采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程
采購(gòu)付款的操作業(yè)務(wù)流程是怎樣的，采購(gòu)業(yè)務(wù)付款有哪些相關(guān)的手續(xù)。小編給大家整理了關(guān)于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程，希望你們喜歡!
采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程
(一) 業(yè)務(wù)目標(biāo)
1。經(jīng)營(yíng)目標(biāo)
通過(guò)規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。
2。財(cái)務(wù)目標(biāo)
確保采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會(huì)計(jì)賬目的核算真實(shí)、完整、規(guī)范、防止差錯(cuò)和舞弊;保證帳實(shí)相符，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告合理揭示采購(gòu)業(yè)務(wù)享有的折扣、折讓。
3。合規(guī)目標(biāo)
保證采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)、相關(guān)采購(gòu)、招標(biāo)合同等符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)。 確保付款、與采購(gòu)有關(guān)的貨幣資金管理符合中國(guó)人民銀行等國(guó)家有關(guān)部門的法規(guī)要求。
(二) 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
1。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)
由于采購(gòu)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資及價(jià)格偏離目標(biāo)要求，或出現(xiàn)舞弊和差錯(cuò)。
2.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算多記、錯(cuò)記、漏記物資采購(gòu)成本和應(yīng)付帳款以及其他應(yīng)付負(fù)債，造成核算和反映不真實(shí)、不完整、不規(guī)范。
3.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
可能導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)處理違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定而受到行政處罰或法律制裁。
(三)業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)
1.采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)計(jì)劃
(1)使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)需要和預(yù)算，提出采購(gòu)申請(qǐng)。注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求等，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)倉(cāng)儲(chǔ)部門審核。
★(2)倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)物資儲(chǔ)備定額，符合儲(chǔ)備定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù);定額不足的編制物資請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)采購(gòu)部門。
★(3)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃編制物資采購(gòu)實(shí)施方案，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2.編制、審定采購(gòu)實(shí)施方案
(1)經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃，交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)資金計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃需按照貨幣資金內(nèi)部控制制度的規(guī)定審批。
★(2)采購(gòu)部門依據(jù)經(jīng)審定的采購(gòu)實(shí)施方案和資金計(jì)劃制定相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃。包括選擇確定采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商、采購(gòu)合同、采購(gòu)物資的技術(shù)指標(biāo)等。
3.選擇確定采購(gòu)價(jià)格及供應(yīng)商
(1)采購(gòu)部門依據(jù)批準(zhǔn)的物資采購(gòu)實(shí)施訂單和資金計(jì)劃，通過(guò)詢比價(jià)、招標(biāo)、網(wǎng)上采購(gòu)和公開(kāi)采購(gòu)信息等公平、透明的方式，并按公司物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定提出選擇和確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商的方案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確定。
★(2)需與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進(jìn)行談判確定的，由采購(gòu)、財(cái)務(wù)及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組，提出初步意見(jiàn)，報(bào)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由采購(gòu)部門前頭談判。
★(3)對(duì)公司要求實(shí)施統(tǒng)一采購(gòu)的大宗或進(jìn)口物資，應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定辦理。屬招標(biāo)采購(gòu)范圍的，應(yīng)組織采標(biāo)采購(gòu)。
4.簽訂采購(gòu)合同
★(1)大宗、批量或比較重要的物資采購(gòu)必須簽訂采購(gòu)合同。合同文本由采購(gòu)部門擬訂，傳送財(cái)務(wù)、法律或技術(shù)有關(guān)部門/崗位審核。
★(2)財(cái)務(wù)、法律或技術(shù)部門/崗位依據(jù)職責(zé)權(quán)限對(duì)合同有關(guān)條款進(jìn)行認(rèn)真審核，提出修改意見(jiàn)交擬訂部門修改合同文本。
★(3)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)總監(jiān)審定合同，交授權(quán)人員簽訂合同。合同需報(bào)財(cái)務(wù)部、檢驗(yàn)部、法律部門等備案。原件留采購(gòu)部門。
(4)采購(gòu)合同需要變更或提前終止時(shí)，應(yīng)報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。重大合同變更需報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究同意。
5.跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行
★(1)采購(gòu)部門采購(gòu)人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行。
(2)物資采購(gòu)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等部門和需用部門對(duì)長(zhǎng)周期運(yùn)行的關(guān)鍵重要設(shè)備、材料實(shí)行過(guò)程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人。
(3)采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。
6.采購(gòu)物資驗(yàn)收入貨
★(1)質(zhì)檢部門對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書傳送給采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門。
★(2)采購(gòu)部門編制物資入庫(kù)單或系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫(kù)單(入庫(kù)單應(yīng)連續(xù)編號(hào))，倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)到貨物資進(jìn)行外觀和數(shù)量檢驗(yàn)并審核入庫(kù)單，對(duì)符合合同要求的合格物資辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，并將入庫(kù)驗(yàn)收單傳送給財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門分別審核編制入帳，經(jīng)會(huì)計(jì)主管復(fù)核后過(guò)帳;對(duì)檢驗(yàn)不符合合同要求的物資，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。
★(3)不合格物資由采購(gòu)部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報(bào)授權(quán)部門或人員審批后進(jìn)行處理。
7.發(fā)票檢驗(yàn)、貨款支付及核算記帳
★(1)財(cái)務(wù)部門對(duì)購(gòu)貨增值稅發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)認(rèn)證，未能通過(guò)發(fā)票認(rèn)證的必須退回重新開(kāi)具。將校驗(yàn)審核夠的發(fā)票、采購(gòu)合同、貨物入庫(kù)驗(yàn)收單等信息錄入系統(tǒng)中生成會(huì)計(jì)憑證或編制會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)會(huì)計(jì)主管審核后過(guò)帳。
(2)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購(gòu)資金支付申請(qǐng)，填制付款申請(qǐng)單并附采購(gòu)合同、驗(yàn)收單據(jù)等付款依據(jù)，經(jīng)采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后傳送到財(cái)務(wù)部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。
