財務檔案管理論文
財務檔案管理工作作為財務整體工作的重要組成部分,是事業(yè)單位有效開展各項活動的基礎,對事業(yè)單位的發(fā)展起著舉足輕重的作用。下面是學習啦小編為大家整理的財務檔案管理論文，供大家參考。
財務檔案管理論文范文一：高校財務檔案管理工作的思考
摘要：
在改革發(fā)展的新時期，高校內外部環(huán)境發(fā)生巨大變化，院校合并、校園規(guī)模擴張、設施更新、人數(shù)增多，隨之而來的經(jīng)濟活動復雜繁多，高校在財務管理方面做了很多工作,而財務檔案正是記錄和反映這些經(jīng)濟活動、財務工作的重要史料和證據(jù)，對高校領導決策起著重要作用。因此，保管好、利用好財務檔案，將有效促進高校健康有序發(fā)展。
關鍵詞：高校財務 檔案管理 內容 特點 存在問題 建議
一、高校財務檔案管理的內容
高校財務檔案是高校在從事教學、科研、后勤等財務工作中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料。根據(jù)《會計檔案管理辦法》，高校財務檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，具體包括：會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、電算化會計檔案以及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。
二、高校財務檔案管理的特點
高校財務檔案既是高校財務工作的重要史料和證據(jù)，也是高校檔案的重要組成部分，具體有以下幾點特性：
1.關聯(lián)性。
高校實行的是“統(tǒng)一領導、集中管理”或“統(tǒng)一領導，分級管理”的財務管理體制，根據(jù)學校發(fā)展的需要統(tǒng)籌安排和使用學校的各項經(jīng)費和資源，各部門、單位是統(tǒng)一的有機整體，在經(jīng)濟活動中共同厲行節(jié)約、增收節(jié)支，形成聯(lián)系性較強的財務檔案，不可分割，有效體現(xiàn)了高校整體財務情況。同時，財務檔案也可為預算等提供依據(jù)，關聯(lián)性較強。
2.多樣性。
隨著電算化的普及，財務檔案管理模式發(fā)展為紙質檔案和電子媒介檔案共存，既保存了傳統(tǒng)的會計憑證、賬冊、銷毀冊和報表等紙質會計資料，也保留了存儲在電腦硬盤、光盤等存儲媒介中的財務資料、軟件數(shù)據(jù)等。存儲的方式、類型多樣化。
3.規(guī)律性。
高校財務工作較為繁瑣，工作量大，但是每一會計年度從開始到結束，產生的財務檔案類型相對規(guī)律，主要包括兩大類：一是會計核算的專業(yè)材料，例如會計憑證、賬簿、財務報告等;二是收入票據(jù)類，例如服務業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位的非稅統(tǒng)一收入票據(jù)、往來款票據(jù)、校內業(yè)務收據(jù)等。這兩大類財務檔案完整反映了高校日常經(jīng)濟業(yè)務的收支情況。
4.易破壞性。
主要體現(xiàn)在兩方面，一是人為破壞，例如出于某些原因，如果管理人員素質不高或疏于管理讓一些另有所圖的查閱人有機可乘，可能會出現(xiàn)財務檔案被篡改、丟失、損毀、系統(tǒng)紊亂等情況;二是自然破壞，由于自然災害等原因導致破壞，例如地震、火災等，也有可能檔案存儲本身材質發(fā)生老化，使得財務檔案受到不同程度的破壞。
三、高校財務檔案管理工作中存在的問題
1.財務檔案管理模式落后，檔案利用率低。
目前高校主要保存的是紙質財務檔案，只重數(shù)量不重質量，工作量大時，有些管理人員未必能做到嚴格按照規(guī)范認真審核裝訂憑證及歸檔，還有可能存在歸檔不及時的情況。因此，使用最原始的方法對大量財務檔案進行歸檔、檢索，直接導致管理效率和使用效率低下。
2.財務檔案管理制度不完善，銷毀工作滯后。
財政部、國家檔案局頒布了《會計檔案管理辦法》，但是在實際工作中關于財務檔案管理的制度并不完善，缺乏統(tǒng)一性和標準性，存在以下問題。一是很多高校不重視財務檔案管理工作，沒有設置專門的財務檔案管理崗位和檔案存放空間及設施，讓財務部門自己查閱財務檔案,保存地點分散，極易出現(xiàn)存放混亂、丟失情況。二是管理工作的相關制度不夠完善，沒有制定專門的財務檔案查閱和使用制度，存在有章不循、有章難循、隨意查閱復制的情況。三是大多數(shù)高校的財務檔案銷毀工作普遍滯后，大量超期存放的財務檔案占用了檔案庫房，加大了檔案管理部門的工作量，嚴重影響檔案管理和利用效率。隨著財務工作量的龐雜，這些問題更加凸顯。
