，因為出于各種原因，你可能要去拜訪別人，這樣就更需要講究禮儀，才能使你盡量順利地完成工作任務(wù)、拜訪目的。
1.最主要的拜訪禮儀是準(zhǔn)時赴約。萬一有意外事情不得不遲到時，應(yīng)立即打電話告訴對方。
2. 到達(dá)約會地點后，要主動向接待人員通報自己的有關(guān)情況，以便接待人安排你與求見者會面。
3. 如果需要等待接見，應(yīng)安靜地坐著，不要隨意與其他人員閑聊來打發(fā)時間，如果想抽煙得注意觀察該場所是否允許吸煙。即使你等候時間過長，也不要明顯地抬腕看表或擺出不耐煩的樣子。實在無法再等候，可以向秘書說明，并另定機會，不可大發(fā)雷霆。
4. 與求見人見面后，如果是初次見面要主動自我介紹，如果是熟人，也要先問候并握手致意。
5. 談話時應(yīng)開門見山，言歸正傳，不要海闊天空，浪費時間，而且不能光一個人滔滔不絕，要給求見者講話、答復(fù)的時間，出現(xiàn)矛盾不要爭執(zhí)不休，得到幫助不要奴顏婢膝。
6. 應(yīng)對主人的舉動十分敏銳，當(dāng)主人有結(jié)束會見的意欲時應(yīng)立即起身告辭，切忌死賴不走。
六、匯報工作禮儀
下級向上級匯報工作時的禮儀要求有：
1.遵守時間，不可失約。應(yīng)樹立極強的恪守時間的觀念，不要過早抵達(dá)，使上級準(zhǔn)備未畢而難堪，也不要遲到，讓上級等候過久。
2. 輕輕敲門，經(jīng)允許后才能進門。不可大大咧咧，破門穿堂，即使門開著，也要用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V上級有人來了，以便上級及時調(diào)整體態(tài)、心理。匯報時，要注意儀表、姿態(tài)，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有禮。注意上級辦公室是否允許吸煙，如果可以敬煙時應(yīng)打開煙盒彈出幾支，遞向上級由他自取。
3. 匯報內(nèi)容要實事求是，匯報口音要吐字清晰，語調(diào)、聲音大小恰當(dāng)。有喜報喜，有憂報憂，語言精煉，條理清楚，不可“察顏觀色”，投其所好，歪曲或隱瞞事實真相。
4. 工作時如果上級不注意禮儀時，不可沖動，仍然要堅持以禮相待，也可以以身示范來暗示上級糾正錯誤，或者直言相陳，但得注意言辭的藝術(shù)性。
5. 匯報結(jié)束后，上級如果談興猶在，不可有不耐煩的體態(tài)語產(chǎn)生，應(yīng)等到由上級表示結(jié)束時才可以告辭。告辭時，要整理好自己的材料、衣著與茶具、座椅，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時要主動說“謝謝”或“請留步”。
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4.秘書著裝禮儀