商務(wù)文秘是具有社交接待、公關(guān)策劃、談判促銷和公文寫作、公文處理及檔案管理能力，既懂商務(wù)知識又具備文案策劃能力的復(fù)合型文秘人才。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于商務(wù)文秘論文的范文，歡迎大家閱讀參考!

　　商務(wù)文秘論文篇1

　　論商務(wù)秘書的素質(zhì)

　　摘 要

　　商務(wù)秘書是指在工商企業(yè)中從事秘書工作的專業(yè)秘書。由于企業(yè)是以利潤最大化為目標的，性質(zhì)上與國家機關(guān)單位、行政、黨團不同。商務(wù)秘書面臨的環(huán)境有其自身特點，因此對商務(wù)秘書的素質(zhì)要求也有自身的特點，與其他行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、盈利性、易變性和時代性等特點，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。特別是在科學(xué)技術(shù)日新月異的21世紀，社會發(fā)展把現(xiàn)代企業(yè)推到代表社會文明進步的重要位置，也對現(xiàn)代企業(yè)商務(wù)秘書人員的素質(zhì)提出更高的要求。21世紀是以知識與信息為發(fā)展動力的時代，即知識經(jīng)濟時代。需要的是適用型、技能型、復(fù)合型的高素質(zhì)的綜合性人才。這就要求商務(wù)秘書應(yīng)是一個“全才”。本文主要論述了商務(wù)秘書具備的素質(zhì)，即：思想道德素質(zhì)、知識能力素質(zhì)、商務(wù)禮儀素質(zhì)、身體和心理素質(zhì)等。

　　關(guān)鍵詞：

　　商務(wù)秘書 素質(zhì)

　　前 言

　　商務(wù)秘書是社會企業(yè)工作中不可或缺的一個特殊職位，商務(wù)秘書人員自身素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率。21世紀競爭的最大資本是人才，人才的支點在于素質(zhì)。人才資源作為特殊的資源，在企業(yè)生存和發(fā)展中占有十分重要的地位，企業(yè)的優(yōu)勢最根本的也就是體現(xiàn)在擁有大量高素質(zhì)的人才上。因此對企業(yè)商務(wù)秘書人才提出了更高的要求，企業(yè)商務(wù)秘書人才具備怎樣的素質(zhì)才能適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要呢?具備怎樣素質(zhì)的秘書才能在激烈的市場經(jīng)濟競爭中游刃有余呢?我認為，21世紀的企業(yè)商務(wù)秘書人員的基本素質(zhì)應(yīng)具備思想道德素質(zhì)、知識能力素質(zhì)、商務(wù)禮儀素質(zhì)、身體和心理素質(zhì)等方面的素質(zhì)。

　　一、商務(wù)秘書具備良好素質(zhì)的重要性

　　(一)對個人的重要性

　　作為一名商務(wù)秘書，良好的素質(zhì)在自己的工作中有著很大的作用，可以在交往中獲得對方的好感和贊賞，可以使上司信任，并委以重任，在工作中全面發(fā)揮自己的各方面的能力，從而實現(xiàn)自身的人生價值。我們知道杜拉拉的成功并不是偶然的，是必然的。她具備良好的素質(zhì)，因此可以在各項工作中游刃有余，解決面對的一切問題，從而在工作崗位上一步一步的使自己得到提升。

　　(二)對企業(yè)的重要性

　　商務(wù)秘書作為企業(yè)中的一員，其素質(zhì)的高低直接反映著企業(yè)的實力和經(jīng)營理念。目前，世界經(jīng)濟形勢正在發(fā)生重大變化，多元化經(jīng)濟格局和經(jīng)濟全球化趨勢要求企業(yè)調(diào)動一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業(yè)的知名度。訓(xùn)練有素秘書隊伍，形成強大的凝聚力。商務(wù)秘書人員代表著企業(yè)和個人的雙重形象，良好的素質(zhì)反映著企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。商務(wù)秘書人員維護個人形象也就是維護企業(yè)形象，社會公眾正是通過感受商務(wù)秘書的素質(zhì)而對企業(yè)產(chǎn)生好感的。因此商務(wù)秘書具備良好的素質(zhì)對企業(yè)來說非常重要。

　　二、商務(wù)秘書的思想道德素質(zhì)

　　(一)堅定的政治道德素質(zhì)

　　1.堅定的政治立場和政治態(tài)度

　　能否堅持正確的政治立場，對于商務(wù)秘書人員來說是十分重要的。尤其是在國際形勢紛繁復(fù)雜，國內(nèi)改革逐步深化的今天，商務(wù)秘書人員必須站在黨和人民的立場來想問題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。

　　2.較強的政治識別能力

　　商務(wù)秘書工作有較強的政治性，具備較強的政治鑒別力有利于毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作;有利于在工作中分清是非，奉公守法;有利于正確對待改革開放中的新情況、新問題，并正確地研究和解決。

　　3.較高的遵守紀律的自覺性

　　紀律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀律，我們的黨才能和人民群眾萬眾一心，取得改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大好局面，取得政治、經(jīng)濟和社會的全面發(fā)展。紀律是我們事業(yè)成功的重要保證。就商務(wù)秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉(zhuǎn)的根本。由于他們貼近領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，所以必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，把自己置于組織和群眾的監(jiān)督之下。

　　(二)良好的職業(yè)道德素質(zhì)

