高校檔案管理論文(2)
高校檔案管理論文篇二
高校檔案管理現(xiàn)狀
【摘要】高校檔案管理，指的是圍繞高校檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)等環(huán)節(jié)開展的一系列工作及因?yàn)檫@項(xiàng)工作而產(chǎn)生的工作機(jī)構(gòu)、工作模式和工作方法的統(tǒng)稱。研究我國高校檔案管理現(xiàn)狀，有助于更好地開展高校檔案工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案的價(jià)值。
【關(guān)鍵詞】高校檔案;檔案建設(shè);檔案管理
一、高校檔案建設(shè)
高校檔案是伴隨著高校產(chǎn)生而逐漸積累形成的，高校檔案也有悠久的歷史。但在我國古代，檔案主要是用作為統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的，高等學(xué)府所產(chǎn)生的檔案記錄統(tǒng)一歸作國家檔案的形式進(jìn)行保存，所以并不存在單獨(dú)的高校檔案記錄。自近代以來，才形成了不少面向社會(huì)大眾的高校，如北京大學(xué)、清華大學(xué)等，這些高校的發(fā)展產(chǎn)生了很多珍貴的檔案材料。但是當(dāng)時(shí)無論是北洋政府時(shí)期還是南京國民政府時(shí)期并沒有建立管理高校檔案的制度，都是由高校自身進(jìn)行檔案管理，此時(shí)國內(nèi)局勢(shì)不穩(wěn)，戰(zhàn)爭多發(fā)，抗日戰(zhàn)爭時(shí)期很多高校又相繼內(nèi)遷，嚴(yán)重影響檔案工作的開展，高校檔案損壞嚴(yán)重。
高校檔案建設(shè)真正走上正軌是在新中國成立以后。新中國成立后，著手對(duì)包括高校檔案在內(nèi)的國家檔案建設(shè)事業(yè)進(jìn)行了統(tǒng)一部署，于1954年建立了國家檔案局，1956年國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，在這里規(guī)定了國家檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理國家檔案。自此之后各高校相繼加強(qiáng)了對(duì)高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立了文書檔案室或科技檔案室，增加了專、兼職檔案管理人員，形成了檔案管理規(guī)范化的局面。在之后的“”時(shí)期，高校檔案工作又收到極大的影響，造成了不少檔案材料的損失和破壞，高校檔案工作停滯發(fā)展。為扭轉(zhuǎn)這一局面，重新規(guī)范高校檔案工作，1989年教育部制定了《普通高校檔案管理辦法》，第一次對(duì)高校檔案工作制定了單獨(dú)的管理辦法，同時(shí)這一文件的發(fā)布和實(shí)施標(biāo)志著我國高校檔案統(tǒng)一管理的內(nèi)部管理體制初步確立。在此之后我國高校檔案建設(shè)迎來大發(fā)展時(shí)期，各高校按照要求合并了文書檔案時(shí)和科技檔案室，建立了檔案館、檔案室，加強(qiáng)了學(xué)校對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范了檔案工作的流程，加快了我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和要求對(duì)高校檔案工作進(jìn)行了新的規(guī)定，明確了高校檔案工作的管理體制，延伸了高校檔案的管理范圍，指明了高校檔案服務(wù)的方向，促進(jìn)高校檔案工作更快的發(fā)展。
根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，目前我國高校檔案工作形成了由國務(wù)院教育行政部門和地方教育行政部門主管、國家檔案行政部門和地方檔案行政部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的體制。依此規(guī)定，全國形成了自上而下的統(tǒng)一管理的高校檔案工作體制，即國務(wù)院教育行政部門負(fù)責(zé)主管全國高校檔案管理工作，各地方教育行政部門主管各地高校檔案管理工作，同時(shí)接受國家和地方檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。在每所高校內(nèi)部，建立以高校校長為領(lǐng)導(dǎo)的高校檔案工作機(jī)制，通過設(shè)置檔案館、檔案室來開展全校的檔案管理工作。我國高校檔案工作機(jī)制和我國檔案工作規(guī)定的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)集中的總體要求是一致的。
