wps如何批量制作工資條
wps如何批量制作工資條
制作工資條、成績單是周期性的重復(fù)勞動,單調(diào)乏味,使用wps可以讓我們快速批量地制作工資條,下面就讓學(xué)習(xí)啦小編告訴你wps如何批量制作工資條。
wps批量制作工資條的方法一
首先,用WPS表格打開源數(shù)據(jù)文檔,如圖1,復(fù)制所有數(shù)據(jù)。
關(guān)閉WPS表格(一定要關(guān)閉,不然粘貼到WPS文字時會有表格),打開WPS文字,按“Ctrl+V”將從源文檔中復(fù)制來的數(shù)據(jù)粘貼到新建的空白文檔中。此時,這些數(shù)據(jù)呈用制表符和回車符分隔的文本狀態(tài)(圖2)。
接下來,制作第1行表頭的內(nèi)容到剪貼板中,然后按下快捷鍵“Ctrl+H”,調(diào)出“查找和替換”對話框,在“查找內(nèi)容”中輸入“^p”,并把剛剛復(fù)制的表頭粘貼到“替換為”中文本框中,并在其前面連續(xù)輸入兩個“^p”,后面再輸入一個“^p”,并注意選中“使用通配符”(如圖3)。
按一下“全部替換”按鈕,關(guān)閉“查找和替換”對話框,此時,你將發(fā)現(xiàn)除了文檔開頭和頁眉頁腳多出一行表頭和一些回車符外,所有的數(shù)據(jù)行上方都有一行表頭,并且下方有一個空行。刪除多余的表頭行,全選文檔,從“表格”菜單中選擇“轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”,確定后即可將所有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個表格。美中不足的是,空的表格行中也有縱向的線條,顯得不夠美觀。這一點,我們可以用將所有縱向表格線全部設(shè)置為“無邊框”模式,即只顯示橫向表格線的方法來解決,最后打印的效果如圖4所示。
wps批量制作工資條的方法二
首先聲明,下面兩種方法都要用郵件合并功能,需要先將WPS Office 2007升級到最新版,并且安裝VBA環(huán)境。
用WPS文字新建一個文檔,從“視圖→工具欄”中調(diào)出“郵件合并”工具條(也可用鼠標(biāo)右擊工具條空白處,選擇“郵件合并”)。然后點一下工具條最左邊的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕,找到并打開存有源數(shù)據(jù)的WPS表格文檔。然后按照源數(shù)據(jù)的表頭樣式,制作一個2行7列的表格,在表格的第1行輸入表頭的內(nèi)容,在第二行各單元格中依次按“插入合并域”按鈕(左邊第3個按鈕),插入相應(yīng)的“合并域”項目,再將光標(biāo)定位在表格下面一行,用鼠標(biāo)左鍵點擊“插入合并域”右側(cè)的下拉菜單,選擇“插入Next域”,得到如圖5所示內(nèi)容。
此時,再點一下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕(左數(shù)第5個),使插入的域顯示為數(shù)據(jù)內(nèi)容。然后選中表格和插入了“Next域”的一行,回車后反復(fù)粘貼,直到表格排滿一頁為止,并刪除最后一個“NETX 域”。此時雖然顯示的全部是第一個人(張三)的工資條,但實際上卻并非如此,用鼠標(biāo)左鍵按兩下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕,你會發(fā)現(xiàn),工資條中的數(shù)據(jù)已不再重復(fù)(圖6)。最后,再點一下“合并到新文檔”按鈕,OK,大功告成!
wps批量制作工資條的方法三
第二種方法之所以要用Next域,主要是為了防止合并到新文檔后每一頁只有一個記錄的問題。我們反其道而行之,還可以先生成每頁只有一個記錄的工資條文檔,然后再刪除分節(jié)符,把工資條“召集”到一起。
首先,與第二種方法一樣,先制作一個2行7列的表格,并填充好表頭和合并域。然后在表格下面再敲一下回車鍵,使其有兩個換行符號。直接按“合并到新文檔”按鈕,生成工資條文檔。我們發(fā)現(xiàn)生成的新文檔,每頁只有一個工資條,而工資條下面有一個“分節(jié)符(下一頁)”(圖7)。
所以會每頁只有一個工資條,就是這個“分節(jié)符(下一頁)”在搗亂了。怎么辦?對,按“Ctrl+H”調(diào)出“查找和替換”面板,在“查找內(nèi)容”中輸入“^b”,“替換為”中不輸入任何內(nèi)容(如果有內(nèi)容,則全部刪除),并勾選“使用通配符”(圖8),點“全部替換”并關(guān)閉。再看文檔,工資條不再鬧分裂,一條挨著一條,整齊地排列好了!
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