　　職業(yè)道德是人們從事具體職業(yè)活動所應(yīng)遵守的行為規(guī)范，是道德在各行各業(yè)的具體表現(xiàn)，充分反映了社會對各行各業(yè)的根本要求。各行各業(yè)都有自己特定的道德規(guī)范，商務(wù)秘書工作也是如此：

　　1.熱愛祖國，為人忠誠

　　這既是每個中華人民共和國公民最基本的人生準則和道德規(guī)范，也是商務(wù)秘書人員最基本的行為準則。忠于職守，即是忠于黨，忠于國家和人民利益的具體表現(xiàn)，也是要為本單位、本機關(guān)努力做好工作的要求，這兩個方面從根本上是統(tǒng)一的，商務(wù)秘書人員要把他們結(jié)合起來。

　　2.工作積極，求真務(wù)實

　　服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是商務(wù)秘書工作的基本職能。市場經(jīng)濟瞬息萬變，令人難以把握，商務(wù)秘書人員要強化主動服務(wù)，及時把握經(jīng)濟運行和社會發(fā)展變化情況。一要認真為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)，做到知情早、曉事快、見事深、謀事準，堅持換位思考，多角度、全方位看問題;二要認真為基層群眾服務(wù)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，走出機關(guān)，深入基層，聽取呼聲，做到下情上達，上情下傳，互相溝通;三要講求效率，求真務(wù)實。工作要雷厲風(fēng)行、講求時效，這種工作作風(fēng)是我們黨一直都在提倡的優(yōu)良傳統(tǒng)。

　　3.與人為善，團結(jié)友善

　　商務(wù)秘書工作頭緒極多，同上下左右發(fā)生聯(lián)系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，要有團結(jié)合作的精神，與各個方面人員搞好團結(jié)，到相互配合，步調(diào)一致。

　　4.謙虛謹慎，平等待人

　　商務(wù)秘書人員接觸機要，接近領(lǐng)導(dǎo)，在人們心目中是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們的言行、道德修養(yǎng)、工作作風(fēng)往往對群眾影響很大。因此，商務(wù)秘書的一言一行、一舉一動都要從維護領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的威信出發(fā)，擺正自己的位置，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。具有堅定正確的政治立場，熱愛社會主義祖國，擁護黨的基本路線、方針、政策;掌握馬克思主義的基本觀點，具有正確的世界觀、人生觀和價值觀;熱愛商務(wù)文秘工作，具有誠實守信的職業(yè)道德和良好的社會公德;具有良好的藝術(shù)修養(yǎng)和一定的審美能力。

　　三、商務(wù)秘書的知識能力素質(zhì)

　　商務(wù)秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要想更好的發(fā)揮其作用，就必須要有廣泛的涉獵和知識結(jié)構(gòu)。

　　(一)豐富廣博的專業(yè)知識

　　專業(yè)知識是商務(wù)秘書人員知識結(jié)構(gòu)的核心部分，也是區(qū)別于其他人才知識結(jié)構(gòu)的依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，對商務(wù)秘書人員知識的要求會越來越高。逐漸向“復(fù)合型”通才方向發(fā)展，其知識體系趨向龐大和復(fù)雜?，F(xiàn)代企業(yè)需要具有多種能力的“復(fù)合型”人才。商務(wù)秘書工作是一項綜合性工作，需要掌握豐富的知識，各個學(xué)科各個專業(yè)的知識無所不包，要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的咨詢員和參謀，只具備秘書專業(yè)相關(guān)知識，而沒有足夠的相關(guān)專業(yè)的知識，是絕對行不通的。在實際工作中，必須有廣博的科學(xué)文化知識作為后盾和依托。這里所提到的廣博知識包括秘書學(xué)專業(yè)知識，速記知識，規(guī)范的辦公室工作方法，管理學(xué)知識，與企業(yè)所從事的生產(chǎn)、研究的相關(guān)科學(xué)技術(shù)知識，法律知識，心理學(xué)知識等。

　　(二)信息技術(shù)和計算機知識

　　一定的現(xiàn)代信息技術(shù)是商務(wù)秘書工作的基礎(chǔ)知識。以Internet為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用，使許多商務(wù)活動正在逐步搬上Internet網(wǎng)，過去的信件、傳真等已被E-mail所代替，許多商業(yè)信息都是通過Internet網(wǎng)獲得，并通過它進行傳遞。如果沒有較強的使用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能力，就不可能在最短的時間內(nèi)獲取大量的信息，也就不可能為上司當(dāng)好參謀。能熟練地操作現(xiàn)代辦公設(shè)備并能適應(yīng)設(shè)備的更新?，F(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用能力是衡量商務(wù)文秘人員技能的一個重要方面?，F(xiàn)代辦公設(shè)備包括計算機文字處理系統(tǒng)，E-mail收發(fā)與Internet網(wǎng)絡(luò)瀏覽器，文件復(fù)印機、傳真機等。

　　(三)文字語言表達能力

　　文字語言表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力兩個方面，即通常說的“能說會寫”，它們是從事工作必備的兩大基本技能，是商務(wù)秘書人員思維深度、知識廣度、性格和品質(zhì)的反映。

　　口頭表達能力?？陬^表達能力是指在管理活動中使用言辭開展有關(guān)工作所展示的技能。商務(wù)秘書經(jīng)常要匯報工作、回答問題、提出建議、傳達指示、協(xié)調(diào)工作、接待來訪等，需要具備較強的說話能力，“能說會道”是對其最起碼的要求。