高校檔案工作經(jīng)過多年建設(shè)發(fā)展，已經(jīng)取得了一定的成效。2007年底教育部對(duì)直屬72所高校的檔案工作情況進(jìn)行調(diào)查，情況如下：“教育部直屬高校檔案館(室)共有72個(gè)，其中檔案館61個(gè)，檔案室11個(gè);共有檔案工作人員1129人，其中，專職人員750人，兼職人員379人;共藏有檔案4841129卷，其中，建國前檔案案卷為66761卷。調(diào)查還顯示，隨著直屬高校的跨越式發(fā)展，招生規(guī)模逐步擴(kuò)大，高校的重要活動(dòng)、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大改革工程、重要工作內(nèi)容與日俱增，直屬高校檔案館(室)的館藏量以平均每年9.49%的速度遞增”。
二、上海A高校檔案管理現(xiàn)狀
上海A高校是上海市屬公辦本科普通高校，其前身是1950年建校的中央稅務(wù)學(xué)校華東分校。經(jīng)過多年發(fā)展，學(xué)校從過去的干部培訓(xùn)學(xué)校逐步發(fā)展成為全日制高等職業(yè)院校，并于2004年獲批升格為二本院?！，F(xiàn)已有全日制在校學(xué)生11000多名，就讀于23個(gè)本科專業(yè)和24個(gè)專科專業(yè)。該校成立了綜合檔案室對(duì)全校黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、財(cái)會(huì)、外事、出版、設(shè)備、聲像、實(shí)物等各類檔案及相關(guān)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建設(shè)有檔案庫房、辦公室、閱覽室各一間，面積共計(jì)400平方米，存有自1956年產(chǎn)生的檔案一萬多卷，同時(shí)還成立了校史館。在學(xué)校校長的領(lǐng)導(dǎo)下，以校長辦公室主任為直接負(fù)責(zé)人，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求開展全校檔案管理工作，目前已形成一支包括2名專職檔案管理人員和28名兼職檔案管理人員構(gòu)成的檔案管理隊(duì)伍。
(一)形成校長領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理體制
上海A高校是從歷史上的干部培訓(xùn)學(xué)校、高等職業(yè)院校直到現(xiàn)在的本科高校逐步發(fā)展起來的，由于在學(xué)校成立開始并沒有定位為高等院校，所以在檔案管理方面長期以來和一般的高校檔案管理建設(shè)是不一樣的。從成為高等職業(yè)院校開始，該校逐步按照高校檔案工作要求開始規(guī)范檔案管理。尤其是自2004年升格為二本院校以來，該校迎來大發(fā)展時(shí)期，檔案工作量也成倍增加。為了更好地開展全校檔案工作，使檔案工作為全校的發(fā)展起到支撐作用，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，該校成立了以校長為領(lǐng)導(dǎo)，校長辦公室主任為負(fù)責(zé)人，各二級(jí)學(xué)院、職能部門負(fù)責(zé)人共同組成的檔案管理體制。通過這一領(lǐng)導(dǎo)體制，確保了檔案工作在全校工作的重要性，有力地促進(jìn)了檔案工作的開展。
(二)制定和實(shí)施了學(xué)校的檔案管理相關(guān)文件
上海A高校綜合檔案室未成立之前，在檔案管理方面的規(guī)章制度一直是以國家頒布的《檔案法》和《普通高校檔案管理辦法》等法規(guī)為操作依據(jù)。但是在面對(duì)學(xué)校日常檔案管理工作時(shí)，又有著針對(duì)性不強(qiáng)、落實(shí)不完善等問題，遇到具體問題時(shí)會(huì)面臨無從下手無據(jù)可依的情況，對(duì)檔案管理工作帶來一定的影響。綜合檔案室成立之后，通過整理檔案工作中遇到的問題，按照國家檔案方面法律法規(guī)的要求，同時(shí)參考兄弟高校制定的高校檔案工作辦法，并經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)二級(jí)學(xué)院和職能部門的討論，相繼制定了本校一系列的檔案工作辦法。這里面包括有對(duì)全校檔案工作總體要求的《上海A高校檔案管理辦法》，涉及檔案和工作中產(chǎn)生文件的《上海A高校文件處理辦法》，《上海A高校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，《上海A高校檔案室檔案庫房管理規(guī)定》，《上海A高校檔案借閱利用規(guī)定》等涉及檔案管理方面的操作方法規(guī)定共計(jì)13條。這些操作方法覆蓋了檔案管理中收集、整理、歸檔、鑒定、服務(wù)、利用等方面，涉及到黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、財(cái)會(huì)等方向，形成了一套檔案工作實(shí)施方法，為該校檔案工作的開展提供了制度保障。 (三)做好日常的檔案管理工作
