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　　關于檔案信息化建設若干問題的思考

　　因此，從事檔案管理工作的人員，必須充分認識到這種改變，努力提高檔案管理的效率和質量，而且要利用信息技術的飛速發(fā)展，逐步提高檔案的管理現代化水平，為企業(yè)和社會提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

　　在當前信息社會的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法體制已經不適應當今社會的發(fā)展，檔案的信息化建設勢在必行。檔案信息化不僅是發(fā)展趨勢，也是檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規(guī)范化、信息化、現代化，為企業(yè)和社會提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

　　一、加強檔案信息化建設的重要性

　　(一)檔案信息化有利于保護檔案原件。相比傳統(tǒng)的檔案保存方式，檔案的信息化的優(yōu)勢一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。每個企業(yè)在不同的發(fā)展過程和不同時期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運用先進的信息處理，將它以電子文件的形式存儲在計算機中，就能更加有效的對原件進行保護。

　　(二)檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優(yōu)勢還表現在對資源的整合和共享上，企業(yè)檔案資源的一個目的在于整合檔案資源，擴大其應用程度和應用范圍，如果將檔案經過信息化處理后，利用企業(yè)內部的局域網就能輕松的實現這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于企業(yè)各部門瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源共享。

　　(三)檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統(tǒng)的手工查詢資料，要耗費檔案管理人員大量的時間和精力，有時候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統(tǒng)，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可完全的展現在你的面前。企業(yè)的各部門只要有需要，就可以不費事、不費力的獲取更為系統(tǒng)和全面的信息。

　　二、經過一定的實踐和宣傳，很多企業(yè)已經意識到了檔案的信息化管理的重要性

　　下一步檔案信息化建設的目標則是進一步整合企業(yè)檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質不高、對檔案的重視程度不夠、乏統(tǒng)服務意識和管理制度不健全等等。筆者認為應在以下幾方面進行加強：(一)提高檔案管理人員的綜合素質水平。著計算機技術在檔案管理工作中的應用和發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，同時，也對檔案管理人員在更新知識、加強計算機操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統(tǒng)的業(yè)務知識、操作方法和管理手段，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識，了解檔案信息化的內容，而且還要有一定的計算機操作水平，以便適應新時期檔案管理現代化的需要。

　　(二)完善檔案管理工作標準和規(guī)范。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質量和效率的需要。實現企業(yè)的檔案信息化，一方面可以將企業(yè)的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數字化還是人工輸入文件，都應該堅持規(guī)范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應的標準。只有這樣才能使檔案的歸檔和數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容等現象發(fā)生。

　　(三)做好檔案管理工作，強化服務意識。檔案管理人要強化服務意識，樹立工作就是服務的理念，把提高服務標準和服務質量、端正服務態(tài)度作為工作的出發(fā)點和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時錄入已簽發(fā)文件，并按照檔案類別進行歸檔，這樣才能更好的發(fā)揮檔案信息資源的作用，以便企業(yè)各部門的查詢。同時，還要利用工作經驗進行創(chuàng)新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業(yè)服務。

　　(四)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對企業(yè)發(fā)展關系比較大的檔案信息，要收集與企業(yè)檔案有聯系的各種資料，對枚關企業(yè)生產經營決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國家對企業(yè)的政策信息的收集，并及時更新，同時，要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細的檔案資料，就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務就是高級的信息服務。

　　(五)加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業(yè)內部統(tǒng)一檔案的管理方式，對檔案要根據類別進行統(tǒng)一的編號，規(guī)范主題詞的運用，這樣有利于分類查詢。對于以前不同類別的文件沒有實行統(tǒng)一編號的檔案要進行更新，做好升級轉換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便將來能為企業(yè)各有關部門查閱和利用。

　　檔案的信息化建設是歷史發(fā)展的必然，同樣也是一個長期的工作，它的實現不是單單依靠一個部門就可以完成的，它需要企業(yè)的各個部門之間的協調合作才能完成，更需要檔案管理工作人員的耐心和細致的工作。檔案的信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，企業(yè)只有提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規(guī)范化、信息化、現代化，這樣才能提供一個有價值的檔案資源體系。

　　工程竣工檔案特點及收集工作中問題

　　工程竣工檔案是現代城市建設的重要組成部分，它是工程產品質量評定的依據，也是反映工程內在質量及管理、維修和鑒定的憑證。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經常出現各種問題，要處理好這些問題，克服其中困難，就要有相應的應對措施。下文對此進行了探討。

　　一、工程竣工檔案的特征

　　各類檔案都有各自的特性，而工程竣工檔案卻具有其他檔案不能比擬的獨特的一面，主要可歸結為以下幾個方面:

　　(一)長期性。由于工程竣工檔案反映工程建設全過程內容，而一個建設工程項目從研究決策開始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從開發(fā)建設決定的第一個文件產生開始，并緊隨工程建設全過程。即使工程建成使用，也并不意味著這項工作的完結，只有當房地產權屬登記、工程決算審價和所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結束。

　　(二)復雜性。這里包含三層內容:一是管理人員不確定性，建設、施工、監(jiān)理等單位通常沒有項目專職資料員，各類文件資料往往由各個項目經辦人保管，有的經辦人還多次更換，如此幾經轉手.長此以往，檔案文件資料不失即損。二是來源多頭性，檔案文件資料不僅來自建設、勘查、設計、施工、監(jiān)理單位本身，還有各個工程建設行政管理部門、專業(yè)配套部門以及其他許多相關單位，集道不一，形式多樣。三是整理標準多樣性，一項工程建成后，必須通過各個管理部門檢查驗收或登記備案方能投人使用，而文件資料的檢查是必不可少的內容。但是對檔案收集和整理的標準并不一致，再加上建設單位留存檔案和移交物業(yè)管理檔案，這樣，一套檔案就要一式多份并整理形成形式各異的檔案。

　　(三)多部門性。一套竣工檔案文件資料主要產生于建設、設計、施工和監(jiān)理單位，但還有許多是來之于各個建設管理部門或機構，如計劃、城建檔案、地名、消防、環(huán)保、市政交通、市容環(huán)境、園林綠化、住宅使用許可、房地產、質監(jiān)安檢等。

　　(四)多載體性。具有明顯個性特征的還在檔案載體方面，每個竣工檔案不僅有文件、圖紙，常常還包含反映與工程建設同步的工程照片、專題錄像、專題光盤、縮微膠片等聲像類檔案。

　　二、工程竣工檔案收集存在的問題分析

　　由于工程竣工檔案具有時間跨度長、產生文件資料的部門眾多等特性，因此從一開始就決定了在檔案收集過程中的問題，要收集一套完整的符合標準要求的工程竣工檔案(尤其是要求建設單位留存的)存在相當的難度，如不予以足夠重視就會造成檔案資料缺損。

　　現就一些檔案資料在收集中可能遇到的突出問題列舉如下:

　　(一)有關領導和單位對工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經實施多年，但由于宣傳工作不到位，部分單位領導和部門對檔案管理工作缺乏正確的認識，更談不到重視，他們認為只要在工程竣工驗收時質量合格就可以拿到驗收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來了極大的困難。.

　　(二)缺乏行之有效的管理法規(guī)，具體的管理措施難到位。《建設工程質量管理條件》中明確規(guī)定了城建檔案管理是建設工程質量管理工作中的一個重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規(guī)，多年來一直存在著重點工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現象。

　　(三)企業(yè)高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及境內、外，缺乏合理統(tǒng)一的管理體制和方式進行管理，加之檔案載體的多樣化，如電子、數字、虛擬檔案等多樣化的發(fā)展趨勢，使得完整的歸檔工作更加困難。

　　(四)初步設計文件的收集難點初步設計文件(包括方案、擴初)是在施工圖設計之前產生的設計資料，是規(guī)劃項目審理時一般都會經歷的過程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時建設單位為此付出高昂代價)。然而，一旦施工圖設計被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，有時由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。

　　三、對策

　　一是法律法規(guī)要加以完善嚴謹。盡管現行有關竣工檔案的法律法規(guī)已成體系，并對竣工檔案收集歸檔利用有明確規(guī)定。但是，在某些內容的提法上還不夠嚴謹。二是要深入現場面，當面指導。要做好調查研究工作，了解工程的規(guī)模、承建單位完成工期、施工進度等情況，對其施工的各個環(huán)節(jié)包括原始記錄、檢驗記錄、交工驗收和鑒證、施工圖的編制等進行檢查、督促和指導，同時由于一些重點工程規(guī)模大，所涉及的專業(yè)多、施工隊伍多，更要依據相關條例規(guī)范仔細檢查。三是要嚴格管理、力求規(guī)范化。要嚴把工程項目竣工資料初驗合格證關，對不合格的竣工資料，經整改仍然不合格的，一定要堅持不予發(fā)放;還要根據竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫標準，以確?？⒐n案及時進行驗收和移交。

　　結束語：工程竣工檔案固然有其特定的特點其問題，但是總會找到特定的解決方法。本文所述僅僅是一些粗淺想法，并非完全正確。只要有社會各界的重視，各級領導的關心支持和所有檔案工作者的共同努力，一切問題都會迎刃而解。

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