采購訂單管理論文(2)
采購訂單管理論文篇二
訂單生產(chǎn)企業(yè)訂單損益研究
一、引言
訂單生產(chǎn)(Make-to-Order)是基于客戶的個性化需求，采用客戶先下訂單表明自己的需求，企業(yè)再進(jìn)行采購，組織人員按照客戶要求進(jìn)行生產(chǎn)等一系列過程。訂單生產(chǎn)受到更多國家和行業(yè)的認(rèn)可，特別是紡織品、大型機(jī)械制造、船舶制造、精密儀器的生產(chǎn)以及汽車制造業(yè)和高檔時裝等，都普遍采用了訂單生產(chǎn)。根據(jù)Halal等對新興技術(shù)發(fā)展的展望，訂單生產(chǎn)被列為2000-2030年間的十項首要新興技術(shù)之一，也被列為2000-2030年間85項重要新興技術(shù)之一。
二、文獻(xiàn)綜述
郭佳、陳功玉(2010)做了一個關(guān)于中國制造業(yè)中面向訂單生產(chǎn)的管理趨勢的研究，其中24位中國企業(yè)資源規(guī)劃資深顧問參與研究，在對十個主要趨勢進(jìn)行投票時(每個專家選擇5個最認(rèn)同的趨勢)，趨勢“訂單成本收益分析的要求越來越高”的票數(shù)位居第二名，投票率為71%，說明訂單財務(wù)分析越來越受重視。對于訂單生產(chǎn)企業(yè)的成本費(fèi)用，洛紅(2007)指出要按照訂單來分配，并把生產(chǎn)成本分成直接材料、直接人工、制造費(fèi)用。他指出要做好料單數(shù)據(jù)記錄，工資分配記錄核算直接人工，做好產(chǎn)品數(shù)量統(tǒng)計，完成每一個訂單的成本核算。另外，王雅君(2009)則提出了基于物料跟蹤溯源模型的分階段層次成本核算方法：一個訂單對應(yīng)一個生產(chǎn)號，每一批物料都和生產(chǎn)號對應(yīng)，就能把成本歸集到訂單中去。同時，張運(yùn)芳(2010)認(rèn)為，生產(chǎn)計劃部門要按訂單下發(fā)生產(chǎn)任務(wù)單，生產(chǎn)車間持生產(chǎn)任務(wù)單到倉儲部領(lǐng)料，填寫領(lǐng)料單，并額外標(biāo)明訂單號，直接材料成本就可以通過將全部領(lǐng)料單按訂單標(biāo)號匯總起來而得到。同時她還指出，車間人工費(fèi)、制造費(fèi)用、成本等也要按訂單來進(jìn)行歸集。他們?nèi)欢伎隙税从唵蝸矸峙涑杀镜挠^點(diǎn)，但沒有提出全面具體的成本分配方法。歐陽燕芬(2007)把企業(yè)的銷售管理分為：客戶管理、訂單管理和產(chǎn)品管理，建立了三合一的數(shù)據(jù)倉庫，詳細(xì)記錄了訂單的訂單號、客戶號、訂單金額、訂單類型、訂單比重類型、付款類型等，幫助企業(yè)管理者快速準(zhǔn)確的把握銷售情況。董鵬、楊美金(2010)指出，訂單是為整個企業(yè)服務(wù)的，是企業(yè)工作的指南。并提出了“查字典”的訂單信息管理方法，給每個客戶制定一個序號，并建立一個專門的訂單存放文件夾。在無紙化辦公中，每一個訂單建立一個信息電子檔，進(jìn)行歸檔和管理。張少波(2009)把企業(yè)訂單的控制分為訂單價格控制、訂單要求控制、制造成本控制，指出了訂單失敗的嚴(yán)重后果，最后還附注了訂單成本利潤表的預(yù)算單和生產(chǎn)工作聯(lián)系表，來強(qiáng)化訂單成本和生產(chǎn)控制。郭娜(2009)在其面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的全面預(yù)算系統(tǒng)中，把企業(yè)的總目標(biāo)分配到各個部門中去，有利于訂單生產(chǎn)企業(yè)在考核評價時迅速把責(zé)任落實到各個部門。把企業(yè)的目標(biāo)細(xì)化到每個部門既有利于企業(yè)工作的落實，也能起激勵的作用。最后，吳其江(1998)在分析服務(wù)部門共同成本分配時提出了三個原則，其中“成本——效益原則” 指出成本的分配特別是共同成本的分配所耗用成本費(fèi)用應(yīng)該要比進(jìn)行成本分配產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益小，這樣的成本分配才能有實際意義。綜上，按訂單分配成本已成為訂單生產(chǎn)企業(yè)的的必要趨勢。本文順應(yīng)這種要求，把企業(yè)的收入、成本和損益都按訂單進(jìn)行分配，形成訂單損益表，可以對訂單的財務(wù)有全面的了解。
