辦公室行政管理知識(shí)
辦公室行政管理是一個(gè)綜合的全面性的處理企業(yè)日常事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu),是企業(yè)必不可少的綜合管理部門。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于辦公室行政管理知識(shí)的內(nèi)容,提供給大家參考和了解,希望大家喜歡!
辦公室行政管理知識(shí)
辦公室的行政管理接觸面廣,不但要做好日常文件的處理,還要起到承上啟下、上傳下達(dá)的作用,工作內(nèi)容及其復(fù)雜,對(duì)內(nèi)對(duì)外、對(duì)上對(duì)下的協(xié)調(diào)很重要。辦公室從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門,它圍繞單位的中心工作,向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策的落實(shí),是決策層的延伸。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù),是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐,是對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。在不同類型的組織中,在都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織,辦公室的工作內(nèi)容略有不同,下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來(lái)說(shuō),辦公室大都具有辦文、辦會(huì)、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個(gè)方面職能。
辦公室行政管理的職能
從行政管理的角度來(lái)看,辦公室面對(duì)主要工作是項(xiàng)目部的上級(jí)部門、業(yè)主、監(jiān)理和本單位下達(dá)的行政工作,面對(duì)的人員也主要是業(yè)主、監(jiān)理、有關(guān)地方領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和本項(xiàng)目部 的工作人員,辦公室對(duì)本單位的上級(jí)部門、業(yè)主的部署結(jié)合本項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的意見,貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果。辦公室人員要經(jīng)常深入施工一線,了解基層情況并聽取意見,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提出建議及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并提出建議性的建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。辦公室在管理工作中的確需要參加協(xié)調(diào)工作,以維持項(xiàng)目部正常的工作、生活秩序。及時(shí)傳達(dá)本單位上級(jí)部門、業(yè)主單位以及本項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神,自動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系,起著承上啟下,聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用,保證局、公司、業(yè)主和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)完成,讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的最大問(wèn)題,要和項(xiàng)目部各部門建立良好的工作關(guān)系,聽取他們的意見,充分調(diào)動(dòng)員工的積極性,齊心協(xié)力完成好各項(xiàng)任務(wù)。
辦公室行政管理的作用
辦公室的作用是指辦公室通過(guò)其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用,包括以下四個(gè)方面:
1、協(xié)調(diào)與溝通作用
一個(gè)組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn),才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點(diǎn),必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系,互通信息,相互理解,求得支持,統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門以及沒有隸屬關(guān)系部門的關(guān)系,協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系,協(xié)調(diào)本單位與下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系,協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系,組織內(nèi)部其他部門之間的關(guān)系。通過(guò)協(xié)調(diào),理順關(guān)節(jié),溝通上下左右,消除隔閡,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),求得和諧。
2、參謀與助手作用
辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦公室必須準(zhǔn)確理解上級(jí)精神,了解和掌握本單位的實(shí)際情況,對(duì)各方面信息進(jìn)行處理,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定,辦公室必須加強(qiáng)督促和檢查,注意搜集各種反饋信息,供領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)決策、調(diào)整、修正決策。
3、形象與管家作用
辦公室是組織對(duì)外形象展示的窗口,組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過(guò)這個(gè)窗口反映出來(lái)。辦公室還是個(gè)管家,它肩負(fù)多種任務(wù),吃、喝、用、住、行、等無(wú)所不包;一些突擊性、臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管家受理,其他專業(yè)部門職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過(guò)辦公室來(lái)協(xié)調(diào)、落實(shí)。
辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義,那就是辦公室的把關(guān)作用:辦公室要把好文字關(guān),提高公文質(zhì)量,削低“文山”;辦公室要把好財(cái)物關(guān),厲行節(jié)約,反對(duì)浪費(fèi),用較少的投入換來(lái)較多的產(chǎn)出;辦公室要把好會(huì)議關(guān),加強(qiáng)會(huì)議的審查,不該開的會(huì)堅(jiān)決不開 ,能合并的會(huì)合并開;辦公室還把好信息關(guān),要對(duì)各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的信息。
4、樞紐與心臟作用
如果把一個(gè)組織比作鐵路部門,那么辦公室就好比列車的編組站;如果把組織比作一個(gè)人,那么辦公室就是連接大小動(dòng)、靜脈血管的心臟。一個(gè)組織就是一個(gè)系統(tǒng),它既存在和服從予更大的系統(tǒng),又有自己相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng),這樣就構(gòu)成了一個(gè)整體。而具體體現(xiàn)這個(gè)整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的,就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方,對(duì)于一個(gè)組織來(lái)說(shuō),須臾不可少。
辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