　　書面表達能力。書面表達能力即運用文字書面形式反映客觀情況、傳遞信息、表達思想的能力。秘書的書面表達能力主要表現(xiàn)在應(yīng)用寫作能力上，應(yīng)能寫出符合文法、觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴謹、表達有力、語言流暢的各類應(yīng)用性文體。

　　較強的文字處理能力。文字處理是商務(wù)秘書的中心工作之一。每天需要處理大量的文字資料，所以，文字錄入速度快是用人單位首先考慮的條件，也是商務(wù)秘書必須具備的素質(zhì)。

　　(四)綜合分析與決策能力

　　所謂綜合分析就是從整體上把握事物，把事物視為多層次、多方面、多階段相互聯(lián)系的統(tǒng)一體，對各部分和各要素進行周密的分析，把有內(nèi)在聯(lián)系的要素歸結(jié)起來，從整體上真正認識客觀事物。作為商務(wù)秘書人員在處理各種繁雜的事務(wù)時，具備綜合分析能力是必不可少的。

　　商務(wù)秘書雖然沒有決策權(quán)，但在實際工作中，要輔助上司進行決策，就必須具備一定的決策能力，這種能力主要體現(xiàn)在決策前收集信息、提供咨詢;決策中的組織論證、編制計劃和決策后的協(xié)助試驗、檢查督辦等方面。

　　(五)高效率的辦事能力

　　所謂高效率的辦事能力，就是快速、有效地處理各種日常事務(wù)和工作的本領(lǐng)。商務(wù)秘書的許多工作實際上都是辦理各種各樣的事務(wù)，如辦文辦會、信訪接待、日常值班、生活管理等。社會組織管理工作十分講究效率，講究質(zhì)量，因此具備較強的辦事能力是對商務(wù)秘書人員的基本要求。

　　商務(wù)秘書的事務(wù)性工作具有繁瑣性、重復(fù)性、智能性和程序化的特點，這些特點要求商務(wù)秘書人員要：明確職責(zé)范圍、通曉辦事程序、區(qū)分輕重緩急、善于社會交往、善于應(yīng)用SWOT的分析法來分析和解決問題等。

　　(六)靈活的應(yīng)變和社交能力

　　靈活的應(yīng)變能力就是面對變化的環(huán)境能夠沉著應(yīng)付，妥善處理問題的能力，是商務(wù)秘書其它能力和素質(zhì)在特殊情況下的綜合反映，是對秘書才能經(jīng)驗的全面檢驗。因此商務(wù)秘書人員要善于觀察、反應(yīng)敏捷、從容鎮(zhèn)定、隨機應(yīng)變等。

　　社交能力，就是與他人進行社會交往的能力。在日常的工作中，每天都要和人打交道，商務(wù)秘書的工作性質(zhì)和工作范圍決定了面對各種各樣的人際關(guān)系，這就要求必須具備善于和人溝通，要有良好的人際交往能力。需要注意的是：知己知彼，準確定位;文明禮貌，講究方法;充實知識，加強修養(yǎng)等。

　　四、商務(wù)秘書的商務(wù)禮儀素質(zhì)

　　禮儀作為一種人際關(guān)系的潤滑劑，商務(wù)秘書在人際交往中，對于交際的藝術(shù)——禮儀的掌握，就顯得尤為重要了?？梢哉f禮儀是商務(wù)秘書內(nèi)在修養(yǎng)的體現(xiàn)，亦是商務(wù)秘書良好形象的體現(xiàn)。

　　(一)個人禮儀

　　1.商務(wù)秘書的儀表禮儀

　　儀表包括儀容、化妝。儀表禮儀是通過著裝、配飾、美容、美發(fā)等表達出來的禮儀。這是商務(wù)秘書個人形象的重要組成部分。商務(wù)秘書必須注重自己的儀表，這是商務(wù)秘書禮儀的起點。同時，良好的禮儀，不僅塑造自己的個人形象，也可以使自己成為組織良好形象的代表。

　　2.商務(wù)秘書的儀態(tài)禮儀

　　儀態(tài)，就是人的身體姿態(tài)，又稱為體姿。人的體姿在社會交際中起著十分重要的作用。人們往往通過體姿的變化反映內(nèi)在的信息、表達感情，展示自己的內(nèi)涵、修養(yǎng)，這就是我們通常所說的“體態(tài)語言”。體態(tài)語言學(xué)大師戴爾的研究成果表明：在兩人的溝通過程中，有65%的信息是通過體態(tài)語言來表達的。因此商務(wù)秘書用優(yōu)美的體態(tài)來表現(xiàn)禮儀，會比用語言更讓人感到真實、美好和生動。

　　3.商務(wù)秘書的表情禮儀

　　表情是指人的面部表情，是眉、眼、嘴、鼻的動作和臉色的變化表達出來的內(nèi)心思想感情。在體態(tài)語中，面部表情最為豐富，且最具表現(xiàn)力，能迅速而又充分地表達各種感情。面部表情使個人的氣質(zhì)、內(nèi)涵、學(xué)識、性格等反映在臉上。因此商務(wù)秘書應(yīng)注重自己的表情禮儀，以健康的表情給人留下良好的第一印象，力求對公眾產(chǎn)生一種親和力。