三、訂單損益模型構(gòu)建
針對訂單生產(chǎn)的企業(yè)，本文在傳統(tǒng)財務(wù)上增加了一個維度：訂單的財務(wù)分析。每個月每個訂單生成一個對應(yīng)的訂單損益表，例如一個為期兩年的訂單，就會生成24個訂單損益表。訂單完成前的最后一個訂單損益表的銷售收入、生產(chǎn)成本和訂單損益各項目的訂單累計金額數(shù)都直接表明了整個訂單的收入、成本和毛利潤情況。隨著訂單生產(chǎn)逐漸主導(dǎo)市場，訂單的財務(wù)信息對企業(yè)內(nèi)部管理者來說越來越重要了。(1)通過訂單損益表，企業(yè)能夠清楚地知道訂單的收入、生產(chǎn)成本和損益;(2)根據(jù)訂單損益表，企業(yè)能更準(zhǔn)確地評價訂單是否達(dá)到了預(yù)期利潤、是否實現(xiàn)了成本最小化、是否在整體上能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展;(3)訂單的財務(wù)分析，有利于企業(yè)對客戶的分類管理。把與某一客戶相關(guān)的所有訂單累計起來就可以知道客戶對企業(yè)的貢獻(xiàn)，從而鞏固高價值客戶、發(fā)展中等價值客戶、挖掘潛力客戶，為企業(yè)更好地進(jìn)行資源配置提供依據(jù);(4)對訂單的財務(wù)分析有助于考核企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的進(jìn)度。企業(yè)能夠通過簡單的加總所有訂單成本和收益時時了解企業(yè)的總體成本和收益，實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度的控制。
訂單銷售收入。在訂單生產(chǎn)中，銷售收入是訂單帶來的所有收入，可以直接歸集到訂單。根據(jù)訂單號把銷售收入分類匯總，并記錄到對應(yīng)的訂單損益表中。本文不考慮時間價值，因為一般來說收入和成本是同期的，當(dāng)客戶拖欠款項時，就需要考慮利息。訂單生產(chǎn)成本分配。本文采用實際成本分配法分配訂單的生產(chǎn)成本，是根據(jù)補(bǔ)償原則，對企業(yè)所有的生產(chǎn)成本都進(jìn)行分配。同時在訂單成本分配時不考慮期間費(fèi)用。因為期間費(fèi)用很復(fù)雜，分配的成本高，不符合成本效益原則。另外，為了便于成本的分配，本文把訂單生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)成本分為直接材料、直接人工、變動制造費(fèi)用、固定制造費(fèi)用。其中直接材料和變動制造費(fèi)用與訂單數(shù)量密切相關(guān)，是變動成本;直接人工是正常的固定工資加上加班工資，是半固定的成本;固定制造費(fèi)用是不管企業(yè)生產(chǎn)多少都會發(fā)生的且與產(chǎn)量無直接聯(lián)系的費(fèi)用，是固定成本。根據(jù)每一類成本的特點(diǎn)，本文采用以下方式來分配成本：直接材料，直接追溯法。領(lǐng)料人員要完整的填寫領(lǐng)料、退料等相關(guān)憑證。倉儲人員要做好料單數(shù)據(jù)的記錄，按照訂單合同要求發(fā)放材料，并在所有領(lǐng)料、退料憑證上標(biāo)記對應(yīng)的訂單號，表明材料的去向，匯總標(biāo)有相同訂單號的各種領(lǐng)料、退料單的數(shù)據(jù)就是該訂單的直接材料成本;直接人工，依據(jù)受益原則，車間制造工人的一般工資按照生產(chǎn)工時比例進(jìn)行分配，即訂單的直接人工=生產(chǎn)工時比例×該月份制造工人薪酬總額。加班費(fèi)和個別計件工資直接計入到生產(chǎn)產(chǎn)品所屬的訂單中(在加班工時不具有明確歸屬性時，也按照工時比例來分配);變動制造成本，用追溯法來分配，可以根據(jù)費(fèi)用發(fā)生的原始憑證直接歸集到訂單中。例如差旅費(fèi)，可以根據(jù)出差的目的、差旅費(fèi)報銷憑證等直接把差旅費(fèi)歸集到對應(yīng)訂單的成本中;固定制造費(fèi)用，依據(jù)受益原則，耗時越多的訂單“消耗”的固定資產(chǎn)也越多，所以要分?jǐn)偢嗟墓潭ㄖ圃熨M(fèi)用。