3.財務檔案管理隊伍專業(yè)性差，缺乏專門硬件設施。
目前，大多數(shù)高校財務檔案先由財務部門暫存，達到一定期限后才會移交學校檔案管理部門。在財務部門暫存檔案期間，沒有設置專門的管理人員，多由財務人員兼職，在財務工作量大、繁雜的情況下分工不明確，財務檔案的收集、整理工作往往被忽視。學校檔案部門工作人員也并未全都受過專業(yè)培訓，做不到利用先進方法管理檔案，與信息時代高科技發(fā)展脫節(jié)。有的財務部門辦公條件有限，沒有專門的庫房，把檔案堆放在辦公室，可隨意翻閱，達不到檔案存放的安全性要求，不能確保檔案的真實性和完整性。同時，普通辦公室的存儲條件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面難以滿足檔案資料的保存要求。
4.財務檔案電子化管理起步晚，信息化建設水平低。
受經(jīng)費所限和重視程度影響，目前我國大多數(shù)高校未實現(xiàn)財務檔案電子化，與銀行等部門的財務檔案信息化建設水平相距甚遠。雖然有些高校已經(jīng)建立了電子賬務系統(tǒng)，但這些信息化工作主要集中在財務軟件上，忽略了將紙質檔案影像化儲存。并且財務軟件僅限財務部門使用，學校其他部門人員無法及時查詢相關數(shù)據(jù)，這無疑又加大對紙質財務檔案的查閱頻率，增加財務檔案管理人員的工作量。
四、提高高校財務檔案管理工作水平的建議
1.重視財務檔案管理工作，改善提升硬件設施。
高校應加強對財務檔案管理工作的重視，保證管理工作需要的人力和物力。應設置財務檔案管理崗位，培養(yǎng)既有職業(yè)道德又有檔案管理經(jīng)驗的高素質管理隊伍，通過多種方式調動管理人員的積極性，經(jīng)常開展職業(yè)道德、業(yè)務素質等方面的交流和培訓。為了財務檔案保管的安全性、規(guī)范性和保密性，高校應提供合適的空間和檔案柜架等設施存放檔案，配備空調，使庫房內溫度保持在15～30℃，重視防水、防磁、防蛀、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等工作。
2.完善財務檔案管理制度，加強制度化建設。
高校財務檔案管理工作的有序開展有賴于完善的管理制度。首先應建立財務檔案日常管理制度、借閱制度以及檔案銷毀制度，明確管理人員的工作職責，理清管理工作流程，嚴禁隨意丟放、復制、損毀財務檔案，定期監(jiān)督檢查檔案存放情況;建立內控制度，杜絕財務檔案工作的違規(guī)違紀行為;對損毀破壞、復制財務檔案、泄露檔案信息等行為實行責任追究制，嚴懲不怠。
3.選用高素質財務管理人員，提高管理規(guī)范性。
隨著高校財務工作量的日益龐大，財務檔案資料日益增多。財務檔案的特點要求應由職業(yè)道德高、專業(yè)素質過硬的工作人員專職管理。在職業(yè)道德方面，財務檔案管理人員必須嚴謹、敬業(yè)，既要有原則性，也有較好的人際交往能力;在專業(yè)素質方面，不僅要了解財務部門的工作情況，及時采用科學方法分類整理檔案材料，還應掌握財務軟件的相關功能操作，保存、備份好電算化財務檔案，保證財務檔案的完整性。要采取多種方式、途徑提高管理人員的綜合素質，例如舉辦業(yè)務培訓、校際交流工作經(jīng)驗等。
4.加強財務檔案信息化建設，提高檔案利用率。
財務工作的信息化為財務檔案管理奠定了基礎，為了能夠提高財務檔案的利用率，提供更好的檔案服務，高校應重視財務檔案管理信息化建設，加強財務檔案管理軟件的開發(fā)，使得檔案管理工作整個流程能夠通過信息化平臺實現(xiàn)。例如開發(fā)附有財務檔案管理的財務軟件，能夠使財務人員在做賬時對財務資料影像化保存，上傳至軟件中，自動生成賬務附件，檔案管理人員可通過搜索憑證編號、項目名稱、經(jīng)手人等信息得到相關財務資料，提供給查詢人員，也可根據(jù)實際情況授權給部門負責人、經(jīng)費負責人等，創(chuàng)建財務資源信息平臺，實現(xiàn)財務檔案數(shù)字化共享。總之，高校財務檔案反映了高校的經(jīng)濟活動，體現(xiàn)了高校整體發(fā)展情況，為領導層做出決策提供了基礎信息。應加強財務檔案管理工作的制度建設，提高財務檔案管理人員的綜合素質，改善管理環(huán)境和硬件設施，采用現(xiàn)代化技術和科學的管理方法，實現(xiàn)財務檔案管理信息化，提高財務檔案利用率，更好地服務于高校發(fā)展。
