產(chǎn)品出貨流程圖
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產(chǎn)品出貨流程圖
產(chǎn)品出貨管理制度
一、目的：
服務(wù)公司客戶的產(chǎn)品銷售，滿足客戶的發(fā)貨要求，保證發(fā)貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效實(shí)施款到發(fā)貨的原則，防止因管理不善和失誤而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，確保公司發(fā)貨流程的順暢，提高公司和客戶的經(jīng)濟(jì)效益。
二、適用范圍：
公司所有涉及發(fā)貨的工作。
三、職責(zé)與權(quán)限：
3.1
銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制公司產(chǎn)品及其它發(fā)貨過程，負(fù)責(zé)對(duì)超額欠款客戶發(fā)貨的監(jiān)督審查，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)備案。
3.2
銷售部總監(jiān)負(fù)責(zé)實(shí)施產(chǎn)品發(fā)貨工作，對(duì)客戶要求的發(fā)貨《客戶定貨單》的審核并監(jiān)督倉庫發(fā)貨過程，確保嚴(yán)格按客戶要求及時(shí)發(fā)貨，把《客戶定貨單》留底一份存查。
3.3
生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所有客戶要求的產(chǎn)品生產(chǎn)工作;
技術(shù)部負(fù)責(zé)下單，安排控制所有合格產(chǎn)品質(zhì)量和包裝，確保發(fā)貨的及時(shí)性、安全
性、準(zhǔn)確性。
3.4
倉庫主管負(fù)責(zé)安排倉庫人員根據(jù)《客戶定貨單》配貨裝箱，確保嚴(yán)格按客戶要求按質(zhì)按量發(fā)貨。
3.5
倉庫管理員負(fù)責(zé)《客戶定貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據(jù)《成品倉庫管理程序》中的發(fā)貨程序具體實(shí)施。
3.6
采購部負(fù)責(zé)客戶貨物的運(yùn)輸、發(fā)送工作并嚴(yán)格按客戶或公司的貨運(yùn)站及運(yùn)輸方式及時(shí)發(fā)送。
3.7
銷售客服負(fù)責(zé)收集和登記客戶的傳真配貨單，并及時(shí)交收件人簽收。
3.8
銷售統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)電腦統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨清單》。
3.9
財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)匯總銷售部發(fā)貨單據(jù)，監(jiān)督和控制客戶欠款額度，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)備案。
四、工作程序：
4.1
客戶的發(fā)貨單傳真，必須由銷售統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集登記。銷售部文員應(yīng)根據(jù)傳真貨單及時(shí)交予該銷售部經(jīng)理簽收確認(rèn)。
4.2
銷售部總經(jīng)理收到客戶交予或傳真的要求發(fā)貨的《發(fā)貨清單》后，認(rèn)真統(tǒng)計(jì) 該貨單的發(fā)貨金額并評(píng)審該客戶的貨款余額，如在規(guī)定的欠款額度內(nèi)應(yīng)在《發(fā)貨清單》上簽字確認(rèn)并及時(shí)交予倉庫發(fā)貨;如超過公司規(guī)定的欠款額度，應(yīng)交銷售總
監(jiān)及主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可執(zhí)行發(fā)貨。
銷售部經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限內(nèi)簽名批準(zhǔn)發(fā)貨，如發(fā)現(xiàn)違反本工作程序規(guī)定的將嚴(yán)格按獎(jiǎng)懲辦法執(zhí)行。
4.3
對(duì)簽名確認(rèn)后或經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后的發(fā)貨單，銷售部經(jīng)理應(yīng)及時(shí)交予倉庫配發(fā)貨，嚴(yán)禁無故拖延影響發(fā)貨時(shí)間而給客戶和公司造成損失。所有《客戶發(fā)貨單》銷售部經(jīng)理及倉庫必須保存原單，作為發(fā)貨和發(fā)生問題溯源的依據(jù)。
4.4
銷售總監(jiān)必須隨時(shí)對(duì)公司各客戶發(fā)貨情況進(jìn)行查詢和監(jiān)督，嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限審批《客戶發(fā)貨單》;對(duì)發(fā)貨過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)予以解決;疑難及重大問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，取得充分授權(quán)和批準(zhǔn)后方可最后確定。
4.5
倉庫主管收到銷售部(經(jīng)相關(guān)人員評(píng)審簽名確認(rèn)后)下達(dá)的《客戶發(fā)貨單》后應(yīng)按倉庫發(fā)貨程序安排倉庫人員及時(shí)配貨，倉庫人員應(yīng)保證嚴(yán)格按配貨單上的客戶要求配貨;倉庫主管負(fù)責(zé)嚴(yán)格監(jiān)督配貨速度和質(zhì)量，防止配錯(cuò)、漏配、短貨和貨單不相符的現(xiàn)象的發(fā)生。
