試談辦事的學(xué)問
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秘書人員有兩大任務(wù),一是辦事,二是當(dāng)參謀。近幾年來,當(dāng)參謀問題引起了秘書界極大重視,大量的理論性、經(jīng)驗性文章見諸報刊。相比之下,對于辦事的學(xué)門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法,試就"辦事"的學(xué)問作一番探討。
一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項
?。ㄒ唬┙邮芄ぷ魅蝿?wù)要弄清"三要素"
領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù),大體都有"三要素":一是內(nèi)容--辦什么事;二是時限--什么時間完成;三是要求--工作質(zhì)量, 注意事項等等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時,一定要把"三要素"搞清楚,為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。
?。ǘ﹥?yōu)化辦事成果"三比較"。
辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果,排除或縮小壞的結(jié)果,因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性,比較地說,一是利,一是弊。優(yōu)化辦事成果,要進行三個方面的比較,這就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
(三)把握好辦事"三形式"
辦事可能出現(xiàn)三種形式:1.單一辦事--在同一時間內(nèi)完成一項工作任務(wù);2.交叉辦事--同時受領(lǐng)兩項工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù),需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成;3.穿插辦事--三項以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中進行。
?。ㄋ模z驗辦事效率"三標(biāo)準(zhǔn)"
秘書人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后,要進行工作效率自我檢驗,標(biāo)準(zhǔn)有三:l.工作質(zhì)量,是不是達到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件,有沒有潛在的問題和漏洞;2.工作速度,有沒有超過工作時限,有沒有浪費拖延時間的情形;3.對社會和群眾的影響,辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。
?。ㄎ澹┫蝾I(lǐng)導(dǎo)復(fù)命"三注意"
工作任務(wù)全部結(jié)束,或告一段落,應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命,匯報完成任務(wù)的效果、時間,講明存在和可能出現(xiàn)的問題,以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時要注意三點:1.不失真。對完成任務(wù)情況要一是一,二是二,不擴大,不縮小,不隱匿問題和缺點。2.不吹噓。不借機自我夸耀,不喋喋不休地表功、訴苦。3.不邀利。不因為完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。
二、如何辦好請辦事項
做好請辦工作的基本要求是,秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解,認(rèn)真地進行分析研究,提出可行的工作建議,并且通過科學(xué)的請辦方式和程序,使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識,以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。
?。ㄒ唬┚臏?zhǔn)備,提出合理建議
?。ǘ┲v究方法,選擇適當(dāng)形式
(三)注重程序,堅持逐級請辦
(四)提高藝術(shù),優(yōu)化請辦效果
?。ㄎ澹┮跃彂?yīng)急,避免緊張出錯
一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項
?。ㄒ唬┙邮芄ぷ魅蝿?wù)要弄清"三要素"
領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù),大體都有"三要素":一是內(nèi)容--辦什么事;二是時限--什么時間完成;三是要求--工作質(zhì)量, 注意事項等等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時,一定要把"三要素"搞清楚,為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。
?。ǘ﹥?yōu)化辦事成果"三比較"。
辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果,排除或縮小壞的結(jié)果,因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性,比較地說,一是利,一是弊。優(yōu)化辦事成果,要進行三個方面的比較,這就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
(三)把握好辦事"三形式"
辦事可能出現(xiàn)三種形式:1.單一辦事--在同一時間內(nèi)完成一項工作任務(wù);2.交叉辦事--同時受領(lǐng)兩項工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù),需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成;3.穿插辦事--三項以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中進行。
?。ㄋ模z驗辦事效率"三標(biāo)準(zhǔn)"
秘書人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后,要進行工作效率自我檢驗,標(biāo)準(zhǔn)有三:l.工作質(zhì)量,是不是達到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件,有沒有潛在的問題和漏洞;2.工作速度,有沒有超過工作時限,有沒有浪費拖延時間的情形;3.對社會和群眾的影響,辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。
?。ㄎ澹┫蝾I(lǐng)導(dǎo)復(fù)命"三注意"
工作任務(wù)全部結(jié)束,或告一段落,應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命,匯報完成任務(wù)的效果、時間,講明存在和可能出現(xiàn)的問題,以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時要注意三點:1.不失真。對完成任務(wù)情況要一是一,二是二,不擴大,不縮小,不隱匿問題和缺點。2.不吹噓。不借機自我夸耀,不喋喋不休地表功、訴苦。3.不邀利。不因為完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。
二、如何辦好請辦事項
做好請辦工作的基本要求是,秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解,認(rèn)真地進行分析研究,提出可行的工作建議,并且通過科學(xué)的請辦方式和程序,使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識,以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。
?。ㄒ唬┚臏?zhǔn)備,提出合理建議
?。ǘ┲v究方法,選擇適當(dāng)形式
(三)注重程序,堅持逐級請辦
(四)提高藝術(shù),優(yōu)化請辦效果
?。ㄎ澹┮跃彂?yīng)急,避免緊張出錯