采購案例分析_企業(yè)采購案例(4)
采購案例分析5
作者: 王瑞
單位：上海寶華國際招標有限公司
國有企業(yè)采購活動以招標方式為主，企業(yè)招標采購的內容包括：工程建設，生產、維修和維護所需物資，日常辦公、經營管理相關的貨物和服務等。招標采購質量與企業(yè)固定資產投資、生產經營密切相關，甚至影響企業(yè)的長遠發(fā)展和市場生存。
一、 招標策劃是招標質量提升的基礎
招標采購相比一般采購過程更加復雜、涉及面更廣。首先，招標采購追求企業(yè)經濟、技術和社會效益綜合最優(yōu)。其次，招標采購活動具有政策性、規(guī)范性特點，必須按照招標文件規(guī)定的流程和規(guī)則實施。第三，招標采購受到眾多外部因素制約，全過程接受招標人、招標代理機構和評審專家等相關干系人、行政監(jiān)督部門及社會公眾監(jiān)督。
招標策劃是指在招標投標活動啟動之前，為了使招標項目獲得成功，企業(yè)根據(jù)采購需要和市場環(huán)境，規(guī)劃招標項目實施方案和招標目標實現(xiàn)路徑。企業(yè)只有經過充分前期準備和安排，有預見性地實施各項工作，正確處理可能遇到各種問題和風險，才能確保優(yōu)質、高效地完成招標項目。
二、 招標策劃的作用
1. 有利于內部溝通、促進協(xié)同工作
招標投標活動需要企業(yè)內、外部多個部門和單位協(xié)同工作。招標策劃根據(jù)招標采購的需要，制定針對性溝通機制和管理流程，降低各方的利益沖突、扯皮推諉和重復勞動發(fā)生的可能性。在招標策劃統(tǒng)一安排下，相關部門和單位按照職責分工和質量、進度要求，通過合作方式完成招標采購各項復雜工作。
2. 促進投標人之間充分競爭
首先，企業(yè)在招標策劃過程中，可以進一步發(fā)掘和邀請優(yōu)質供應商參與投標。其次，制定合理的招標條件和評標辦法，使得投標人的競爭處于同一起跑線,激發(fā)投標積極性。第三，人為創(chuàng)造或加強充分競爭的環(huán)境，促使投標人在巨大競爭壓力下提供最優(yōu)技術方案和投標價格。
3. 確保招標項目實施嚴謹、周密
經過全面、認真地招標策劃，招標項目可以形成詳細的實施和操作方案。按照招標策劃分工協(xié)作，有利于各責任單位編制針對性強、細致嚴謹?shù)募夹g、商務和招標文件，杜絕招標操作中的低級錯誤和工作疏漏，并為后續(xù)中標合同簽訂、合同履行奠定良好基礎。
三、 招標策劃實施過程
1. 確定招標策劃參與各方
企業(yè)參與招標策劃的各方包括：使用單位、采購管理部門、技術管理部門和招標機構，分別負責招標項目的需求分析和商務、技術、招標等方面的專業(yè)支撐。采購管理部門負責招標項目合同的簽約和執(zhí)行，是招標策劃的責任單位。
對于投資風險大、敏感度高的招標項目，除了上述各方以外，企業(yè)的法律事務、內控審計和紀檢監(jiān)察部門也參與招標策劃。重大項目的招標策劃，需要企業(yè)主管領導直接參與決策過程。
2. 招標策劃流程
(1)收集資料
收集內容：潛在投標人名單及其經營、業(yè)績情況，與企業(yè)歷史關系等;招標采購內容不同檔次產品的技術指標和性能、各產品歷史價格、市場供求關系;其他企業(yè)同類項目招標采購結果。
收集途徑：歷史招標信息，設計院等咨詢機構，專業(yè)網站，與各供應商技術交流，行業(yè)內專業(yè)機構或專家咨詢，同類項目考察調研等。
( 2)確定招標目標
經濟目標：在合理的預算約束下，盡可能地降低采購價格、縮短采購時間，并測算中標價格區(qū)間和采購周期范圍。
技術目標：根據(jù)標的物當前及今后可能使用需求，確定技術規(guī)格、性能、參數(shù)等最低和最高的招標采購技術要求。
社會目標：符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和國家產業(yè)政策，符合企業(yè)承擔社會責任和環(huán)境保護義務等。
合規(guī)性目標：招標采購組織和決策過程符合國家、企業(yè)相關法規(guī)、政策和制度，招標投標活動堅持“公開、公平、公正和誠實信用”的原則。
(3)競爭性分析
通過對潛在投標人數(shù)量、檔次(規(guī)模、技術和裝備情況、業(yè)績)和參與競爭可能性進行分析。分析內容包括：市場同類產品檔次和價格水平，潛在投標人參與競爭的意愿，可能促進投標競爭的方法。通過競爭性分析，可采取相關措施促進競爭或防止惡性競爭。
(4)制定招標方案
招標方案包括：確定招標組織形式、招標方式、標段劃分等;確定招標文件核心內容，如評標方法、資格條件、技術要求、商務條款、分項報價表格式等;制定招標項目管理計劃，包括：工作分工、進度計劃、匯報事項、風險控制等。
