采購制度及流程
采購的管理制度是什么，采購的采購流程又是什么。小編給大家整理了關(guān)于采購制度及流程，希望你們喜歡!
采購制度及流程
一、目的
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。
二、適用范圍
適用于本公司所有采購的物料及耗材品。
三、基本原則
采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。采購必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。
四、工作程序
(一) 采購基本事項
1. 日常采購(包括但不限于日常辦公用品及其它消耗用品)采用現(xiàn)需現(xiàn)采購的原則，一般由總務(wù)后勤人員負(fù)責(zé)采購，也可由需方直接采購。
2. 非日常用品采購(包括但不限于較大型辦公器材及物料)應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。
3. 對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設(shè)備、儀器、勞務(wù)等需要由申請人寫出比價申請報告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。采購人在采購前須將采購計劃或申請，交財務(wù)部進(jìn)行比價;在提交采購計劃或申請的同時，采購人呢應(yīng)對新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系資料，有財務(wù)部對提供的供應(yīng)商(但不僅限于)進(jìn)行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。
4. 采購應(yīng)索要發(fā)票，金額小的索要收據(jù)，網(wǎng)絡(luò)采購應(yīng)保留聊天記錄及付款證明。
(二)采購申請
1. 采購之前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期及注意事項填寫“物品申請單或采購定單”。
2. 緊急采購時，由采購部門在“物品申請單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。
3. 若撤銷采購，應(yīng)立即通知總務(wù)后勤人員或采購部人員，以免造成不必要的損失。
(三)采購流程
1. 采購經(jīng)辦人在“物品申請單或采購定單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。
2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財務(wù)部進(jìn)行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進(jìn)行采購。
3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定單號報總經(jīng)理審批后復(fù)印一份交與財務(wù)。
(四)采購經(jīng)辦人職責(zé)
1. 建立供應(yīng)商資料與價格記錄。
2. 做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。
3. 詢價、比價、議價及定購作業(yè)。
4. 所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。
5. 做好平時的采購記錄及對帳工作。
(五)采購方式
1. 集中計劃采購：凡屬日常辦公用品盡量集中計劃購買。
2. 長期報價采購：凡生產(chǎn)用物料須選定供應(yīng)商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進(jìn)行，并對供應(yīng)商評審，且作出相關(guān)評審記錄。
(六)采購實施
1.“物品申請表”批準(zhǔn)簽字且到財務(wù)部備案后，辦理借支采購金額或通知財務(wù)辦進(jìn)匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準(zhǔn)的“采購定單或物料申請表”向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。
(七)采購付款方式
1.物品采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，財務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后方可報銷。
2.物料采購付款必須見供應(yīng)商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。
(八)采購經(jīng)辦人行為規(guī)范
1. 采購人員應(yīng)本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。
2. 采購經(jīng)辦人應(yīng)盡職盡責(zé)，不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴(yán)重失職或違反原則作出不適當(dāng)行為者，給予辭退，情節(jié)嚴(yán)重者提交公安機關(guān)處理。
五、 附則
1.各部門需要采購時，凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購的，財務(wù)部將拒絕付款。
六、本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施。
采購的采購流程
收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。
采購數(shù)量計算：本期應(yīng)采購數(shù)量=本期生產(chǎn)需用量+本期未預(yù)定庫存量-前期預(yù)估庫存量-前期已購未入庫數(shù)量
怎樣合理降低采購成本：事先制定合理的采購計劃，查詢當(dāng)前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。適當(dāng)尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預(yù)算，運用議價技巧。事后選擇價格適當(dāng)?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。
采購價格構(gòu)成：供應(yīng)商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。
采購商品成本構(gòu)成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、設(shè)備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。
什么是合適的價格：采購價格應(yīng)以達(dá)到適當(dāng)價格為最高目標(biāo)，采購員必須以采購要求，根據(jù)市場行情，分析物料的質(zhì)量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進(jìn)行購買。
怎么樣判斷采購價格是否合理：進(jìn)行成本分析，價格分析，市場調(diào)研，多家廠商報價。
怎樣找供應(yīng)商：利用有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協(xié)會或采購專業(yè)顧問公司，參加產(chǎn)品展示會。
