新時(shí)期如何搞好高校檔案管理工作論文
新時(shí)期下,檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇?;趯?duì)高校檔案管理中存在的一系列問題的分析,比如高校檔案管理制度、檔案管理人員素質(zhì)、檔案檢索效率等方面的缺陷,并分別從健全管理制度、完善檔案功能、提高管理人員素質(zhì)以及信息化利用等方面,提出了相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策,為新時(shí)期做好高校檔案管理工作提供了參考依據(jù)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的:新時(shí)期如何搞好高校檔案管理工作相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!
新時(shí)期如何搞好高校檔案管理工作全文如下:
【摘 要】針對(duì)新時(shí)期高校檔案管理工作的現(xiàn)狀,提出了新時(shí)期高校檔案管理工作的問題 ,包括檔案管理制度的缺陷、高校檔案管理人員的專業(yè)問題、檔案檢索效率較低問題和信息開發(fā)和編制上的問題。討論了做好高校檔案管理工作的對(duì)策,主要是為了提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)、健全高校檔案的管理制度、改善高校檔案的功能和利用信息化的管理手段。
新時(shí)期,我國高校檔案管理工作得到深入發(fā)展,檔案對(duì)于人才管理和技術(shù)管理的作用凸顯出來,但高校的檔案管理工作仍處于相對(duì)落后態(tài)勢,不僅在管理上存在許多問題,而且在技術(shù)上也難以跟上高科技的發(fā)展,難以滿足新時(shí)期對(duì)檔案信息查詢的要求,不利于新時(shí)期經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。檔案是承載組織或個(gè)人特定信息的載體,它可以保證高校的發(fā)展和協(xié)調(diào)、良性而有序地運(yùn)行。因此,新時(shí)期高校檔案建設(shè)與發(fā)展面臨著機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn),對(duì)高校檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理,已經(jīng)形成必然趨勢。在新時(shí)期,要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)和創(chuàng)新的科技管理手段,來建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng),這對(duì)于高校組織和個(gè)人的發(fā)展,都是至關(guān)重要的。但高校檔案管理的信息化建設(shè),不僅需要高素質(zhì)的管理隊(duì)伍,而且還要確保檔案資源工作的安全與保密。因此,新時(shí)期高校檔案管理的模式也亟需改革。
一、新時(shí)期高校檔案管理工作的問題
新時(shí)期,隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,高校檔案管理工作已進(jìn)入嶄新的歷史時(shí)期,但是由于高校管理意識(shí)和資金的投入有限,高校檔案管理工作還存在著許多問題。
(一)檔案管理制度的缺陷
當(dāng)前,傳統(tǒng)的高校檔案管理工作,存在著不規(guī)范問題,如檔號(hào)和案卷標(biāo)題不規(guī)范,尤其是卷內(nèi)目錄,在大部分案卷中缺少,使案卷整體管理較為混亂。因此,在高校檔案的收集、保管、借閱、保密等多項(xiàng)指標(biāo),都存在許多漏洞,這對(duì)高校檔案信息的真實(shí)性和利用價(jià)值都有嚴(yán)重的影響。但高校檔案管理人員仍普遍重視文書檔案的收集整理,整天都在忙于整理工作,而利用計(jì)算機(jī)制作的電子檔案,卻存在著被忽視現(xiàn)象,這種情況導(dǎo)致高校檔案建檔不及時(shí),尤其是對(duì)于高校發(fā)展的重點(diǎn)專業(yè)以及更新改造項(xiàng)目的檔案,由于不能及時(shí)建檔,一些檔案資料和圖紙大都保留在教師或中層領(lǐng)導(dǎo)手中,如果出現(xiàn)人員變動(dòng),就會(huì)使檔案遺失,這會(huì)對(duì)今后的使用帶來損失,即使那些已經(jīng)收集歸檔的檔案,高校檔案管理人員也經(jīng)常不能按照規(guī)定管理,致使檔案目錄與檔案內(nèi)容出現(xiàn)不符,查閱起來非常困難。
(二)高校檔案管理人員的專業(yè)問題