　　4.商務(wù)秘書的服飾禮儀

　　服飾指著裝和配飾。在商務(wù)交往中，服飾在一定程度上反映著一個人的社會地位、身份、職業(yè)、收入、愛好、個性、文化素養(yǎng)和審美品位，是一種特殊的“身份證”。得體的服飾能夠表現(xiàn)出人們的自尊，顯示出他們的氣質(zhì)和風(fēng)度。選擇好服飾，它既可以襯托出一個人的品味又可以起到畫龍點睛的作用，增加個人魅力。對商務(wù)秘書而言，服飾就等于自身的名片，等于所代表企業(yè)的徽章，它直接起著溝通人際關(guān)系的作用，直接代表所在企業(yè)的風(fēng)采和形象。因此，商務(wù)秘書應(yīng)高度重視服飾禮儀。

　　(二)社交禮儀

　　1.商務(wù)秘書的交往禮儀

　　現(xiàn)代社會隨著市場經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，社會交往成為人們生活中必不可少的一項內(nèi)容。而商務(wù)秘書的角色，要求其必須與他人建立良好和諧的人際關(guān)系，交往禮儀是商務(wù)秘書進行交往的通行證。其中包括見面禮儀、交談禮儀、饋贈禮儀等。

　　2.商務(wù)秘書的宴請禮儀

　　宴請是社交活動中最常見的活動形式之一。是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等社會組織或個人出面組織的，出于一定的目的，以用餐形式出現(xiàn)的聚會。從禮儀的角度來看，宴請是一種高層次的社交活動，對禮儀的要求極為嚴格。商務(wù)秘書作為宴會的籌辦者，宴會禮儀的掌握是必要的。

　　3.商務(wù)秘書的涉外禮儀

　　涉外交際是與外國人進行交往，交際對象非常復(fù)雜，涉及不同的國家、不同地區(qū)、不同政治概念、不同宗教信仰、不同生活習(xí)慣等多種因素。隨著經(jīng)濟全球化的趨勢進一步加強，國際間的交往和合作將會越來越頻繁，地位越來越重要。對商務(wù)秘書來說，更多的掌握涉外禮儀知識就成為必備的一項素質(zhì)。

　　(三)公務(wù)禮儀

　　1.商務(wù)秘書的接待禮儀

　　接待是商務(wù)秘書日常工作的主要內(nèi)容。接待工作的好壞，不但體現(xiàn)了個人的素質(zhì)，更反映出一個組織的工作作風(fēng)和公眾形象。因此在接待工作中要講究禮儀，為組織廣結(jié)良緣，創(chuàng)造一個良好的氛圍。

　　2.商務(wù)秘書的會務(wù)禮儀

　　會議是組織的一項日常工作，會議多種多樣，有日常性的一般會議，也有臨時性的特殊會議。不同的會議對禮儀有不同的要求，但不管是哪一種會議，作為會議準備工作的負責(zé)人，必須要保證會議的順利進行。所以，對于商務(wù)秘書來說，掌握會務(wù)禮儀也是不可或缺的。

　　3.商務(wù)秘書的通訊禮儀

　　通訊指人們利用一定的電子設(shè)備來進行信息傳遞的活動，商務(wù)秘書接觸最多的通訊手段主要有電話、傳真、電子郵件等。在目前信息化社會交往中，信息就是財富和生命，而各種現(xiàn)代化通訊手段為人們獲取信息、傳遞信息提供了方便。通訊禮儀在交往中就變的日益重要了。

　　五、商務(wù)秘書的身體和心理素質(zhì)

　　(一)身體素質(zhì)

　　身體健康是指商務(wù)秘書要具備能適應(yīng)繁重工作的體力、精力、腦力。身體健康的人做起事來精神煥發(fā)、活力充沛，對前途樂觀進取，并能負擔(dān)起較重的責(zé)任，而不致因體力不濟而功敗垂成。只有具有良好的身體體能，才能勝任本專業(yè)崗位的工作。我們經(jīng)?？梢钥吹竭@樣的情況，在一件事情的處理過程中，越是能夠堅持到最后一刻的人，才越是有機會成功的人。在處理日益復(fù)雜的問題時，需要商務(wù)秘書時刻保持清晰的頭腦，具備一定的腦力。

　　(二)心理素質(zhì)

　　心理健康是指樂觀、自信、開朗、自制、穩(wěn)健、堅毅的性格，良好的心理承受能力和心理調(diào)節(jié)能力。心理素質(zhì)是決定商務(wù)秘書活動和行為好壞的一個重要因素。商務(wù)秘書工作的職業(yè)特點決定了必須具備多方面的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)的好壞，集中表現(xiàn)在商務(wù)秘書的角色意識上，角色意識對于各項工作具有指導(dǎo)意義。商務(wù)秘書的角色意識是指商務(wù)秘書個體在社會實踐中發(fā)展起來的，通過思維、語言為核心的心理活動，對所從事的職業(yè)的認識和評價。商務(wù)秘書必須具備如下五個角色意識：

