會(huì)展信息管理論文(2)
會(huì)展信息管理論文篇二
信息化管理在展會(huì)現(xiàn)場的實(shí)際應(yīng)用
【摘要】展會(huì)現(xiàn)場信息化管理能給所有參與展會(huì)人的最優(yōu)的參展體驗(yàn)，展會(huì)的信息化管理包括展會(huì)的展前準(zhǔn)備、現(xiàn)場服務(wù)、展后的善后服務(wù)的全程服務(wù)，衡量一個(gè)組織能否辦好展會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)不僅在展覽的收益上，更在于現(xiàn)場管理上，展會(huì)的現(xiàn)場服務(wù)表現(xiàn)得最為直接，展會(huì)合理而科學(xué)的現(xiàn)場信息化管理不僅提升了展會(huì)信息化水平和展會(huì)形象，更能獲得寶貴的展會(huì)信息資源并挖掘利用。
【關(guān)鍵詞】展會(huì);現(xiàn)場;信息化管理
一、展會(huì)現(xiàn)場準(zhǔn)備
展會(huì)籌備之中，主辦方要圍繞整個(gè)展會(huì)開展很多細(xì)節(jié)的工作，往往細(xì)節(jié)的工作直接關(guān)系到展會(huì)的效果，更關(guān)系到展會(huì)的品牌是否能延續(xù)下去，而這些細(xì)節(jié)若能做好才能真正能得到事半功倍的結(jié)果。
(一)組委會(huì)
1、參展商的驗(yàn)證與登記注冊的展商則可以直接拿到自己的相關(guān)證卡(可制作個(gè)性化或通用證卡，在展會(huì)舉辦前寄送或在現(xiàn)場直接領(lǐng)取)、展會(huì)資料、會(huì)刊(雜志和電子會(huì)刊)、參展指南、餐券、參展商調(diào)查表等。
2、專業(yè)觀眾登記觀眾信息收集(采集觀眾姓名、單位、職務(wù)、地址、電話等基本信息，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入)、相關(guān)證卡(根據(jù)觀眾提交的表格和名片等信息，為現(xiàn)場參展觀眾打印和發(fā)放入場證件)
3、門禁管理門禁識(shí)別系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可以實(shí)時(shí)控制又可以脫機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口監(jiān)控和警報(bào)管理安全系統(tǒng)?？梢杂行У膮f(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的統(tǒng)計(jì)、管理、控制和宣傳工作，以便統(tǒng)計(jì)流量等信息、統(tǒng)計(jì)分析。
(二)咨詢臺(tái)(服務(wù)柜臺(tái)和留言中心)
設(shè)置現(xiàn)場觸摸屏參觀導(dǎo)覽系統(tǒng)幫助參與展會(huì)的人員自助了解展會(huì)的相關(guān)情況與相關(guān)服務(wù)，提高展會(huì)參與者的滿意度。安排若干個(gè)熟知展會(huì)各項(xiàng)內(nèi)容的禮儀人員回答展會(huì)期間參展商和觀眾遇到的問題，例如：衛(wèi)生間的具體位置等等。登記參展商和觀眾提出的問題并相應(yīng)的解決。在展會(huì)期間提供一個(gè)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心是必要的，在這個(gè)中心可以提供基本的資料，服務(wù)柜臺(tái)要有足夠的空間放置留言板等。設(shè)置電話，展會(huì)期間保證咨詢展會(huì)的任何信息都可以暢通。提供留言條，準(zhǔn)備足夠的筆、電話本、當(dāng)?shù)胤?wù)餐廳指南、地圖、觀光和購物指南。
(三)現(xiàn)場管理小組
參展商在報(bào)到時(shí)可以在展會(huì)上向主辦單位申請其它服務(wù)，如住宿、飲食、租用設(shè)備、停車等，辦理相關(guān)手續(xù)及繳費(fèi)。
(四)突發(fā)事件應(yīng)對方案
1、緊急醫(yī)療在任何情況下都隨時(shí)可能發(fā)生，參加展會(huì)的與會(huì)者會(huì)因?yàn)楦淖冿嬍场⒑染?、睡眠不足、疲勞、處于不熟悉的環(huán)境，會(huì)容易產(chǎn)生種種不適容易發(fā)生一些心臟疾病，中風(fēng)和其他危害生命的病。需要得到展會(huì)工作人員的更多照顧。會(huì)展的組織者應(yīng)當(dāng)通過當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門或機(jī)構(gòu)協(xié)助成立一個(gè)緊急醫(yī)療救護(hù)系統(tǒng)，在展會(huì)現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，并與當(dāng)?shù)氐尼t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)并送到醫(yī)院搶救。2、每一個(gè)與會(huì)者都應(yīng)該知道遇到火災(zāi)的應(yīng)對措施，會(huì)展組織者有責(zé)任告知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會(huì)者充分提供預(yù)防火災(zāi)方面的資料。因此主辦單位要印制防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會(huì)者參考。在展會(huì)現(xiàn)場重點(diǎn)檢查安全設(shè)施配備的完好情況。3、每一個(gè)參與者在展會(huì)的現(xiàn)場遇到盜竊的時(shí)間都會(huì)給他們留下一個(gè)很不好的印象，與會(huì)者會(huì)對展會(huì)的品牌產(chǎn)生質(zhì)疑。因此應(yīng)該在展會(huì)期間加強(qiáng)警衛(wèi)的同時(shí)也以書面資料的形式告知相關(guān)的防盜事宜。