3. 加強招標策劃管理、提升整體招標質量
企業(yè)招標采購經辦人員業(yè)務水平不同，導致招標采購質量參差不齊。加強招標項目前期準備工作，由資深專家負責招標策劃、經辦人員負責招標業(yè)務操作，一方面可以避免具體事務性工作浪費稀缺的專家資源，另一方面為經辦人員招標業(yè)務操作提供指導、整體提升企業(yè)招標質量。
四、 招標策劃實例
以寶華招標公司為例，該公司受某大型鋼鐵企業(yè)委托，組織耐火材料集中招標采購。本次招標策劃如下：
1. 資料收集
資料收集范圍：耐火材料采購歷史數(shù)據(jù)(包括歷史采購價格、數(shù)量和總額)、耐火材料市場行情、現(xiàn)有供應商供貨實績和國內外最新技術進展等信息和資料。此外，還包括該企業(yè)生產現(xiàn)場的耐火材料技術要求、圖紙等相關資料，
2. 確定招標目標和競爭性分析
耐火材料是鋼鐵生產過程中重要輔材，該企業(yè)每年耐火材料采購金額超過3億元。招標人希望通過本次集中招標，達到降低耐火材料采購成本、優(yōu)化耐火材料供應管理的目標，并初步形成耐火材料采購管控體系和規(guī)范的標準流程。
招標項目團隊全面梳理和分析該企業(yè)各類耐火材料的類別劃分、技術要求、采購模式、歷史價格、供應商范圍和市場情況，并據(jù)此制訂招標策劃方案。
3. 招標策劃方案
(1)擴大單項招標金額。
通過規(guī)模效應降低采購成本，將原先30個采購合同合并為19標段組織招標采購，并將供應年限由一年擴大為三年。
(2)區(qū)域承包方式供貨。
承包期內，耐火材料廠商一攬子負責熱工設備的耐火材料設計、供應、砌筑、維護、下線等系列工序，確保生產穩(wěn)定、產品質量合格。承包商按企業(yè)鋼產量結算費用。
(3)設置最高和最低限價。
由于各標段競爭程度不同，為了確保降低采購成本，各標段均設置最高限價。另外，考慮到我國耐火材料供應商眾多、市場競爭異常激烈的情況，設置最低限價可以防止低價惡性競爭、保證企業(yè)生產穩(wěn)定和安全。
(4)新供應商考察。
對于不熟悉的廠商進行業(yè)績考察，并將考察結果作為關鍵評審因素。
3. 招標結果
本次耐火材料集中招標成效顯著，中標金額相比歷史合同金額節(jié)約資金超過4000萬元，中標廠商均為該企業(yè)認可的合格供應商。
五、 招標文件編制
1. 招標文件的作用
招標文件詳細描述了招標采購技術，商務要求，是約束參與各方招標投標行為的規(guī)范性文件。招標文件是招標策劃的延伸和細化，其內容應與招標策劃保持一致。
2. 招標文件編制管理
為了確保招標文件編制質量和水平，防止出現(xiàn)遺漏和錯誤，招標文件編制管理應當遵循“先技術、后商務”和“先需求、后規(guī)則”的原則，具體過程如下：
一是由使用單位編制招標技術文件初稿，確定招標項目的基本要求、招標范圍和技術標準。使用單位在專業(yè)技術方面存在能力不足時，可以委托技術管理部門或設計單位編制招標技術文件。
二是在招標技術文件基礎上，由采購管理部門編制招標商務文件，主要工作為確定通用合同條款、草擬專用合同條款等。
三是招標機構根據(jù)招標項目需要，選擇相應招標文件模板，將招標技術文件、商務文件整合形成招標文件初稿。招標文件初稿整合過程中，招標機構應當編制評標方法、投標人須知、投標文件格式等專業(yè)性文件。
四是招標文件初稿編制完成后，招標機構應當組織使用單位、技術管理部門和采購管理部門對招標文件進行審核。招標文件審核通過后方可對外發(fā)出3.招標文件模板
招標文件模板文件包括投標人須知、合同條款、招標技術文件、評標辦法、投標文件格式等。招標文件模板對改進招標采購質量有明顯效果。首先，企業(yè)將法規(guī)、制度要求和一些好的做法固化在模板中，有利于招標采購知識、經驗的積累和傳承。其次，使用模板有利于提高招標文件標準化程度、提高文件編制和審核效率。第三，通過推行招標文件模板，可將企業(yè)招標質量的管理思想和要求滲透到招標項目的具體實施環(huán)節(jié)。
六、 招標項目風險防范
招標實施過程中面臨著各種各樣的風險，它們將對招標質量產生種種不利影響，甚至導致招標失敗。招標項目應當防范技術、商務和合規(guī)性三類風險。
1. 技術風險防范
(1)信息保密
需要保密的信息包括：招標策劃、交流內容和交流計劃，其他投標人參與和技術交流情況，招標項目相關人員和部門信息等。對于招標工作經驗不足、保密意識不強的人員，應當加強保密培訓，防止相關信息無意泄露。
(2)技術交流偏差
