公務(wù)員會議禮儀
公務(wù)員會議禮儀
會議,通常是指將特定范圍的人員召集在一起,對某些專門問題進(jìn)行研究、討論,有時(shí)還需作出決定的一種社會活動的形式。下面學(xué)習(xí)啦小編就來告訴你公務(wù)員會議禮儀。
公務(wù)員會議禮儀之會議之前禮儀
在會議的種種組織工作中,以會前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。
1.會議的籌備。舉行任何會議,皆須先行確定其主題(包括會議名稱)。這是會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會議的工作人員,則應(yīng)圍繞會議主題,將領(lǐng)導(dǎo)議定的會議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子,明確分工,責(zé)任到人。
2.通知的擬發(fā)。按常規(guī),舉行正式會議均應(yīng)提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件,同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件?;鶎庸珓?wù)員在這方面主要應(yīng)做好兩件事。
其一,擬好通知。會議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會期、出席對象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬寫通知時(shí),應(yīng)保證其完整而規(guī)范。
其二,及時(shí)送達(dá)職場禮儀:公務(wù)員會議禮儀職場禮儀:公務(wù)員會議禮儀。下發(fā)會議通知,應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá),不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料,一般應(yīng)在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件,主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。
4.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會務(wù)工作時(shí),往往有必要對一些會議所涉及的具體細(xì)節(jié)問題,做好充分的準(zhǔn)備工作。
其一,做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇,對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好安排,對于開會時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體設(shè)備等,應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。
其二,根據(jù)會議的規(guī)定,與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。
其三,會議用品的采辦。有時(shí),一些會議用品,如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具,還需要補(bǔ)充。
公務(wù)員會議禮儀之會議期間禮儀
負(fù)責(zé)會議具體工作的基層公務(wù)員,一絲不茍地做好下列工作。
1.例行服務(wù)。會議舉行期間,一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求,應(yīng)有求必應(yīng)。
2.會議簽到。為掌握到會人數(shù),嚴(yán)肅會議紀(jì)律,凡大型會議或重要會議,通常要求與會者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會議簽到的通行方式有三:一是簽名報(bào)到,二是交券報(bào)到,三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員,應(yīng)及時(shí)向會議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。
3.餐飲安排。舉行較長時(shí)間的會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時(shí),還應(yīng)為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料,最好便于與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會議,均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等??蓡斡媚骋环N,也可交叉使用。
出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.編寫簡報(bào)。有些重要會議,往往在會議期間要編寫會議簡報(bào)。編寫會議簡報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡??欤且笃渲v究時(shí)效;準(zhǔn),是要求其準(zhǔn)確無誤;簡,則是要求文字精煉職場禮儀:公務(wù)員會議禮儀禮儀大全。
公務(wù)員會議禮儀之會議之后禮儀
會議結(jié)束,應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作,以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng):
1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀(jì)要等。一般要求盡快形成,會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定,在會議結(jié)束后應(yīng)對與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作
收集、整理會議的材料時(shí),應(yīng)遵守規(guī)定與慣例,應(yīng)該匯總的材料,一定要認(rèn)真匯總;應(yīng)該存檔的材料,要一律歸檔;應(yīng)該回收的材料,一定要如數(shù)收回;應(yīng)該銷毀的材料,則一定要仔細(xì)銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后,其主辦單位一般應(yīng)為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要,應(yīng)主動為對方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具,或是替對方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會者或與會的特殊人士離開本地時(shí),還可安排專人為其送行,并幫助其托運(yùn)行李。
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