電子檔案的管理論文(2)
電子檔案的管理論文篇二
淺談電子檔案管理對策分析
前言
隨著科技進步，日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應用。電子檔案具有許多有點，但是檔案管理工作中發(fā)現其也有一定的缺陷。
1.電子檔案管理的現狀
1.1電子檔案認識的局限性
以前對檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會、服務于社會，需要使用檔案的時候極其不便，嚴重阻礙了檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，人們的價值觀念也隨之改變，已經意識到檔案在經濟中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經濟效益。然而，在實際的檔案管理工作過程中，出現了一些問題，少數人認為單位檔案是單位的私有財產，檔案信息就必須處于封閉狀態(tài)，不愿意將檔案放在網絡上進行開放。
1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標準化進程制約
全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎是檔案管理的標準化。國家檔案局頒發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》為機關檔案工作標準化管理奠定基礎，然而，這項政策在各級機關中實施，并非易事。多數單位因為實施現行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有意識到檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響。
1.3計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理
檔案部門的人力、財力比較有限，某些檔案部門沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質檔案進行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級階段，多數檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計算機網絡和計算機在檔案管理中的作用沒有充分地發(fā)揮出來。
2.電子檔案管理中解決問題的對策
2.1 電子檔案管理的原則
2.1.1檔案管理規(guī)范性原則
檔案管理的規(guī)范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國際通用標準，按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡信息傳遞方式進行檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞應選用統(tǒng)一認可的標準。
2.1.2檔案管理可靠性原則
采取各種檔案管理的技術措施嚴格按照國家制定的規(guī)范執(zhí)行，同時檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中，要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意電子檔案管理各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。
2.1.3高效率原則
檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統(tǒng)設施。整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵靠合理的技術;而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)成為檔案信息電子化工程的助推器。
3.解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.1加強電子文件全過程管理
電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的，對原稿進行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文
件信息丟失。
3.2注重檔案 管理人員的培養(yǎng)
檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門和各級政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術強的管理人員， 選擇文書、檔案 工作的人員要素質高、思想好、責任心強。另一方面，要對現有檔案人員進行現代科技知識和電子技術的培訓。
3.3選用可行性強的信息保護措施
電子檔案放在 網絡并不是百分之百安全，存在著一定的風險性。這就需要電子檔案上網后采取安全保護措施。常用的技術方法有加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護水平。
3.4強化 計算機軟、硬件設施管理
軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料使用通用格式的光盤進行存儲。及時修補管理軟件的中出現的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計算機設備的保管設施和 環(huán)境，注重防磁設施的完善和維護，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
結語：總之，在科學技術不斷 發(fā)展的時代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的 經驗， 應用先進的電子檔案管理技術手段，把電子檔案管理工作做得越來越好。
看了“電子檔案的管理論文”的人還看：
電子檔案的管理論文(2)