技術交流過程中，出于職業(yè)習慣，技術人員喜歡就具體技術細節(jié)進行評價和對比、甚至發(fā)表指導意見。企業(yè)應當提醒相關人員不應指導投標方案或進行評價，防止造成投標人參與積極性下降或對招標技術要求理解偏差等不利后果。同時，企業(yè)應當始終向投標人強調，招標技術要求以招標文件為準。
(3)技術評審準確性
在招標投標活動中，技術評審的依據(jù)是投標文件及其補充文件等書面資料，由評審專家根據(jù)自己專業(yè)知識和經驗進行判斷和評價。技術評審受限于投標文件編制的指向性和評審人員主觀判斷，往往造成技術評審與投標實際產生偏差。
可從兩方面提高技術評審的準確性和可靠性：
一是引入實物評審因素。技術評審時采取實物封樣方法或實物測試方法，評審人員依據(jù)現(xiàn)場實物比較結果或第三方出具檢測報告進行評審，確保評審結果更加準確和更具說服力。
二是加強業(yè)績評審比重。技術評審內容一般包括：資格資質、技術方案、裝備情況、技術指標、人員情況和業(yè)績等評審因素。與其他評審因素相比，業(yè)績評審具有明顯優(yōu)勢。首先，業(yè)績評審因素具有客觀、真實的特點，評標時不受人為因素、主觀態(tài)度影響。其次，業(yè)績指標間接反映了其他技術評審因素，業(yè)績良好的投標人通常擁有較好的技術方案、生產裝備、人力資源和資格資質。
為了提高評審效果、充分發(fā)揮業(yè)績評審的優(yōu)勢，可以從多維度進行業(yè)績評審，包括：比較各投標人總體業(yè)績數(shù)量或金額，對投標人業(yè)績按照不同技術指標、用途或時間分項評審，評審項目負責人業(yè)績情況等。
2. 商務風險防范
邀請招標中投標人資格和技術水平參差不齊，導致投標競爭不充分、招標效果較差。防范措施包括：邀請同檔次廠商參與競爭，評標以價格為主要評標因素、促進價格競爭，潛在投標人信息嚴格保密等。
公開招標中，投標人數(shù)量眾多，資質、水平、價格差異性大，由于事先規(guī)定資格資質條件、評標方法預見性不足，可能導致最終招標結果不理想。防范措施包括：邀請更多合格廠商參與投標競爭，評審時對技術指標、投標價格處于合理范圍之外的投標人進行甄別和分析，對于不熟悉投標人進行實地考察和歷史履約情況調研。
3 .合規(guī)性風險防范
相關政策法規(guī)對招標投標操作進行了詳細、具體的規(guī)定，任何違規(guī)操作都將導致招標項目受到投訴、質疑，甚至導致招標項目失敗。
(1)開標組織
需要杜絕的行為包括：投標截止時間以后接受投標文件，開標前未對投標文件進行密封檢查，有效投標人少于3個直接開標。
投標遲到風險防范：開標前一周內及時與潛在投標人溝通是否投標;開標前一天提醒投標人相關投標事項;投標人對電子招標投標不熟悉的，可以到招標機構現(xiàn)場進行操作;采用傳統(tǒng)招標方式，開標時間應考慮交通高峰等特殊情況;開標現(xiàn)場延遲投標截止時間的，應當經所有投標人簽字確認。
(2)評標過程
評標委員會組成：評標人員與投標人無利害關系;評標委員會構成比例符合規(guī)定;非評標委員本人不得簽署評標表格;評標委員會組成人員和招標工作人員名單保密，防止投標人干擾評標工作。
評標資料和評標過程注意事項：評標資料不得帶離評標場所;評標過程信息不得對無關人員透露;評標委員會成員不能私下接觸投標人、不得指導投標人澄清;不得接受投標人主動提出的澄清、說明;無關人員在場時，不得議論評標有關內容等。
(3)定標過程
定標過程中信息外泄可能后果有：投標人干擾招標人決策;投標人招標結果的細節(jié)提出質疑和異議;預中標人的簽約風險(影響后續(xù)合同細節(jié)談判)。
定標過程風險防范：經辦人員提高保密意識，評標報告流轉和審簽人員信息不得告訴無關人員;評標工作參與人員不得對外透露相關信息;評標報告、評標支撐文件對無關人員保密;中標或不中標情況及理由，應當以正式渠道由招標機構對外溝通。
(4)合同訂立
合同簽訂應當以招標文件與投標文件為準，在不實質性違背這兩個基礎性文件前提下，可就合同細節(jié)進行補充和完善。
相關合同細節(jié)補充和完善，應當在招標結果對外公布之前，以投標文件澄清的形式要求投標人確認。否則，在招標結果信息公開后，招標人較難從投標人處獲得有利自己的讓步。
(5)資料管理
投標文件屬于投標人專有知識產權，僅供招標人在當次招標項目中使用。即使招標項目已經完成，招標人和參與招標工作相關人員也應注意投標文件資料保管和信息保密，防止產生不必要的法律糾紛。需要在招標項目結束后繼續(xù)使用投標文件的，應當在招標文件明示使用方式和使用范圍。
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