供應(yīng)商分類：原材料供應(yīng)商，小額服務(wù)性供應(yīng)商，臨時性供應(yīng)商。
合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設(shè)備，良好的技術(shù)，良好的管理制度。
怎樣對供應(yīng)商進(jìn)行分析：價格，品質(zhì)，服務(wù)，位置，存貨政策，柔性。
專業(yè)知識.判斷力.責(zé)任感.時間觀.口才. 1.新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作。
2.對新供應(yīng)商的產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等的評估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性。
3.與供應(yīng)商的比價、議價談判工作。
4.對舊供應(yīng)商的價格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。
5.及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。
6.采購計劃編排.物料之訂購及交期控制。
7.部門員工的管理培訓(xùn)工作。
8.與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。 1.主要原材料的估價。
2.供應(yīng)商材料樣板的品質(zhì)初步確認(rèn)。
3.材料樣板的初期制作與更改。
4.替代材料的搜尋。
5.采購部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制。
6.與技術(shù)、品質(zhì)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。
7.與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。 采購員必備能力：成本意識與價值分析能力、預(yù)測能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識。
什么樣才是好的采購員：采購員除了要有必備能力外，還要有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應(yīng)商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購成本。
采購員須承擔(dān)的責(zé)任：采購計劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。
1.訂購單的下達(dá)。
2.物料交期的控制。
3.材料市場行情的調(diào)查。
4.查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。
5.進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。
6.與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。 在經(jīng)濟危機時代來說，采購被人們談起的時候更多是B2C，B2B的在線采購含義了，行業(yè)內(nèi)已經(jīng)很普及在線采購方式了，有成熟的采購管理平臺可以圓滿解決采購流程中的各類問題，比如
·價格管理：是企業(yè)確定采購價格的過程，建立和管理企業(yè)采購物品的統(tǒng)一價格體系，對采購價格的執(zhí)行范圍、定價方式進(jìn)行規(guī)范，必聯(lián)采購網(wǎng)為用戶企業(yè)構(gòu)建了一套完善的價格管理體系。
·采購計劃：是由企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計劃制定并按照不同的計劃階段導(dǎo)入必聯(lián)采購網(wǎng)，支持多種格式文件導(dǎo)入，導(dǎo)入后的生產(chǎn)計劃可以進(jìn)行查看、修改。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)校驗機制，通過采購網(wǎng)中的采購目錄與計劃中物料的核對，自動將不合格數(shù)據(jù)篩選出來，有效保證了計劃數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
·采購定價：企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇多種采購模式：招標(biāo)、競價、詢價。充分發(fā)揮市場杠桿效應(yīng)，降低采購品的材料成本和采購過程成本，提升采購工作效率，從而達(dá)到降低企業(yè)采購成本目的。
·合同、協(xié)議管理：是采購定價結(jié)果的體，也是采購實施的依據(jù)，包括采購品的價格信息、交貨條件、付款方式等主要信息?？梢允止や浫牒贤?，也可以根據(jù)采購定價項目的中標(biāo)結(jié)果直接生成合同。
·訂單協(xié)同：企業(yè)需要一個完整的供應(yīng)鏈管理，才能動態(tài)快速地響應(yīng)客戶需求。必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。
·采購統(tǒng)計：主設(shè)定統(tǒng)計查詢方式，分為按項目采購統(tǒng)計和按采購價格統(tǒng)計兩種，可以對供應(yīng)商報價的歷史紀(jì)錄、訂單響應(yīng)、送貨及時率、貨物合格率、交易數(shù)據(jù)等進(jìn)行自動統(tǒng)計，為采購決策提供強有力支持。
·供應(yīng)商管理及評估：供應(yīng)商通過網(wǎng)上注冊，申請成為供應(yīng)商企業(yè)，經(jīng)過必聯(lián)采購網(wǎng)對供應(yīng)商注冊信息校對、驗證通過，供應(yīng)商真正注冊成為采購網(wǎng)供應(yīng)商;采購商可對供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證，使其成為自己的潛在供應(yīng)商;擁有供貨資質(zhì)的供應(yīng)商稱為正式供應(yīng)商;采購商可對正式供應(yīng)商進(jìn)行評估，選出合格供應(yīng)商。
·采購目錄維護(hù)：采購品目錄是整個采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本，它具有統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編碼的特點，各個采購商根據(jù)自身企業(yè)的特點和需要進(jìn)行維護(hù)。
供應(yīng)商供應(yīng)管理平臺簡介
·客戶管理：是對當(dāng)前用戶交易場狀態(tài)的管理，可以根據(jù)自己的需求，申請進(jìn)入新的交易場;
·交易管理：查看和操作不同狀態(tài)下的采購項目，全程管理采購交易;
·訂單協(xié)同：必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。
·供貨管理：建立供應(yīng)產(chǎn)品與客戶之間的關(guān)聯(lián)，確保擁有供應(yīng)產(chǎn)品的資質(zhì);同時，與采購商雙向查看和管理協(xié)議內(nèi)容。
◆ 什么是真正的采購?
*采購所承擔(dān)的是從產(chǎn)品設(shè)計概念階段到和供應(yīng)商簽訂系統(tǒng)合同為止
*采購的職能——戰(zhàn)略采購和策略采購
◆ 采購創(chuàng)造企業(yè)利潤!1%采購成本的降低，給企業(yè)平均增加10-20%的利潤!