辦公行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)非常重要,良好的職業(yè)素養(yǎng),在行政管理崗位上能夠做到忠于職守、善于待人、樂(lè)于奉獻(xiàn),具備較強(qiáng)的責(zé)任感,不斷提高服務(wù)水平。辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng),大致為以下幾個(gè)方面:
1、忠于職守
忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個(gè)特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國(guó)家和人民利益;小而言之,是指忠于本單位的利益,這兩者從根本上說(shuō)是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題,敢于諍諫,表現(xiàn)在對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)檢查、總結(jié),嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示,反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分,甘當(dāng)助手、配角,甘當(dāng)無(wú)名英雄,不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。
2、講求效率
辦公室工作人員一定要注重工作效率,在日常工作中,當(dāng)場(chǎng)可以辦理的事,就不要說(shuō)“研究研究”;當(dāng)日可以處理完的,就不要推到明天;急事要馬上落實(shí)。“雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。
3、公道正派
辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊,在工作中充滿朝氣和活力。辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo),與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng),不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對(duì)待來(lái)賓,不管是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),還是基層群眾,不論其資歷高低職務(wù)大小,都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異,親疏有別。更不能看來(lái)頭辦事情,隨風(fēng)轉(zhuǎn)。
4、良好的品格
品格是指人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式,主要表現(xiàn)為:
?、偾榫w特征,主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短等。
②理智特征,是在想象事物的過(guò)程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過(guò)程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知。一個(gè)人的品格對(duì)工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己,克服不良習(xí)慣,主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境來(lái)開展工作。
?、垡庵咎卣鳎缧袨槟繕?biāo)是否明確堅(jiān)定,行為的自控水平,遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。
?、軐?duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度,是一個(gè)人的基本道德品質(zhì),是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動(dòng);敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。
5、恪守信用
辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、責(zé)任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí);接受任務(wù)如不能按期完成,必須及時(shí)匯報(bào),不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情,一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。
6、文明禮貌
辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌,舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則,即禮貌而不居高臨下;誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假;參謀而不越權(quán)行事;謙虛而不傲上凌下;謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾;公正而不見風(fēng)使舵;敬業(yè)而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談?wù)撌欠?本分而不炫耀示人。
7、善于合作
辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣,往往環(huán)環(huán)相扣,非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合,步調(diào)一致,才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對(duì)同事尊重和理解,也要求公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任。
8、嚴(yán)守機(jī)密
辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會(huì)多,接觸的內(nèi)部文件多,參加重要會(huì)議多,接觸機(jī)密多。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定,嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密,不在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露,以免給黨和國(guó)家造成損失。要做到不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō);不該知道的機(jī)密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國(guó)家的機(jī)密;不得在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摍C(jī)密;私人筆記本不能記黨和國(guó)家機(jī)密;接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲(chǔ)機(jī)密;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨身攜帶機(jī)密文件。
辦公室行政管理的工作性質(zhì)和其他部門的區(qū)別
區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上,它接觸的范圍比較廣,所以要把一切服從于大局為落腳點(diǎn),切實(shí)做好各項(xiàng)工作,其次就是辦公室的性質(zhì)決定其工作的被動(dòng)性,但要做好辦公室的工作,又必須要變被動(dòng)為主動(dòng),善于在被動(dòng)中求主動(dòng),對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、日常性的工作要主動(dòng)著手,提前準(zhǔn)備,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的應(yīng)急事件和特發(fā)性事件等非確定性工作,要有靈活的應(yīng)變能力。辦公室的工作繁瑣,要做到忙而不亂,要做好了安排、精心準(zhǔn)備,同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,在工作中要有超前意識(shí),主動(dòng)做好各項(xiàng)工作。
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