高校檔案管理論文
高校檔案是伴隨著高校產(chǎn)生而逐漸積累形成的,高校檔案也有悠久的歷史。下面小編給大家分享一些高校檔案管理論文,大家快來跟小編一起欣賞吧。
高校檔案管理論文篇一
淺談高校檔案管理
【摘 要】隨著信息數(shù)字化日趨成熟和高等學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的深入開展,作為高校改革的重要的陣地之一,高校檔案管理也必須勇于面對(duì)現(xiàn)狀,找出自身存在的問題,采取適應(yīng)時(shí)代要求的發(fā)展對(duì)策,高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代的需求。
【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況, 2011年相較于2010年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了幾十所,學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2010年相比于2009年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬,高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。
具體地看,全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):
第一,工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng),錄入或者遷出,全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬計(jì),加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn),加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四,遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生,學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。
二、高校檔案管理工作存在的問題
(一)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài),沒有及時(shí)整理歸檔,更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異,檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序,缺乏檔案管理的實(shí)踐能力,使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。
(二)檔案管理制度遵守情況較差
目前,大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度,但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視,領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠,致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中,制度形同虛設(shè),交不交都行,檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中,許多檔案沒有及時(shí)歸檔,部分檔案仍分散在基層單位管理,不符合事畢立卷的要求,致使最終有些檔案損壞或遺失。
(三)檔案利用率低
由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠,大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約,檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案,有時(shí)甚至無法滿足利用者的需求,工作效率很低,降低了檔案的利用率。
(四)相關(guān)法律法規(guī)不健全
迄今為止,國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件,但是沒有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此,大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式,因?yàn)闆]有具體的考核標(biāo)準(zhǔn),都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理,使得大學(xué)生檔案管理雜亂無章。
(五)檔案管理技術(shù)和手段落后。
傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,全部為紙質(zhì)檔案,以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來,學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展,檔案管理的內(nèi)容越來越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用,學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件,這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。
三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策
檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作,因此,應(yīng)加大高校檔案管理力度,最大限度地提高檔案的利用率,為高校發(fā)展服務(wù)。
(一)樹立科學(xué)發(fā)展觀理念,提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。
高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化,正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此,要以人為本,貫徹科學(xué)發(fā)展觀,用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作,其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。
雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度,但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況,一方面,應(yīng)該通過教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí),建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍,在工作中堅(jiān)持照章辦事,努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣,履行程序不變通,遵守紀(jì)律不放松,另一方面,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況,定期檢查,考核指標(biāo)量化,賞罰分明,這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行,保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。
(三)加快檔案管理的信息化建設(shè),從紙質(zhì)檔案到無紙檔案庫(kù)的過渡。
對(duì)高校來說,檔案具有重要的作用,必須妥善保管,以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣,而且使檔案庫(kù)存不斷增大,占據(jù)了大量空間,浪費(fèi)了大量的人力物力。
(四)加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高其業(yè)務(wù)能力。
檔案管理工作涉及許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如歷史學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等,是綜合性的學(xué)科,涉及的知識(shí)面較廣,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。高素質(zhì)的專業(yè)人才是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提,檔案館應(yīng)該通過引進(jìn)人才和培養(yǎng)現(xiàn)有管理人員兩種方式優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。
總之,檔案管理是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作,對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著重要的作用。同時(shí)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,只有引進(jìn)新的工作思路,與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)期學(xué)校檔案工作,才能全面提升學(xué)校檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力和水平,開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面,更好地服務(wù)學(xué)校的中心工作,不斷促進(jìn)學(xué)校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。
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