檔案保護(hù)論文范文(2)
檔案保護(hù)論文范文篇2
淺析電子檔案的管理與保護(hù)
[摘要]隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，從文件的產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以軟磁盤、光盤為載體的檔案。為此，適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
[關(guān)鍵詞]電子檔案 現(xiàn)代化管理 科學(xué)保護(hù)
近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作包括以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件等，現(xiàn)在就可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，使檔案的生存方式發(fā)生很大的變化，這樣就產(chǎn)生了大量的電子文件，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以軟磁盤、光盤為載體的檔案。由此看來(lái)，適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、檔案化管理電子文件
檔案化管理電子文件，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件的自身特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)各部門形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理。從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高得用率。
(一)電子文件的檢索
電子文件的檢索，原則上應(yīng)當(dāng)是方便和利用，但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索查找網(wǎng)上文件，不能盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng)、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號(hào)。否則，如同大海撈針。
(二)電子文件的鑒定
電子文件在歸檔之前，必須進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題，檔案部門所保管的電子文件檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該文件的原始性，維護(hù)電子文件的憑證性、依據(jù)性和權(quán)威性。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件內(nèi)容的完整性進(jìn)行鑒定。
(三)電子文件的歸檔
鑒定后需要?dú)w檔的電子文件，按內(nèi)部文件和外部文件進(jìn)行編制歸檔，確定文件的保管期限。一是內(nèi)部文件。以不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤與分盤保管，便于定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一張軟盤上便于利用。檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范建立檔案目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件的查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)對(duì)電子文件掃描等處理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作，處理完畢的文件根據(jù)文件的重要性來(lái)確定密級(jí)和保管期限。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡(luò)中的置換歸檔兩種方式，軟盤歸檔主要是計(jì)算機(jī)文件軟盤，這些軟盤要進(jìn)行編號(hào)，以便查驗(yàn)。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞歸檔文件，并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝備存，以確保檔案的完整與安全。
二、電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案在管理上是有區(qū)別的。
(一)電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間不同
電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案工作人員接收登記并編出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率。另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，避免檔案的流失和病毒的破壞。
(二)電子文件與傳統(tǒng)檔案歸檔方式不同
電子文件由于采用電子編碼，可以編輯修改不留痕跡，載體無(wú)法固定，這些現(xiàn)象都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳遞過(guò)程中不出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保檔案部門收到電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
(三)電子文件與傳統(tǒng)檔案在保管方式上不同
電子文件載體易老化變質(zhì)以及信息多媒體的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，還要對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，用通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
(四)電子文件與傳統(tǒng)檔案在分類、編目等管理方式上不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時(shí)，可以馬上給每份文件編制文號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。在技術(shù)條件允許的情況下，可以編制多角度、全方位的檢索工具。方便檢索查詢信息，這樣查閱文件時(shí)只須報(bào)出分類號(hào)和主題詞，就可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
三、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，檔案部門就需配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但在條件不具備的情況下，軟盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)。
(一)軟盤的保護(hù)
統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤。在使用過(guò)程中要把住軟盤的質(zhì)量關(guān)也是直接影響到軟盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。保管軟盤也是一項(xiàng)細(xì)仔的工作，軟盤的存放要求在無(wú)磁場(chǎng)干擾、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。還要加強(qiáng)病毒的防范，經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的軟盤不帶病毒。加密盤的管理，要在電子文件存盤時(shí)進(jìn)行加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)，所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
(二)光盤的保護(hù)
光盤存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤變形，在使用過(guò)程中也應(yīng)該避免磨擦和劃傷。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤霉變。為此光盤存放一定要保持在良好的溫度和濕度的環(huán)境里。光盤是用特殊材料制成，塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射也會(huì)使光盤過(guò)早老化，因此，光盤要十分注意避光。
目前，檔案信息電子化在我國(guó)尚在起步階段，但檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注其發(fā)展的動(dòng)向，超前拿出管理對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，以確保電子文件檔案化管理工作順利開(kāi)展。
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