上海A高校在制定了適合本校自身的檔案規(guī)定之后，檔案管理工作開始步入正軌。首先做到的就是根據(jù)高校檔案工作的規(guī)律，嚴(yán)格落實(shí)高校檔案的收集制度，確定每年5月底是全校這一學(xué)年產(chǎn)生的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交歸檔的時(shí)間。第二，對(duì)各二級(jí)學(xué)院、職能部門開展檔案工作指導(dǎo)，包括歸檔范圍、檔案整理方法，案卷編寫規(guī)范等，使各二級(jí)學(xué)院、職能部門兼職檔案人員掌握基本的檔案工作方法。第三，開展了檔案統(tǒng)計(jì)工作，將過去該校歷史上形成的檔案材料進(jìn)行分類、清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)，對(duì)這部分檔案的清理核對(duì)工作為該校校史館的建立打下了良好的基礎(chǔ)。第四，對(duì)該校的檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督，通過日常檔案工作的深入進(jìn)行和監(jiān)督，保證了重要文件的及時(shí)歸檔，保護(hù)了檔案資源。第五，開展學(xué)校檔案編研工作，根據(jù)學(xué)?；顒?dòng)產(chǎn)生的各項(xiàng)成果，先后編制了《教學(xué)成果匯編》、《科研成果匯編》、《規(guī)章制度匯編》等，并為年鑒工作提供檔案材料支撐依據(jù)。
(四)積極開展檔案利用服務(wù)工作
檔案具備憑證價(jià)值和參考價(jià)值。檔案的價(jià)值只有在利用的時(shí)候才會(huì)更好的體現(xiàn)出來。上海A高校綜合檔案室自成立開始，便將檔案的利用和服務(wù)工作作為重心之一，提供如學(xué)籍學(xué)歷證明、學(xué)位鑒定、檔案查閱、檔案借閱、檔案證明等服務(wù)，服務(wù)對(duì)象主要包括本校各二級(jí)學(xué)院和職能部門工作需要、教職工及學(xué)生個(gè)人需要以及社會(huì)上其他需要等。據(jù)統(tǒng)計(jì)，該校綜合檔案室在2001～2011年期間，共接待查檔人員4630人次，查閱檔案11670卷次。其中，校內(nèi)人員查檔3115人次，占查檔人員總?cè)舜蔚?7.27%，查閱檔案8793卷次，占總查閱檔案的75.3%;提供社會(huì)查檔服務(wù)1515人次，占查檔人員總?cè)舜蔚?2.73%，查閱檔案2877卷次，占總查閱檔案的24.7%。
(五)實(shí)施了校內(nèi)檔案信息化建設(shè)
近年來，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案信息化建設(shè)也同樣列入到高校檔案發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。通過檔案的信息化建設(shè)，可以更好地方便使用者從網(wǎng)絡(luò)上就能查閱到需要的檔案材料，極大地提高了檔案的利用率。上海A高校在此方面做了大量工作，首先是在硬件設(shè)施方面，完整地配齊了計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器等設(shè)施，保障了傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件工作的開展。另外還通過向檔案中介機(jī)構(gòu)招標(biāo)方式開展館藏檔案的掃描工作，完成了學(xué)校利用頻率高的檔案數(shù)字化掃描。其次，在軟件方面，使用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)對(duì)校內(nèi)檔案進(jìn)行管理，并與學(xué)校OA系統(tǒng)進(jìn)行銜接，在OA系統(tǒng)里操作的日常公文、匯報(bào)請(qǐng)示等數(shù)據(jù)都可以導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)，方便了歸檔工作。最后，通過在學(xué)校網(wǎng)站上對(duì)學(xué)校的檔案工作進(jìn)行展示，包括檔案宣傳教育和校史展覽等工作，取得了一定的效果，但是在網(wǎng)上直接查閱檔案方面還需要繼續(xù)完善。
參考文獻(xiàn)：
[1]韓狄黎.學(xué)校檔案管理理論與實(shí)務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010
[2]王芝蘭.高校檔案規(guī)范化管理[M].長沙：湖南師范大學(xué)出版社，2012
[3]藺海波.待加快發(fā)展步伐提高管理水平――關(guān)于高校檔案工作的調(diào)查與思考[N].中國教育報(bào)，2008618(12)
作者簡介：
鄂思文(1985-)，男，山西陽泉人，上海商學(xué)院，研究方向：檔案管理。
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