二、展會(huì)管理信息化的體現(xiàn)
(一)組織管理信息化
充分利用互聯(lián)網(wǎng)、文檔、圖片資料數(shù)字化處理等各種信息技術(shù)，提高展會(huì)組織效率。減少組織管理中的無章可循。
(二)經(jīng)營服務(wù)信息化
作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，會(huì)展的競爭說到底是服務(wù)水平的競爭，而只有實(shí)現(xiàn)了信息化管理的服務(wù)，才是高水平的服務(wù)。
(三)戰(zhàn)略研究信息化
國際上的一些著名的品牌與展覽場所，都非常重視來自會(huì)展信息化的程度與績效。應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)隊(duì)信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科學(xué)的服務(wù)用于評(píng)估，是會(huì)展經(jīng)營機(jī)構(gòu)生存與發(fā)展的核心競爭力。
三、展會(huì)后續(xù)服務(wù)
(一)數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)提供數(shù)據(jù)分析報(bào)告，包括門禁流量觀眾情況、觀眾調(diào)查表、財(cái)務(wù)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析。當(dāng)展會(huì)結(jié)束后，參展單位可以通過服務(wù)中心索取展位的時(shí)段客流情況，這種先進(jìn)的服務(wù)會(huì)成為參展單位與客戶之間溝通的最好橋梁。
(二)方案對策根據(jù)展會(huì)的實(shí)際情況統(tǒng)計(jì)展會(huì)期間遇到的參展商和觀眾提出的實(shí)際問題并提出合理的解決方案和對策為展會(huì)品牌創(chuàng)造價(jià)值，樹立展會(huì)口碑，以便延續(xù)下屆展會(huì)。
(三)會(huì)展評(píng)估和展后總結(jié)總結(jié)工作是管理工作的重要組成部分，總結(jié)的功能是統(tǒng)計(jì)整理工作資料，研究分析已作的工作，為未來的工作提供數(shù)據(jù)、資料、經(jīng)驗(yàn)和建議。
四、展會(huì)管理信息化的組成
(一)會(huì)展信息化管理系統(tǒng)
1、會(huì)展電子上午平臺(tái)建設(shè)系統(tǒng);2、會(huì)展網(wǎng)上系統(tǒng);3、專業(yè)觀眾管理與交流系統(tǒng);4、會(huì)展客戶管理系統(tǒng);5、會(huì)展評(píng)估分析系統(tǒng);6、會(huì)展場館現(xiàn)場視頻直播系統(tǒng);7、會(huì)展秘書在線服務(wù)系統(tǒng);8、節(jié)事贊助管理系統(tǒng);9、會(huì)展服務(wù)商管理系統(tǒng)。
(二)展覽場館的信息化管理
展覽場館服務(wù)水平是考核一個(gè)展覽場館能否達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)。面對異地參觀，場館的現(xiàn)代化服務(wù)可以使參展觀眾在交流與信息分享方面省去更多的時(shí)間與精力，而考察一個(gè)場館的信息化服務(wù)程度，已成為組展商選擇場館的重要指數(shù)。
(三)組展機(jī)構(gòu)信息化
通過強(qiáng)大的展會(huì)信息系統(tǒng)的分析與統(tǒng)計(jì)，組展機(jī)構(gòu)很容易就可以了解到目標(biāo)市場的現(xiàn)狀，并且可以經(jīng)過對客戶數(shù)據(jù)和展位預(yù)定情況避免展覽會(huì)的失敗和定錯(cuò)展位，可以提高對參展商以及觀眾的需求和服務(wù)質(zhì)量，使展會(huì)的營銷與收益得到科學(xué)的保障。
(四)參展商系統(tǒng)信息化
任何一個(gè)參展商都渴望在展會(huì)期間能有效的掌握自己的展臺(tái)和觀眾流量的情況，同時(shí)也能了解產(chǎn)品的受眾情況，展會(huì)在做好全方位的現(xiàn)代化的自擬吸附物系統(tǒng)后，參展商就可以對自己的參展情況效果了如指掌。
結(jié)論
在不遠(yuǎn)的未來，可能5年，也可能10年，展會(huì)現(xiàn)場的信息化經(jīng)營和管理會(huì)更加的普遍，主辦方不會(huì)再為了招商招展而東奔西走，參展商和觀眾也可以更加準(zhǔn)確的了解到展覽的信息，更好的接受展會(huì)的全方的服務(wù)，在未來的會(huì)展業(yè)，信息和技術(shù)方面一定會(huì)有一個(gè)嶄新的面貌。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介：黃晨(1988―)，女，遼寧鞍山人，現(xiàn)就讀于沈陽師范大學(xué)旅游管理學(xué)院2007級(jí)會(huì)展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)，研究方向：會(huì)展經(jīng)濟(jì)與管理。
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