如何做好秘書

　　摘要：直到有機(jī)會(huì)跟Rachel這個(gè)在三家著名外企任職過(guò)的“資深秘書”見(jiàn)面聊天，才明白許多看似簡(jiǎn)單的事情，做起來(lái)卻并不那樣容易。

　　其實(shí)在認(rèn)識(shí)Rachel之前，我對(duì)“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡(jiǎn)單，覺(jué)得秘書就是伺候人的活兒，只要有點(diǎn)兒眼色，沒(méi)什么太難的，最需要的就是耐心。直到有機(jī)會(huì)跟Rachel這個(gè)在三家著名外企任職過(guò)的“資深秘書”見(jiàn)面聊天，才明白許多看似簡(jiǎn)單的事情，做起來(lái)卻并不那樣容易。

　　“提起秘書，大多數(shù)人都會(huì)想到漂亮的女孩。事實(shí)上在國(guó)外，真正優(yōu)秀的秘書大多已近不惑之年，或許年齡更大。他們真的非常專業(yè)，以我現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是沒(méi)法比擬的。”這個(gè)高挑的女孩子，一身干練的職業(yè)套裝，說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)卻很有力度，老到的樣子顯得比同齡人成熟許多。

　　“老板永遠(yuǎn)是對(duì)的!”

　　中國(guó)有句古話，“伴君如伴虎”。和上司相處的過(guò)程，不但是相互信任的過(guò)程，同時(shí)也是磨合的過(guò)程。

　　Rachel回憶起自己剛?cè)胄袝r(shí)的一段遭遇。在法國(guó)公司做秘書時(shí)的Rachel，因?yàn)闆](méi)有太多經(jīng)驗(yàn)，上司說(shuō)的一切命令她都只是用“好的”來(lái)回答。后來(lái)她漸漸意識(shí)到這樣做可能導(dǎo)致每件事情都無(wú)法完成。于是，在進(jìn)入飛利浦公司擔(dān)任亞太區(qū)總裁秘書后，她學(xué)會(huì)了積極跟上司有效溝通，不能做的一定事先明說(shuō)。“上司可能會(huì)一天交付10項(xiàng)任務(wù)，而你或許只能做好5項(xiàng)，開始就應(yīng)該跟上司講明白，我只能完成其中5項(xiàng)，如果都做，可能會(huì)做得一塌糊涂。這樣，他會(huì)另行安排合適的人選協(xié)助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最終吃苦果的只有自己，而且逐漸會(huì)讓老板懷疑你的能力。”

　　“中國(guó)人不太善于challenge自己的上司，任何事情都容易唯命是從。但在外企，上司更愿意在第一時(shí)間知道你遇到的困難和想法，這樣更有利于他下一步工作計(jì)劃的執(zhí)行。”

　　“老板永遠(yuǎn)是對(duì)的。與上司相處的過(guò)程難免會(huì)有被誤解的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候最好先站在上司的角度思考他為什么會(huì)這樣想，而后找個(gè)合適的時(shí)解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會(huì)適得其反。”

　　Rachel談起自己曾經(jīng)遇到過(guò)的一個(gè)麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票，在計(jì)算時(shí)忘記了司機(jī)的份額，當(dāng)Rachel發(fā)現(xiàn)時(shí)有點(diǎn)兒慌。一位部門經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了司機(jī)，Rachel很高興。當(dāng)時(shí)上司在泰國(guó)出差，Rachel就發(fā)E-mail給他，說(shuō)事情得到了解決。得到的回復(fù)卻是上司的大發(fā)雷霆:“你沒(méi)有任何權(quán)力來(lái)幫我決定事情!”Rachel當(dāng)然很不開心，后來(lái)靜心一想，明白是自己在信里沒(méi)有寫清楚，讓上司誤以為自己把他的月餅票給了司機(jī)，擅自動(dòng)用他的私人物品。“我當(dāng)時(shí)沒(méi)有即刻打電話給他，只是寫E-mail說(shuō)一切等你回來(lái)解釋。如果馬上打電話辯解，老板會(huì)認(rèn)為你在挑釁他，事情只會(huì)更糟。靜下心來(lái)找原因才是關(guān)鍵，要把握一個(gè)原則——老板永遠(yuǎn)是對(duì)的。他發(fā)脾氣也好，表?yè)P(yáng)也好，他有自己的立場(chǎng)，多站在他的角度考慮問(wèn)題，會(huì)讓自己做事情事半功倍。”

　　潛伏的“貴人”

　　“我一直相信一句話，‘你成功的一半是由上司定義的’。和上司的融洽相處，同時(shí)也是對(duì)自己的成全。”Rachel談起這一點(diǎn)深有體會(huì)。

　　Rachel離開秘書行業(yè)已經(jīng)有半年時(shí)間了，而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要調(diào)任北京，當(dāng)時(shí)的Rachel有兩個(gè)選擇，和老板一同去北京繼續(xù)秘書工作;或者留在上海，重新開始另一個(gè)新角色，在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經(jīng)過(guò)幾夜不眠的思量，Rachel決定選擇后者。

　　“我相信跟我共過(guò)事的人，再做任何事情都同樣出色。”這是上司臨走時(shí)留給她的一句話。Rachel開始做一個(gè)真正意義上的職員，開始有機(jī)會(huì)接觸公司的核心業(yè)務(wù)。初期的轉(zhuǎn)型困難重重，前任上司卻在遙遠(yuǎn)的北京一直關(guān)心著Rachel的成長(zhǎng)。每次回上海，有機(jī)會(huì)的話都會(huì)面對(duì)面給她肯定和鼓勵(lì)，讓從沒(méi)學(xué)過(guò)金融的Rachel越來(lái)越有信心，在新崗位上也越來(lái)越適應(yīng)。

　　專家點(diǎn)評(píng)

　　人總站在自己的角度看問(wèn)題，永遠(yuǎn)看不清問(wèn)題的全部，每一個(gè)故事都會(huì)有屬于它的死角，就好像員工看自己的老板，會(huì)覺(jué)得他難相處，可說(shuō)不定老板也有自己的故事呢。員工與老板相處可以嘗試以下幾點(diǎn)：

　　1、學(xué)會(huì)換位思考：別遇到什么事都去抱怨別人，站在別人的角度想一想。

　　做助手工作真的很難，一方面需要給領(lǐng)導(dǎo)提建議、當(dāng)“軍師”，另一方面自己說(shuō)的話不一定算數(shù)。職場(chǎng)很多人就會(huì)大發(fā)感慨了，“做人難，做人助手更難”。其實(shí)在認(rèn)識(shí)Rachel之前，我對(duì)“秘書”的理解跟大多數(shù)人一……

　　2、降低期望值：別將期望定得太高，希望越大失望越大。

　　3、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)資源：認(rèn)識(shí)自我：把自己的強(qiáng)項(xiàng)表現(xiàn)出來(lái)讓老板知道，告訴他你也有這個(gè)能力去很好地完成任務(wù)。

　　4、凡事多溝通：老 板不是高不可攀的，有事情多和老板談?wù)?，讓老板理解你的意思?/p>

　　5、幽大于默：生活、工作中多幽自己一默，別默默無(wú)聞不出聲，學(xué)會(huì)自我調(diào)整。