如何做好溝通相互配合
任何問題都可以通過溝通解決或改善。溝通對公司、對個人、對各級管理人員的工作都有重要的意義,尤其是對管理人員,更是至關(guān)重要。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了做好溝通相互配合的方法,供你閱讀參考。
做好溝通相互配合的方法
1、做好“三不”
首先,要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過,沒有全局在胸,是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位,要面對層出不窮的新情況、新問題,處理好這些工作必須要把握好全局,要有全局觀。要讓他們學(xué)會從宏觀上把握工作的全局,要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件,遇到什么做什么,不能高瞻遠矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點就高了,辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護大局、服從大局,真正從大局出發(fā),把增進領(lǐng)導(dǎo)之間,部門之間的團結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點與落腳點。
其次,要超前運籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認為,水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷,一切事物都在變化之中,不能用形而上學(xué)的眼光看形勢,要用發(fā)展的眼光認識形勢。萬物的運行皆有規(guī)律。古語言,凡事“預(yù)則立,不預(yù)則廢”,“多算勝,少算不勝,何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團”,同樣辦公室的工作人員必須要有超前運籌的意識,例如制定工作預(yù)案、工作計劃等等。而且要明確工作的重點,確保各項工作有條不紊、忙而有序的進行。同時要密切注視工作的進展情況,及時發(fā)現(xiàn)并彌補由于銜接不及時或其他難以預(yù)測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼,這一點也不假。人在沖動的情況中,就會喪失理智,思維混亂,做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量,且能沉著冷靜積極地理解對方,并用換位思考來考慮共同面臨的問題,以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
2、處理好“四個統(tǒng)一”的關(guān)系
第一、處理好程序性與時效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓,辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達到最佳效果,否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機會,影響工作的實際效果。為此,在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上,必須要堅持時效第一,急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之,先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問題,再向領(lǐng)導(dǎo)匯報。另外,危機時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領(lǐng)導(dǎo)請示,可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。有時為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié),可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過中間部門而直接下達到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事,又根據(jù)急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系時,由于辦公室受角色的制約,不可能事事都身臨其中,從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者,由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異,有的辦公室人員從個人利益的角度考慮,將對上級與對下級的服務(wù)割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承,對下級傲慢驕橫、盛氣凌人,一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的,其出發(fā)點與落腳點都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來,才能使服務(wù)更到位,更有效。所以,辦公室應(yīng)該對上級的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視,作充分的準備,全面領(lǐng)會精神實質(zhì),確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實。同時對下級要放下架子,拉下面子,要“不恥下問”,多看看低層的疾苦,多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益,做到秉公辦事,并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。
第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務(wù)性工作多,其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則,既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事,更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的,辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何,往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的,“吾日三省吾身”的高度,但也要使自己學(xué)會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高,使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率,才能出色地完成各項工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力,戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時,一方面要有原則性,特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則,一味的追求“和”為貴,而遷就無原則的事,就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力,單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面,要有靈活性。由于許多事情人們無法預(yù)料,所以辦公室必須隨時調(diào)整思想改變應(yīng)急對策,多做思考換位靈活應(yīng)對,堅持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套,簡單行事,這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短,才能實現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一,否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。
做好溝通相互配合的重要性
溝通協(xié)調(diào)是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關(guān)系,為實現(xiàn)共同的目的而把各項活動加以調(diào)節(jié),并引導(dǎo)各組織機關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。在組織坐標中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點,承擔(dān)著各種指令和信息的落實執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡(luò)溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調(diào)工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導(dǎo)與下屬的感情聯(lián)絡(luò),控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動。
1、溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個整體的“凝聚劑”
每個黨政機關(guān)與企事業(yè)單位都由數(shù)人,數(shù)十人,甚至成千上萬人組成,組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同,他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同,這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標,甚至完全背道而馳。例如,目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強,主動溝通協(xié)調(diào)的思想淡漠,工作中以“不多事、不誤事”的落后思想,簡單的認為辦公室無非是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲器”,組織材料的“勤務(wù)員”,這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者,任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間,都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾,現(xiàn)代組織機構(gòu)尤其是如此。著名管理學(xué)家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起,以實現(xiàn)共同目標的手段”。有關(guān)資料研究表明:管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心,不折不扣地完成組織的總體目標呢?這就需要溝通協(xié)調(diào)使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見,同意思想認識,自覺地協(xié)同配合各項工作的完成,從而保證組織目標的實現(xiàn)。
2、溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬,實現(xiàn)其職能的基本途徑
一個組織的領(lǐng)導(dǎo)者無論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法,他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬,并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下,則人惑,下情不達于上,則群疑,疑則不納其誠,惑則不從起令。”如何做到上級領(lǐng)導(dǎo)不疑部屬,而部屬不覺得困惑從而順利地實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的職能?領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境理論認為,領(lǐng)導(dǎo)者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應(yīng)的行動,為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人,而下屬就是從領(lǐng)導(dǎo)者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”,都需要溝通協(xié)調(diào)這個基本工具和途徑,也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”,作為辦公室人員只有充分認識了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性,才能將辦公室的事做好。
3、溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁
無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室,都必須要與公眾及其它組織部門,發(fā)生各種各樣的聯(lián)系,他必須按照已定的法規(guī)法令并結(jié)合人民的要求調(diào)整政策,承擔(dān)自己應(yīng)盡的社會責(zé)任。有時公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突,有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理,協(xié)調(diào)相互之間的關(guān)系,使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾,平息沖突。
溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性,把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。
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