*采購和銷售是公司里面兩個唯一能夠賺錢的部門
*在銷售環(huán)節(jié)取得一個百分點的利潤率很難，但在采購環(huán)節(jié)非常容易!
*采購成本占總成本的比率越高，降低采購成本對企業(yè)利潤的貢獻(xiàn)就越大!
*買不到利，就賣不到利!真正重視賣的企業(yè)就一定重視買!
◆ 采購與供應(yīng)流程如何影響企業(yè)成本和利潤?
戰(zhàn)略、供應(yīng)關(guān)系方面的工作做得越好，行政與操作方面的工作花得時間就越少
*采購戰(zhàn)略——占用了總時間的5%，但卻對成本和利潤的影響占到了40%
√ 同步工程與同步采購戰(zhàn)略
√ 降低采購成本的八大方法：早期采購參與(EPI)/早期供應(yīng)商參與(ESI)/價值分析
(VA)/價值工程(VE)/為便利采購而設(shè)計(DFP)/目標(biāo)成本法/提高產(chǎn)品與零件的
標(biāo)準(zhǔn)化/價格與成本分析
*供應(yīng)關(guān)系——占用了總時間的15%，對成本和利潤的影響卻占到30%
√只有三流的企業(yè)才純粹壓榨供應(yīng)商的單價來降低成本
√真正的采購工程師更多時間是在研發(fā)中心和供應(yīng)商那里
*操作——占用了總時間的35%，對成本和利潤的影響占到25%
*行政——占用了總時間的45%，對成本和利潤的影響占到5%
◆采購成本由什么構(gòu)成?是什么在影響采購成本?
*采購單價不一定是最低的，但采購總成本應(yīng)該是最低的
*采購成本的三度空間：取得成本、所有權(quán)成本、所有權(quán)后成本
*最好是便宜買便宜用;其次，寧可貴買便宜用，也不可便宜買貴用;絕不貴買貴用
*選擇買時考慮與租賃相比的成本，才能真正避免“貴買，貴用”
◆如何建立科學(xué)高效的采購管理系統(tǒng)?
*企業(yè)需要從經(jīng)驗采購管理，發(fā)展到科學(xué)采購管理最終到文化采購管理
*采購風(fēng)險不在于復(fù)雜的流程、高層的簽字甚至高層的親自談判，而在于能有效地系統(tǒng)
監(jiān)控
*如何解決家族式的采購管理問題?
*科學(xué)采購管理最大的特點是制度管人，而不是人管人
◆如何采購不同種類的產(chǎn)品?如何有效解決各種采購問題?
*一般產(chǎn)品——低采購金額，低采購風(fēng)險的產(chǎn)品
四種采購方式：定期定量/定期不定量/不定期定量/不定期不定量
*瓶頸產(chǎn)品——具有低采購金額，高采購風(fēng)險的產(chǎn)品
方法一：給供應(yīng)商及時快速、更短周期地付款
方法二：可以適當(dāng)?shù)慕o供應(yīng)商更好的利潤
方法三：與杠桿產(chǎn)品搭配采購，把“肥肉”與“骨頭”捆綁
方法四：在產(chǎn)品設(shè)計階段的價值工程與價值分析(VE/VA)
方法五：提高與稀缺資源的掌握者合作的能力，學(xué)會利用資源
*杠桿產(chǎn)品——高采購金額，低采購風(fēng)險的產(chǎn)品
策略一：建立采購產(chǎn)品的成本模型
策略二：達(dá)爾文式的采購
*戰(zhàn)略產(chǎn)品——高采購金額，高采購風(fēng)險的產(chǎn)品
方法一：必須削減供應(yīng)商數(shù)量
方法二：與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系或者戰(zhàn)略聯(lián)盟的關(guān)系
方法三：聯(lián)合開發(fā)、聯(lián)合改善，共同提升價值
方法四：考慮整合資源模塊化采購
◆報價單分析的33條經(jīng)驗*供應(yīng)商可能會以小的計量單位報價，從而降低你對價格的敏感度。*注意供應(yīng)商利用正公差報價算成本，負(fù)公差生產(chǎn)的問題。*供應(yīng)商通常會把你最熟悉的成本部分或者市場最透明的成本部分報低，而把你最不熟悉的部分或者市場不透明的部分報高。*注意生產(chǎn)產(chǎn)品產(chǎn)生的邊角料的處理，它所產(chǎn)生的價值，也應(yīng)該作為供應(yīng)商利潤的一部分進(jìn)行評估，或者抵沖成本。*報價單分析和成本分析要結(jié)合到供應(yīng)商工廠去分析。
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