高校檔案管理人員專業(yè)水平提高不大,其文化程度和專業(yè)素養(yǎng),都不能夠適應(yīng)新時(shí)期對(duì)高校檔案管理的要求,新時(shí)期是信息化時(shí)代,高校檔案管理人員的文化程度與專業(yè)素質(zhì),應(yīng)當(dāng)滿足對(duì)高校檔案信息進(jìn)行深層次的研究探討,但是這種專而博的人才非常欠缺。高校檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)水平與時(shí)代發(fā)展需求存在較大的差距。制約了有效利用高校檔案信息資源,影響了社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展,但對(duì)于這些方面,在高校檔案管理中沒有認(rèn)識(shí)到其潛在價(jià)值,導(dǎo)致高校檔案的利用率不高。
(三)檔案檢索效率較低問題
手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索是高校檔案檢索的主要方式。盡管手工檢索速度不能與計(jì)算機(jī)高速檢索比較,但手工檢索仍然占據(jù)著很大比重,盡管高校檔案管理系統(tǒng)軟件已有多種工具,但是能夠應(yīng)用檔案管理軟件的并不多,這對(duì)于檔案管理的發(fā)展不利,也難以推動(dòng)高校檔案的有效開發(fā)和利用。這主要是硬件設(shè)施投入不足,使高校檔案室的建設(shè)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。
(四)信息開發(fā)和編制上的問題
對(duì)于高校檔案信息的開發(fā)和編制,許多高校檔案部門存在應(yīng)付上級(jí),走過場的問題,為了應(yīng)付檢查而選題開發(fā),但只能開發(fā)編研層次較低的、質(zhì)量較差的產(chǎn)品,其使用價(jià)值較低,雖然有的選題與新時(shí)期發(fā)展有著緊密聯(lián)系,但是由于編制的水平和質(zhì)量問題沒有實(shí)效性,難以發(fā)揮作用。
二、做好高校檔案管理工作的對(duì)策
新時(shí)期要做好檔案管理工作,必須采取以下對(duì)策。
(一)提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)
要做好高校檔案工作,必須提高高校檔案管理人員素質(zhì),對(duì)于檔案管理工作,要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強(qiáng)的人員負(fù)責(zé),在職期間加強(qiáng)對(duì)他們的教育和培養(yǎng),充分發(fā)揮其積極性與主動(dòng)性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系,因此檔案管理工作人員,應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平,通過培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高檔案管理質(zhì)量,才能為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多有價(jià)值的高校檔案信息資源。
(二)健全高校檔案的管理制度
要做好高校的檔案管理工作,就必須健全高校檔案的管理制度,要通過制度要求,來保證高校檔案管理工作的開展,高校檔案的管理規(guī)章制度要具有合理性與科學(xué)性,制定的高校管理制度,要根據(jù)實(shí)際情況和檔案管理需求,建立起高校檔案管理機(jī)制。這樣的高校檔案管理制度,才具有可操作性,才可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)與規(guī)范作用。才能約束高校檔案的管理者和使用者,才能使高校檔案信息的交流得到有效傳播,這對(duì)于高校檔案管理具有重要的推進(jìn)作用。
(三)改善高校檔案的功能
要做好檔案的管理工作,對(duì)檔案的功能必須重新進(jìn)行定位,對(duì)傳統(tǒng)檔案的功能,應(yīng)當(dāng)保留的重要部分,需要加強(qiáng),同時(shí)還需要進(jìn)一步豐富與擴(kuò)大新時(shí)期檔案管理工作的內(nèi)涵,要積極創(chuàng)造條件改善新時(shí)期檔案的功能,不僅要滿足新時(shí)期對(duì)于檔案信息的需求,還必須完善并豐富檔案內(nèi)容,在新時(shí)期,為建設(shè)小康社會(huì),更好地為社會(huì)和廣大企業(yè),為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。
(四)利用信息化的管理手段
信息化是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的趨勢,對(duì)于高校檔案管理工作提出要利用信息科技成果,來提高高校檔案管理的效益,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理,高校檔案管理計(jì)算機(jī)輔助模式已成為新時(shí)期發(fā)展趨勢。可以通過EXCEL電子表格建立人事檔案數(shù)據(jù)庫,使高校檔案管理全面進(jìn)入信息化時(shí)代。
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