4.6
如倉庫不能配齊或暫時(shí)短缺配貨單上的產(chǎn)品，倉庫人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄，列表存檔以作為該品種向生產(chǎn)部下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的依據(jù)并及時(shí)通知該單的主管反饋客戶，以便客戶做相應(yīng)的變更。
4.7
公司新產(chǎn)品品種入庫后，倉庫人員應(yīng)及時(shí)地通知各區(qū)域經(jīng)理安排發(fā)樣，營銷人員應(yīng)保證公司每個(gè)新樣都有發(fā)到公司各個(gè)客戶手中，以確保公司每個(gè)客戶系列產(chǎn)品上貨齊全。 4.8對(duì)客戶要求公司提供專用配件等，銷售負(fù)責(zé)人應(yīng)按《采購工作程序》及時(shí)下單制作并負(fù)責(zé)監(jiān)督制作質(zhì)量和速度，制作完畢后應(yīng)及時(shí)按客戶要求發(fā)貨;發(fā)貨時(shí)應(yīng)特別注意包裝的牢固性并認(rèn)真清點(diǎn)配件、品種和件數(shù)，確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性，防止錯(cuò)配、漏配、短貨現(xiàn)象的發(fā)生。
4.9
產(chǎn)品發(fā)出后，銷售統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)及時(shí)統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨單》的數(shù)量和金額，錄入電腦并確保財(cái)產(chǎn)帳目的準(zhǔn)確性。
4.10
《匯總發(fā)貨單》統(tǒng)計(jì)完畢后，銷售文員負(fù)責(zé)及時(shí)審核《匯總發(fā)貨單》并予第二天上午12：00前把《匯總發(fā)貨單》傳真給各客戶，以便客戶及時(shí)了解發(fā)貨情況。
4.11
采購部應(yīng)隨時(shí)了解倉庫發(fā)貨情況，按時(shí)將貨物發(fā)出，不得無故拖延， 嚴(yán)格按客戶和公司指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨。
4.12
財(cái)務(wù)部主管隨時(shí)檢查銷售部發(fā)貨及財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)記錄運(yùn)行情況，按公司制定的欠款標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督和審核各客戶的欠款額度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)予以匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)予以解決，發(fā)現(xiàn)違反本工作程序規(guī)定的嚴(yán)格按(五)獎(jiǎng)懲辦法執(zhí)行。
五、獎(jiǎng)懲辦法：
為確保本控制程序的有效實(shí)施，
提高各相關(guān)執(zhí)行人員的工作積極性，考核發(fā)貨過程中各執(zhí)行人員的工作業(yè)績，特訂本獎(jiǎng)罰辦法：
5.1
客戶交予的或傳真的《定貨單》如因各相關(guān)執(zhí)行人員玩忽職守，粗心大意，無故拖延嚴(yán)重失職，造成不能按時(shí)給客戶發(fā)貨的，給予各相關(guān)執(zhí)行人員50-100元的罰款。
5.2
倉庫主管、相關(guān)負(fù)責(zé)人、銷售總監(jiān)超越權(quán)限，未按公司規(guī)定的允許欠款額度控制執(zhí)行，任意批準(zhǔn)發(fā)貨額超過公司規(guī)定的欠款額度的客戶，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門評(píng)定分析，確屬失職或有意的根據(jù)超越欠款額度和性質(zhì)分別予以200-5000元罰款，并給予降職或調(diào)離工作崗位的處分，情節(jié)特別嚴(yán)重的，將按《公司法》追究其責(zé)任。
5.3
在發(fā)貨過程中，如因倉庫人員玩忽職守，粗心大意，造成發(fā)錯(cuò)貨、編號(hào)不確定、漏貨、少貨或多貨，根據(jù)失職程度，每次給予10-50元的罰款。
5.4
銷售統(tǒng)計(jì)員和銷售文員未按時(shí)統(tǒng)計(jì)和傳真給客戶的，根據(jù)實(shí)際情況每次予以10-50元罰款。
5.5
采購部未能按時(shí)發(fā)貨或不按公司或客戶指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨，給公司和客戶因發(fā)貨失誤造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)實(shí)際情況，每次予以100-2000元的罰款。
5.6
在發(fā)貨過程中，各相關(guān)人員忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一視同仁，一切以公司和客戶利益為重者，發(fā)貨工作成績顯著者、所負(fù)責(zé)的片區(qū)銷售業(yè)績明顯提高者，公司將根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)部門評(píng)定，每月給予頒發(fā)人民幣100-300元的獎(jiǎng)金。
六、相關(guān)文件：
1、《客戶定貨單》
2、《出貨清單》
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2.成品出貨流程圖
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