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財務檔案管理論文范文二：高校財務檔案管理論文
(一)高校財務檔案管理信息化制度建設
在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發(fā)展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過構建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網(wǎng)絡化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理信息化建設制度的基礎上通過聯(lián)系實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡的隔離制度、財務檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財務檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護制度與監(jiān)控制度等。
(二)高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善
在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現(xiàn)信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
(三)高校財務檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡化
高校財務檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理;其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數(shù)字化轉換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉換工作質量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網(wǎng)絡化是十分關鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉換的紙質檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現(xiàn)代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發(fā)展與建設中作用的充分發(fā)揮。
(四)高校財務檔案管理工作隊伍整體素質的提高
信息化背景下的高校財務檔案管理工作對高校財務檔案管理工作隊伍素質提出了更高的要求，并且在高校財務檔案管理信息化建設中，軟硬件設施的操作、管理以及維護都需要由具有較高素質的高校財務檔案管理工作者來實現(xiàn)，所以以高校財務管理信息化建設工作需求為依據(jù)，通過開展培訓等工作來提高高校財務檔案管理工作隊伍整體素質是十分必要的。在高校財務檔案管理工作隊伍的培訓過程中，需要做到內部培養(yǎng)與外部培養(yǎng)的結合，并分階段、有規(guī)劃地統(tǒng)一進行。在培訓內容方面，則需要圍繞強化高校財務檔案管理工作者財務檔案管理專業(yè)能力以及信息素養(yǎng)兩個方面進行開展，在財務檔案管理專業(yè)方面引導財務檔案管理工作者不斷更新自身知識以對自身知識體系做出完善，在信息素養(yǎng)方面則需要重點強調財務檔案管理工作者信息分析能力、數(shù)據(jù)庫維護能力、網(wǎng)站建設能力、網(wǎng)站維護能力以及對檔案進行數(shù)字化處理能力的提升。對于財務檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與操作人員而言，不僅要求他們具備網(wǎng)絡技術知識以及計算機技術知識，同時要求他們能夠對財務檔案管理知識作出一定了解，從而確保財務檔案信息化管理中財務檔案信息錄入、處理工作的規(guī)范化。
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