　　1.輔助意識

　　輔助意識主要是指商務(wù)秘書人員應(yīng)該認識到對領(lǐng)導(dǎo)的輔助功能，自覺地、心甘情愿地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，演好領(lǐng)導(dǎo)的配角。商務(wù)秘書活動無論從工作方法還是工作內(nèi)容看，都表現(xiàn)出輔助管理的特性。只有具備了輔助意識，才能在領(lǐng)導(dǎo)的管理決策過程中，沿著領(lǐng)導(dǎo)工作的方向和目標，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，隨時選擇有效的方法和途徑，為領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供智力和體力服務(wù)，充分發(fā)揮商務(wù)秘書人員的參謀助手作用。

　　2.信息意識

　　對于現(xiàn)代的領(lǐng)導(dǎo)來說，掌握準確的信息，是進行科學(xué)決策和管理的前提和基礎(chǔ)。所謂信息意識，就是指對信息作用的認識和獲取信息的努力程度。商務(wù)秘書具有了信息意識，應(yīng)能隨時根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、需求和愿望，通過合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時準確供給領(lǐng)導(dǎo)者在管理決策活動中使用。

　　3.效率意識

　　“效率”原是一個經(jīng)濟術(shù)語，即用最少的勞動消費獲取最大的經(jīng)濟效益?，F(xiàn)在是一切工作目的的通用語，效率意識逐漸引入人們的行為規(guī)范中，成了衡量新型領(lǐng)導(dǎo)者和現(xiàn)代人才的標準。對商務(wù)秘書來說，效率意識就是在為領(lǐng)導(dǎo)提供有效服務(wù)時，對其成果大小的超前估價和認識，衡量其效率意識的強弱的標準就是看其活動成效的優(yōu)劣。商務(wù)秘書效率意識的強弱程度如何，直接關(guān)系到本部門甚至領(lǐng)導(dǎo)部門工作效率，因此商務(wù)秘書如果不培養(yǎng)和樹立效率意識，要想提高對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)質(zhì)量，那只能是一句空話。

　　4.自我意識

　　自我意識是人類特有的一種心理現(xiàn)象，是一個人對自己的評估和看法。商務(wù)秘書的自我意識，即是商務(wù)秘書個體借助內(nèi)部語言和思維，對自身狀態(tài)和心理變化進行感知和控制的一種心理活動，包括三方面內(nèi)容：一是自我察覺，主要解決“我是一個什么樣的人”、“我是怎樣做的”問題;二是自我分析，主要解決“我這個人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問題;三是自我控制，主要解決“我應(yīng)當(dāng)一個怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問題。自我意識對商務(wù)秘書角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的商務(wù)秘書總是具有很強的自我意識。

　　5.創(chuàng)新意識

　　當(dāng)代新思想、新事物層出不窮，商務(wù)秘書人員一個重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進取和大膽創(chuàng)新的精神。對商務(wù)秘書來說，創(chuàng)新意識就是要求打破舊觀念，克服“領(lǐng)導(dǎo)咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性，實現(xiàn)自我價值。

　　總 結(jié)

　　商務(wù)秘書在進行各項工作時，要注意培養(yǎng)和提升各方面的素質(zhì)，對內(nèi)起到代表領(lǐng)導(dǎo)的作用，對外可以很好的代表企業(yè)整體形象;使自己成為新世紀、新時代的全能型的復(fù)合人才。適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要，在激烈的市場經(jīng)濟競爭中游刃有余。

　　參考文獻

　　[1] 范立榮.現(xiàn)代秘書實務(wù).北京：中央民族大學(xué)出版社,1997;

　　[2] 張同欽，楊峰.秘書學(xué)概論.廣州：暨南大學(xué)出版社,2006;

　　[3] 蔡超. 現(xiàn)代秘書實務(wù). 廣州：暨南大學(xué)出版社，2006;

　　[4] 楊麗娟.秘書學(xué).上海：上海交通大學(xué)出版社，2007;

　　[5] 張浩.新編秘書工作必讀全書.北京：光明日報出版社，2001;

　　[6] 董宣，張同欽.商務(wù)秘書理論與實務(wù).北京：中國水利水電出版社，2010;

　　[7] 楊蓓蕾.現(xiàn)代秘書工作導(dǎo)引.上海：同濟大學(xué)出版社，2004;

　　[8] 張清明.秘書參謀職能概論.武漢：武漢大學(xué)出版社，2001;

　　[9] 胡寶坤.經(jīng)貿(mào)秘書實務(wù).北京：清華大學(xué)出版社，2004;

　　[10] 張小樂.實用商務(wù)文書寫作.北京：首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社，2008。

　　商務(wù)文秘論文篇2

　　淺談秘書的職責(zé)

　　【摘 要】——秘書工作在本質(zhì)上是綜合輔助管理，它是各級各類的企業(yè)、政府部門以及社會組織等這些管理系統(tǒng)中不可或缺的有機構(gòu)成部分?？傮w來說，秘書工作主要作用就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)以及各下屬部門之間起著中樞紐帶的作用，為跟部門之間搭建起了一座溝通的橋梁，促進企業(yè)、政府以及社會組織在管理過程中發(fā)揮整體效益。具體來說，秘書在管理系統(tǒng)中的作用主要體現(xiàn)在參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等方面，我將從這三個方面來闡述一下我對秘書工作職責(zé)的理解。