★(3)財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門的貨款支付申請(qǐng)，首先要對(duì)采購(gòu)合同、購(gòu)貨發(fā)票、貨物入庫(kù)驗(yàn)收單等進(jìn)行審核，同時(shí)對(duì)應(yīng)付、預(yù)付帳款和分期付款等付款約定，以及采購(gòu)享有的折扣和折讓等進(jìn)行審核，在審核確認(rèn)無(wú)違反合同、程序和其他問(wèn)題的情況下，編制付款會(huì)計(jì)憑證和填制銀行付款單據(jù)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管復(fù)核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后付款入帳。若需提前付款、更改合同約定條件的以及金額較大的，按規(guī)定權(quán)限報(bào)批。
★(4)月末財(cái)務(wù)部門與采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)付款、備用金以及未結(jié)算的貨款進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題即使報(bào)告并查明原因和處理。享有采購(gòu)折扣或折讓的，應(yīng)在會(huì)計(jì)報(bào)表中恰當(dāng)披露。
★(5)季末或半年末，倉(cāng)儲(chǔ)部門和有關(guān)資產(chǎn)管理部門必須對(duì)存貨等實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督盤點(diǎn)。
★(6)公司財(cái)務(wù)和采購(gòu)部門應(yīng)定期與客戶核對(duì)確認(rèn)應(yīng)付、預(yù)付帳款，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題即使查明原因和處理。
8.清理、關(guān)閉合同
(1)合同執(zhí)行完畢后，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行清理、關(guān)閉，并建立客戶信用檔案。
(2)采購(gòu)部門將合同清理和客戶信用情況反饋給財(cái)務(wù)部門。
采購(gòu)與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)流程
1.請(qǐng)購(gòu)商品(勞務(wù))環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)倉(cāng)庫(kù)填寫請(qǐng)購(gòu)單，通常經(jīng)倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理簽字審批。
(2)生產(chǎn)部門填寫請(qǐng)購(gòu)單，通常經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理簽字審批。
(3)對(duì)于日常采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)過(guò)對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。
(4)對(duì)于資本支出和租賃的請(qǐng)購(gòu)，應(yīng)當(dāng)指定人員請(qǐng)購(gòu)，需要進(jìn)行特別授權(quán)審批。
2.編制訂購(gòu)單環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)編制訂購(gòu)單和發(fā)出訂購(gòu)單。
(2)采購(gòu)部門只對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單編制訂購(gòu)單。
(3)采購(gòu)部門對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單，詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商，但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對(duì)于大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來(lái)確定供應(yīng)商。
(4)采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)金額在人民幣××元以下的請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過(guò)人民幣××元的請(qǐng)購(gòu)單需經(jīng)董事會(huì)審批。
(5)采購(gòu)信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請(qǐng)購(gòu)單編制連續(xù)編號(hào)采購(gòu)訂單。
在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，通過(guò)將請(qǐng)購(gòu)單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成采購(gòu)訂單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購(gòu)信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的采購(gòu)訂單，將請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)訂單存檔管理，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況進(jìn)行檢查。
3.驗(yàn)收商品環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)驗(yàn)收管理員需要比較所收商品與訂購(gòu)單上的要求是否相符、盤點(diǎn)商品并檢查商品有無(wú)損壞。
(2)驗(yàn)收管理員對(duì)已收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號(hào)的驗(yàn)收單。
(3)驗(yàn)收管理員將商品送交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過(guò)簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收。
(4)驗(yàn)收管理員將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門。
4.儲(chǔ)存商品環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。
(2)限制無(wú)關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品存貨。
5.編制付款憑單環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購(gòu)單的一致性。
(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。
(3)編制有預(yù)先順序編號(hào)的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購(gòu)單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。
(4)獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。
(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。
(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。
6.確認(rèn)與記錄負(fù)債環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄相關(guān)部門一般有責(zé)任核查購(gòu)置的財(cái)產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂貨單上的有關(guān)資料核對(duì)，如有可能，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較。
(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。
(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會(huì)計(jì)部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會(huì)計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購(gòu)交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過(guò)定期核對(duì)編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。獨(dú)立檢查會(huì)計(jì)人員應(yīng)核對(duì)所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來(lái)的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。
7.付款環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
(2)應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。
(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。
(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。
(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無(wú)記名甚至空白的支票。
(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號(hào)，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。
(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。
8.記錄現(xiàn)金、銀行存款支出環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)
(1)會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。
(2)通過(guò)定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性。
(3)獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表(不能由出納員編制該表，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺陷)。
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