本文按照訂單的生產(chǎn)工時比例來分配這部分費(fèi)用，即訂單的固定制造費(fèi)用=生產(chǎn)工時比例×該期間固定制造費(fèi)用總額。注：生產(chǎn)工時比例=該月份某訂單生產(chǎn)工時總和/企業(yè)該月份所有訂單的生產(chǎn)工時總和。訂單損益。訂單損益是訂單銷售收入減訂單生產(chǎn)總成本的差額。訂單損益的本月金額即該訂單本月的銷售收入減生產(chǎn)成本的差額，也叫本月?lián)p益，表明訂單本月的損益情況，當(dāng)然它的正負(fù)或者數(shù)值的大小只表明訂單本月的情況，并不能衡量整個訂單盈虧情況;本年累計金額為該訂單本年度各項目的發(fā)生額累計情況，可根據(jù)該訂單上個月的本年累計金額加上本月金額得出;訂單累計金額是從該訂單建立到本月末的訂單各項目發(fā)生額累計情況，也可根據(jù)該訂單上個月的訂單累計金額加上本月金額得到。訂單累計損益直接表明了訂單的盈虧情況，當(dāng)這個數(shù)為負(fù)的時候說明訂單當(dāng)前是虧損狀態(tài)，提醒企業(yè)應(yīng)分析其原因并采取相應(yīng)的措施。 四、案例研究
現(xiàn)有北京某軟件公司的實際情況：有項目經(jīng)理1名、高級軟件工程師2名、軟件工程師11名，他們每個月的工資分別是：15000元、12000元、5000元，同時外請的高級顧問工資是600/天，加班工資為每人500/天。每個月的固定制造費(fèi)用支出為20000元。某段時間，企業(yè)的三個訂單分別是A、B、C，總額分別是70000元、489300元、214500元。每個訂單的費(fèi)用分三期支付：第一期：在合同生效后支付訂單總額的40%，第二期：產(chǎn)品測試上線后支付訂單總額的30%，第三期：項目終驗后支付訂單總額的30%。企業(yè)三個訂單的生產(chǎn)進(jìn)程如圖1，每一個區(qū)間代表一個任務(wù)階段，從左至右依次是：需求分析、分析設(shè)計、代碼編寫、測試階段、實施交付。這三個訂單每個月耗用的工時(包括聘用高級顧問的工時)如表1所示：
根據(jù)實際情況，本文對軟件公司的訂單進(jìn)行了分析：由開發(fā)進(jìn)程得知，3月份時A訂單處于測試和實施交付階段，B訂單和C訂單處于代碼編寫和測試階段，因此所有訂單都沒有外聘高級顧問(只有需求分析階段需要外聘高級顧問)。并且本月A訂單收到了第三期付款21000元(A訂單本月完工)，B訂單和C訂單收到了第二期付款，分別為146790元、64350元。由訂單耗用工時表得出它們3月的工時比例分別為：A：14%，B：31%，C：55%。耗用工時一共為209天，小于所有員工的有效工時(14×20=280天)，所以本月不用加班也不產(chǎn)生加班工資，3月份的直接人工總額為94000元。根據(jù)這些實際情況和成本分配的方法，可以得到A、B、C訂單本月的直接人工分別為13160元、29140元、51700元;A、B、C訂單應(yīng)分配的固定制造費(fèi)用為：2800元、6200元、11000元。軟件開發(fā)的直接材料主要是指購買第三方軟件如服務(wù)器軟件和測試軟件，有時候使用開源免費(fèi)的第三方軟件即可。此外軟件開發(fā)的直接材料有可能有網(wǎng)線、存儲器等。3月份A訂單沒有直接材料的消耗B訂單和C訂單因為購買第三方軟件所以費(fèi)用較高。軟件開發(fā)的變動制造費(fèi)用一般有工程師的交通補(bǔ)助和招待費(fèi)用等。綜上，本文列出了3月份A訂單的損益表如表2所示：
A訂單損益表：本月A訂單有正的損益4740元，但是它并不代表A訂單是盈利的，訂單本年累計損益金額-6300元代表A訂單今年虧損了，而且由于本月A訂單完工，訂單累計金額表明了整個訂單各方面的情況：訂單A的銷售總收入為70000元，生產(chǎn)總成本為163280元。累計訂單損益為-93280元，即訂單A一共虧損了93280元。究其原因，很大程度上是由于企業(yè)在12月時只生產(chǎn)訂單A，使其人工和固定制造費(fèi)用太高。另外，很明顯跨年度的訂單，本年累計金額和訂單累計金額是不一樣的。本文只列出了三月份A訂單的損益表，以此類推可以得到所有的訂單損益表并對其進(jìn)行分析，這樣訂單的財務(wù)情況就一目了然了。
五、訂單損益表與財務(wù)會計對應(yīng)
訂單損益表并不是單獨(dú)的，它總與企業(yè)財務(wù)保持一致，具體見圖2：