　　關(guān)鍵詞：秘書工作;輔助管理;參謀咨詢;溝通協(xié)調(diào);督促檢查

　　秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務(wù)。輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書在工作生活中的顯著特點，又是秘書在工作、活動中所要遵循的重要原則;同時，秘書的參謀咨詢職責(zé)在很大程度上是對領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔助，這既是秘書的一項職責(zé)也是秘書的一項重要權(quán)利，秘書工作人員在使用這一項職責(zé)和權(quán)力的時候，必須謹慎，要做到不越位、不越權(quán);秘書人員的全面輔助作用，不僅體現(xiàn)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機事件中，還體現(xiàn)在對突發(fā)事件的處理上;秘書工作崗位是領(lǐng)導(dǎo)和其他部門工作人員以及下屬之間的溝通橋梁，所以秘書人員的溝通協(xié)調(diào)作用顯得格外重要;委婉合理的督促領(lǐng)導(dǎo)的工作也是秘書人員的一項重要服務(wù)工作。秘書既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領(lǐng)導(dǎo)參謀、協(xié)調(diào)和檢查決策工作過程，確保秘書工作的順利開展。因此，秘書工作的綜合輔助管理特點，要求秘書在職能活動中充分發(fā)揮參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)和督促檢查的重要作用。

　　一、參謀咨詢

　　現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級組織的領(lǐng)導(dǎo)無論才干和精力，都無法獨勝其勞，所以領(lǐng)導(dǎo)們就不得不依靠秘書人員為他們分擔(dān)部分工作。秘書人員就此擔(dān)任起助手的重要角色，同時還要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀咨詢工作的開展，是秘書職能自我完善的需要，是促使領(lǐng)導(dǎo)努力工作提高科學(xué)化水平和效能的需要，是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要。所以秘書的參謀咨詢功能在現(xiàn)代管理中具有不可替代的重要作用。

　　(一)參謀咨詢工作的特點

　　在當(dāng)今社會，領(lǐng)導(dǎo)的重大決策一般都離不開智囊團的智力支持。在西方發(fā)達國家，自20世紀上半葉起就出現(xiàn)了專門為各級各類領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)的專門的商業(yè)性咨詢公司，最著名的有美國的蘭德公司、日本的野村研究所等。同樣，為企業(yè)提供信息調(diào)查等智力服務(wù)的信息公司、點子公司更是比比皆是。

　　在我國，國家和省市社科研究機構(gòu)也承擔(dān)為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)重大決策提供智力服務(wù)的職責(zé)，市場經(jīng)濟體制建立以后，商業(yè)性咨詢公司開始大量涌現(xiàn)。然而，秘書職責(zé)中的參謀咨詢作用卻比他們更具有優(yōu)勢。

　　與那些自發(fā)的社科研究機構(gòu)、商業(yè)性點子公司相比，秘書的參謀咨詢具有主動性、綜合性、從屬性、直接性、隨機性等特點。

　　所謂主動性，是指秘書部門不能等領(lǐng)導(dǎo)提出研究任務(wù)后才開始收集信息、分析情況，而是應(yīng)該積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)工作提供各方面的支持，包括體力、智力服務(wù)。

　　所謂綜合性，是指秘書部門參謀咨詢是全方位的，不是僅限于某一專門領(lǐng)域。秘書在工作、活動中的上傳與下達對領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門之間的溝通起到重要作用。

　　所謂從屬性，是指秘書部門必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要進行研究，不能自作主張，偏離領(lǐng)導(dǎo)工作的重心，不能越位、越權(quán)，要做好秘書的本職工作。不能像專業(yè)研究機關(guān)或咨詢公司那樣完全自主地進行獨立的科學(xué)研究。

　　所謂直接性，是指秘書提供的建議、方案等是直接提供給領(lǐng)導(dǎo)的，不需要經(jīng)過任何中介環(huán)節(jié)。這就為秘書的工作提供了一個很高的上升空間。

　　所謂隨機性，是指秘書除了通過會議、文稿等正規(guī)形式外，還可以在出差途中、午餐桌上等非正式場合向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。秘書人員必須隨時隨地地做好為領(lǐng)導(dǎo)全方位服務(wù)的準備，不能再領(lǐng)導(dǎo)最需要你的時候掉鏈子。

　　(二)參謀咨詢工作的作用

　　秘書的參謀咨詢工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無法替代的作用。

　　首先，對領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點、認識，通過參謀咨詢工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會對領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。

　　其次，對領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。秘書工作者的參謀作用往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成;就一個問題提出幾個參謀意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)在做決策時全方位的權(quán)衡利弊，作出一項最優(yōu)的決策;及時有效的為領(lǐng)導(dǎo)提出決策方案的優(yōu)選意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。

　　再次，對領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時，主動考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時沒想到但卻需要提出的問題以及秘書部門每天經(jīng)過精選的有用信息，這些工作都能夠提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意社會時事發(fā)展傾向，提醒領(lǐng)導(dǎo)在解決某一事件時要從全局考慮;或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運行軌跡。

　　參謀咨詢工作的這三種作用，有時是獨立發(fā)揮的，但更多的時候是同時發(fā)揮。參謀咨詢工作的作用大小，取決于問題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣還有秘書人員提供解決方法的時機是否得當(dāng)。

　　(三)注意參謀咨詢工作的方法

　　1.重在調(diào)查研究。秘書人員在參謀咨詢工作中，一定要做足充分的調(diào)查研究，爭取掌握最接近問題本質(zhì)的信息，這樣，領(lǐng)導(dǎo)在利用秘書人員提供的信息做決策時的偏差才會減小，充分提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)從宏觀、政策、對策上考慮全局，努力尋求解決問題的上策，使自己的謀略進入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

