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      常用記賬憑證摘要的填寫方法

      時(shí)間: 立康912 分享

        記賬憑證摘要的編寫應(yīng)該做到簡(jiǎn)明扼要、抓住重點(diǎn),即用簡(jiǎn)練的文字把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容表達(dá)清楚。2結(jié)合自己多年的經(jīng)歷,就高校實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,記賬憑證摘要的編寫作些探討,希望對(duì)你有所幫助。

        常用記賬憑證摘要填寫方法

        一、日常收支業(yè)務(wù)摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一

        各高校根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小,分別設(shè)置3人—5人以上編制記賬憑證,所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣使得會(huì)計(jì)賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性,更重要的是能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。所以,對(duì)日常收支業(yè)務(wù)采用“主語+謂語+賓語”的句式。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對(duì)象和內(nèi)容三個(gè)最基本的要素。統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難,只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認(rèn)真總結(jié),相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

        例如:張平用現(xiàn)金購(gòu)買辦公用筆150元。摘要為:張平報(bào)辦公筆。

        采用這種句式,在賬務(wù)“模糊”查詢時(shí),只要輸入“張平”,當(dāng)年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務(wù),所需數(shù)據(jù)一目了然。充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。

        二、摘要的編寫要“簡(jiǎn)”而“明” 所謂簡(jiǎn)明,即簡(jiǎn)單明了
      太過于簡(jiǎn)的摘要,不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚。因此要在計(jì)算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi),抓住重點(diǎn),將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來。

        例如:中文系趙永發(fā)借去北京購(gòu)資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購(gòu)資料款,而不能為趙永華借款,更不能為借款。

        三、摘要的編寫要準(zhǔn)確

        對(duì)反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證,每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)一個(gè)摘要,不能籠統(tǒng)使用同一個(gè)摘要?,F(xiàn)行的借貸記賬法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì)計(jì)電算化軟件,一般都具有“修改摘要”的功能,為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

        例如:物理系周斌借4000元去石家莊開會(huì),回來報(bào)賬時(shí),差旅費(fèi)開支1500元;會(huì)務(wù)費(fèi)開支500元;為系里資料室購(gòu)圖書用去1500元;退回余款500 元。其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄分別編寫為:周斌報(bào)石開會(huì)旅費(fèi);周斌報(bào)會(huì)務(wù)費(fèi);周斌報(bào)資料費(fèi);周斌還借差旅款。如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個(gè)摘要,反映在會(huì)計(jì)賬簿中的“會(huì)務(wù)費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”、應(yīng)收及暫付中“教工借款”科目都對(duì)應(yīng)著差旅費(fèi)的摘要,用起賬來令人匪夷所思。對(duì)此工作細(xì)節(jié),有些會(huì)計(jì)人員往往容易忽視,給以后的復(fù)核、記賬、查賬等一系列會(huì)計(jì)工作帶來不便。特別強(qiáng)調(diào)的是,用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對(duì)應(yīng)銀行存款科目的摘要,必須反映收款單位名稱,便于銀行存款賬同銀行對(duì)賬單的核對(duì)。

        四、更正錯(cuò)賬摘要規(guī)范

        根據(jù)《河北省行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,對(duì)記賬后的記賬憑證,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,用紅字沖銷原錯(cuò)誤憑證時(shí)的摘要為“注銷某月某日某號(hào)憑證”,同時(shí),用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號(hào)憑證”。對(duì)只有金額錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)分錄,在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí)摘要為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”。如果所修改的是往年的錯(cuò)誤憑證,那么,在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點(diǎn),在注銷、訂正或調(diào)整某張錯(cuò)誤憑證的同時(shí),應(yīng)在被修改的記賬憑

        證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號(hào)憑證已更正”的標(biāo)記,表示該憑證已被修改完畢。

        五、摘要中需要反映必要的數(shù)字

        1.需要注明時(shí)間的摘要。收到上級(jí)部門撥入某月經(jīng)費(fèi);交納某月水費(fèi)、電費(fèi)、電話費(fèi)、各項(xiàng)保險(xiǎn)金、個(gè)人所得稅等;提取某季度學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、困難補(bǔ)助、獎(jiǎng)學(xué)金等;提取職工福利費(fèi)、職工教育費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等。在摘要中務(wù)必注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬的時(shí)間。不僅有效防止發(fā)生漏記、重記的可能,而且便于單位間的賬務(wù)查詢。

        例如:某高校收到河北省教育廳撥入2003年4月份經(jīng)費(fèi)2000000元。摘要為收省教育廳撥4月份經(jīng)費(fèi)。

        2.需要注明人數(shù)的摘要。對(duì)發(fā)放學(xué)生生活補(bǔ)貼、學(xué)生困難補(bǔ)助、勤工助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金;發(fā)放臨時(shí)工工資等,在摘要中要注明人次。以便為學(xué)生管理部門、人事部門統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù),編制報(bào)表所用。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,只要使用查詢系統(tǒng)“科目查詢”板塊,所需數(shù)據(jù)躍然屏幕,起到事半功倍的效果。

        例如:發(fā)物理系學(xué)生12人共計(jì)1500元的困難補(bǔ)助。摘要為發(fā)物理系學(xué)生12人困補(bǔ)。

        3.需要注明數(shù)量的摘要。隨著各高校招生規(guī)模的迅速擴(kuò)大,現(xiàn)有的辦學(xué)設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前教學(xué)規(guī)模。需要購(gòu)置的辦公設(shè)備、教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備數(shù)量很大,需要報(bào)廢的陳舊固定資產(chǎn)也很多。雖然固定資產(chǎn)賬中反映資產(chǎn)的數(shù)量,但為了便于同固定資產(chǎn)管理部門隨時(shí)的“動(dòng)態(tài)”對(duì)賬,在摘要中要注明資產(chǎn)的數(shù)量。

        例如:國(guó)有資產(chǎn)處李華從山東星航儀器設(shè)備公司,給生物系購(gòu)買顯微鏡兩臺(tái),通過銀行匯款9800元。摘要為李華報(bào)顯微鏡,山東星航儀器設(shè)備公司

        同時(shí)入固定資產(chǎn),摘要為生物系購(gòu)顯微鏡兩臺(tái)

        總之,會(huì)計(jì)工作在講究宏觀控制的同時(shí),也要重視微觀管理,會(huì)計(jì)摘要的編寫雖然只是整個(gè)會(huì)計(jì)工作中的一個(gè)小小環(huán)節(jié),但是它卻在會(huì)計(jì)工作向著更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著極其重要的作用。

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