仍然以第四部分北京某軟件公司為例進(jìn)行具體分析，匯總和3月份所有訂單損益表的部分內(nèi)容，如表3：
訂單損益表中的銷售收入與企業(yè)財務(wù)的主營業(yè)務(wù)收入(銷售收入)是一致的：企業(yè)3月份的銷售收入等于三個訂單本月銷售收入的總和：21000+146790+64350=232140(元)。訂單損益表中的生產(chǎn)成本也與企業(yè)財務(wù)的主營業(yè)務(wù)成本是一致的：企業(yè)3月份的生產(chǎn)總成本等于三個訂單本月生產(chǎn)成本總和： 16260+40840+71000=128100
元。同時還可以得到直接人工、直接人工、變動制造費(fèi)用、固定制造費(fèi)用的本月總額，這些和企業(yè)財務(wù)上也是一致的。訂單損益表的訂單損益與企業(yè)的毛利潤也是一致的：企業(yè)3月份的毛利潤等于所有訂單訂單損益本月金額的總和：4740+105950+-6650=104040(元)。企業(yè)整個會計年度內(nèi)的所有訂單的銷售收入、生產(chǎn)總成本、訂單損益的總和也與企業(yè)年度報表的主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本和毛利潤對應(yīng)相等。傳統(tǒng)的訂單成本核算期與生產(chǎn)周期一致，在訂單完工后才能得知訂單的成本。訂單損益核算期間與財務(wù)會計期間一致，每個月每個訂單都形成一個損益表，能及時了解訂單的收入、成本和損益情況。
六、訂單生產(chǎn)企業(yè)的改進(jìn)建議
各部門要按照要求完成工作、相互配合，并設(shè)置相應(yīng)的崗位。如倉庫管理人員要確定材料的來龍去脈;生產(chǎn)車間要對每段時間車間生產(chǎn)什么產(chǎn)品、產(chǎn)品的去向(歸屬于哪一個訂單)、工作時間長短、生產(chǎn)工人數(shù)量、缺勤情況等做好詳細(xì)的記錄，并按照訂單號匯總相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并與財務(wù)部門進(jìn)行及時溝通。對于變動成本，特別是能直接歸屬到訂單的那部分，財務(wù)在報銷時要確定真實的費(fèi)用歸屬，相關(guān)項目領(lǐng)導(dǎo)要簽字并嚴(yán)格把關(guān)，避免成本有意或無意的混淆。訂單損益表的具體項目設(shè)置并不是一成不變的，財務(wù)報表也是如此的，可根據(jù)企業(yè)具體情況而做適當(dāng)變化。但注意要保持訂單損益表的一致性。例如某些費(fèi)用的歸屬問題。訂單損益表的直接目地就是加強(qiáng)對訂單的財務(wù)管理，通過訂單損益表時時了解訂單各方面的情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)異常情況時，一定要及時查明原因、采取解決措施。最后，把每一個訂單的所有訂單損益表歸檔在一起，再把屬于同一個客戶的訂單資料也歸集在一起，有利于訂單信息和客戶信息的快速查閱。
在訂單生產(chǎn)方式盛行的趨勢下，本文試圖在企業(yè)財務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行另一個維度的訂單分析，企業(yè)按照訂單來分配收入、成本和損益，形成訂單損益表，可以直接獲得訂單和企業(yè)的關(guān)鍵財務(wù)信息，對企業(yè)的內(nèi)部財務(wù)管理有很大的作用，值得訂單生產(chǎn)企業(yè)借鑒。
參考文獻(xiàn)：
[1]郭佳、陳功玉：《面向訂單生產(chǎn)對企業(yè)資源規(guī)劃的挑戰(zhàn)》，《南方經(jīng)濟(jì)》2010年第12期。
[2]歐陽芬燕：《基于訂單生產(chǎn)型服裝企業(yè)CRM數(shù)據(jù)倉庫模型的構(gòu)建與應(yīng)用研究》，《浙江理工大學(xué)碩士學(xué)位論文》2007年12月。
[3]吳其江：《服務(wù)部門共同成本分配管理》，《經(jīng)濟(jì)廣角管理與效益》1998第3期。
[4]洛紅：《訂單式小企業(yè)成本核算實踐運(yùn)用》，《財會學(xué)習(xí)》2008年第5期。
(編輯 代 娟)
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