　　2.善于分析形勢。秘書工作者學(xué)會分析客觀形勢，了解把握事物發(fā)展的趨勢，增強對事態(tài)發(fā)展的預(yù)見性，是做好參謀咨詢工作的重要一環(huán)。因此，秘書工作人員要學(xué)會分析事態(tài)的利弊，用馬克思主義辯證唯物主義的立場和聯(lián)系、發(fā)展的觀點來分析問題、把握住對事態(tài)發(fā)展的有利動態(tài)。

　　3.加強組織領(lǐng)導(dǎo)。秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)，要經(jīng)常接觸各級領(lǐng)導(dǎo)。所以秘書工作者在參謀咨詢工作中，要形成良好的組織形式，廣開言路，集思廣益，發(fā)揮出參謀咨詢工作的最高效能。為了完善參謀咨詢活動，秘書工作者需要建立健全參謀咨詢工作體系、組織全面合理的工作要求尋求體制、形成完整的成果評審系統(tǒng)以及合理的獎勵制度等，促使參謀咨詢工作逐步走向經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化的軌道，進而實現(xiàn)科學(xué)化。

　　4.學(xué)會謀略比較。參謀方案應(yīng)多而好，需全面考慮，詳加探查，仔細比較，認真權(quán)衡。對于不同的方案，不能妄加評說她的優(yōu)劣，要通過計算分析取得的最后數(shù)據(jù)作為評判方案好壞的根據(jù)。因此，設(shè)計和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

　　5.掌握參謀咨詢時機。秘書工作者的參謀咨詢工作要把握好時機，言當(dāng)其時，不要再領(lǐng)導(dǎo)心情壞或者在氣頭上的時候去禁言獻策，那樣會取得相反的效果。所以，秘書要：①選擇恰當(dāng)?shù)臅r機，不要在領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙或心情煩躁時進諫;②選擇恰當(dāng)?shù)膱龊希苊庠谡綀龊线M行勸諫，而應(yīng)在無他人在場時與領(lǐng)導(dǎo)交流;③要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故，學(xué)習(xí)“鄒忌諷齊王納諫”的高超技巧;④不要一味說“不”，要正面提出建設(shè)性的意見。

　　二、溝通協(xié)調(diào)

　　溝通協(xié)調(diào)是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書人員的重要職責(zé)。現(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。

　　秘書是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)組織上下級以及同事間的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險，然后有的放矢地加強信息溝通協(xié)調(diào)，使各有關(guān)方面了解事情的真相，促進上情下達，下情上達，相互理解、信任和各相關(guān)方面的配合與合作，維系組織和諧運轉(zhuǎn)。

　　怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，要注意秘書工作中的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)：

　　(一)秘書的溝通協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則

　　1.把握身份，不以勢壓人。把握身份，動之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在日常生活中真誠的對待領(lǐng)導(dǎo)和同事，在溝通協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和領(lǐng)導(dǎo)的看重就居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢壓人，不僅無助于問題的解決，反而會使矛盾激化，最壞的結(jié)果會使自己喪失民心的。

　　2.公正處事，不偏心偏愛。在日常工作中，上級與下級，部門與部門之間出現(xiàn)意見或分歧是難免的。秘書在協(xié)調(diào)這類問題時，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，把領(lǐng)導(dǎo)的指示與客觀實際結(jié)合起來，把對上負責(zé)與對下負責(zé)統(tǒng)一起來，在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好局部之間的關(guān)系，并認真聽取各方的意見，從中找出矛盾的導(dǎo)火線，并以“參謀”的角色，提出容易被雙方接受的意見和建議，使他們逐步取得共識，以達到令人滿意的結(jié)果，從而既保證領(lǐng)導(dǎo)意圖的落實，又符合客觀實際，能夠被群眾所接受。

　　3.誠實為本，不欺騙他人。溝通協(xié)調(diào)時，要光明磊落、實實在在，不要在牽頭承辦一項重大活動，開始溝通協(xié)調(diào)時，需要別的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨攬功勞，翻臉不認人。這種過河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動方方面面的積極因素，也有損秘書工作者的形象。在與同級部門進行工作協(xié)調(diào)時，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對方完成工作創(chuàng)造便利條件;在與下級部門協(xié)調(diào)時，首先要想一想怎樣幫助下級解決困難，是不是理解了下級的苦衷，是不是調(diào)動了下級的積極性。

　　(二)秘書的溝通協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強化主動辦事的意識

　　1.準備預(yù)案，確保溝通協(xié)調(diào)的超前性。 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，秘書只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動權(quán)。對一個時期和一個階段的工作，從上級指示要求、本級機關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動態(tài)，以及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前思考的問題、思路等，都要進行全面的考慮和思索，從中預(yù)測出下一步工作形勢的發(fā)展變化及可能要做的協(xié)調(diào)工作。

　　2.信息暢通，確保溝通協(xié)調(diào)的及時性。信息溝通是整個協(xié)調(diào)工作的主線，任何協(xié)調(diào)無不以信息為依據(jù)，達到認識的統(tǒng)一和行動的一致。首先，秘書要了解和收集各部門的工作動態(tài)和短期內(nèi)的工作安排，為領(lǐng)導(dǎo)安排近期工作和調(diào)整各部門之間的工作提供依據(jù);其次，傳達和通報領(lǐng)導(dǎo)的指示和各部門的工作進程，使各部門了解整個機關(guān)工作的全局，明確自己所負責(zé)的工作與全局是否協(xié)調(diào)，并以領(lǐng)導(dǎo)指示和各部門工作情況為向?qū)?，調(diào)整和確定自己的下一步工作。

　　(三)秘書的溝通協(xié)調(diào)既必辦又難辦，必須探索科學(xué)辦事的方法

　　1.講究語言藝術(shù)。語言是溝通協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。溝通協(xié)調(diào)工作能否順利進行，語言藝術(shù)是關(guān)鍵。常言道：“良言一句三冬暖”，得體的語言既能簡明扼要地表達自己的意圖，又能使對方愉快地接受。要發(fā)揮好語言在溝通協(xié)調(diào)中的作用，除加強語言修養(yǎng)外，在應(yīng)用中還要注意區(qū)別對象選擇適宜的說辭，多用商量征詢的口氣，態(tài)度要隨和、平易近人。

　　2.做到靈活應(yīng)變。凡事因人、因事、因時而異，要善于捕捉時機，根據(jù)不同人的不同特點，有針對性地進行溝通協(xié)調(diào)，不同的事情也要用不同的方式解決。

　　三、督促檢查

　　檢查督辦是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)檢查、督促所屬子系統(tǒng)對上級的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，直接受命于領(lǐng)導(dǎo)人，于領(lǐng)導(dǎo)人保持著密切的信息溝通，所以領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常把督促檢查的任務(wù)委派給秘書去執(zhí)行，從而直接將督促檢查的情況，反饋給領(lǐng)導(dǎo)人，以避免貽誤時機，反饋信息失真或受到干擾。

　　秘書參與了決策指令形成前后的全過程，因此對決策指令的背景、目的、內(nèi)容和實質(zhì)，能夠全面深入的理解，有利于督促檢查中把握目的、標準，分析執(zhí)行決策指令的狀況和發(fā)現(xiàn)存在的問題以及評價執(zhí)行決策指令的效果。秘書具有熟練高效的信息處理手段和豐富的經(jīng)驗，在督促檢查中，秘書能夠迅速準確捕捉信息，了解情況，摸清執(zhí)行決策指令的情況，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行決策指令的差距和問題，起到督查作用。

　　(一)督促檢查的目的

　　督促檢查的目的是為了保證決策指令能夠及時、完整地貫徹實施。秘書督促檢查不僅有明確的督促檢查對象，而且在內(nèi)容上也是以督促、檢查下級對上級的某項決策指令執(zhí)行行為為目的。秘書工作者督促檢查的內(nèi)容是執(zhí)行上級決策指令的系統(tǒng)情況。催促辦理，不是簡單地檢查是否辦理，而是系統(tǒng)地督查對上級決策指令執(zhí)行的情況，包括決策指令是否辦理、怎樣在辦理，以及辦理的效果怎樣等，形成層次分明緊密聯(lián)系的督辦內(nèi)容體系。

　　秘書代表上級機關(guān)到下級單位督辦，但并不是上級領(lǐng)導(dǎo)人。一方面，秘書要嚴肅認真，實事求是，深入具體的了解情況，不能弄虛作假;另一方面，秘書必須平等待人，態(tài)度謙和，行為檢點。

　　(二)督促檢查包含以下三個內(nèi)容：

　　1.督查內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)決策相聯(lián)系。秘書督查的內(nèi)容，無論是重大事項，還是領(lǐng)導(dǎo)批辦專項，都與領(lǐng)導(dǎo)決策密切相關(guān)。因此，秘書在督查工作中，必須把領(lǐng)導(dǎo)決策事項作為督查的重點，跟蹤追擊，檢查督促，狠抓落實。

　　2.督查方法與秘書工作性質(zhì)相一致。督促檢查本是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，具有很大的權(quán)威性。但是，秘書的輔助性質(zhì)，要求秘書督查不能采用領(lǐng)導(dǎo)督查的方法，而必須采用秘書督查的方法，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進行督查，在督查活動中，其所做所為以及方式方法和語言都必須符合秘書的身份。否則，將會出現(xiàn)越位、擅權(quán)和獨斷等錯誤行為。

　　3.督查效果與決策落實相一致。檢驗秘書督查效果的惟一標準，就是看領(lǐng)導(dǎo)決策落實情況如何。因此秘書的督查必須看實績，重實效，絕不能擺花架子走過場。這就要求秘書在督查工作中，必須堅持把推動領(lǐng)導(dǎo)決策落實作為出發(fā)點和歸宿點。

　　綜上所述，研究和探討秘書工作在輔助管理中的作用，既有利于進一步認識和把握秘書工作的特點和規(guī)律，也有利于全面認識秘書工作的情況，有針對性地做好秘書工作。隨著信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及和社會的不斷進步發(fā)展，秘書工作的內(nèi)容將不斷擴大，秘書工作也將呈現(xiàn)出新的作用。在綜合輔助管理中，只有了解秘書工作的特點和作用，秘書人員在不斷學(xué)習(xí)、實踐與創(chuàng)新的過程中才能取得更大的進步，以適應(yīng)新形勢下的現(xiàn)代社會高效率的管理，使秘書工作更好地開展，充分發(fā)揮其職能作用。