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      任務(wù)清單

      時(shí)間: 張永錫1 分享

      “永錫,我還是搞不大清楚任務(wù)清單和下一步清單有何不同?”
        5/18是我一日的時(shí)間管理研習(xí)會(huì),因此,比起以往,我有了更多的時(shí)間好好解是時(shí)間管理的流程,以及不同高度的時(shí)間管理。在課堂中,大家很有興趣,但是卻覺得不容易上手的部份,就是任務(wù)的管理。

        任務(wù)的定義是”如果我們想要達(dá)成的結(jié)果,必須由超過一個(gè)行動(dòng)才能達(dá)成,這就是一個(gè)任務(wù)。”,而任務(wù)清單,就是我們手上任務(wù)的列表。

        任務(wù)清單為甚么不容易管理呢?這是因?yàn)橐芾砗萌蝿?wù)清單有三個(gè)動(dòng)作,首先是要列出一個(gè)任務(wù)清單,其次,要將每一個(gè)單一任務(wù)做好規(guī)劃,并找出合適的下一步行動(dòng),最后則是要管理好這些因任務(wù)產(chǎn)生的下一步行動(dòng)。很多人把這三個(gè)動(dòng)作分不清楚,想要一次到位,就會(huì)覺得很復(fù)雜,要是一個(gè)一個(gè)動(dòng)作分開來講,那就簡單多了。
      (1)任務(wù)清單不過是一張紙

        2008 年2月下午,我在美國Westlake的David Allen時(shí)間管理研習(xí)會(huì)時(shí),他剛好正講到任務(wù)清單的部份。我仔細(xì)的聽,但是卻產(chǎn)生一個(gè)疑惑——我發(fā)現(xiàn)David Allen不過是用一頁的to do list來管理他的任務(wù)清單。就這么簡單嗎?他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等復(fù)雜的任務(wù)管理軟體嗎?這樣如何管控任務(wù)呢?下課時(shí)間,我一箭步就跑去問他問題:

        “請問你的任務(wù)清單就只是一個(gè)清單嗎?”我有點(diǎn)害羞的問
        “對啊,就一張請單,一周檢視一次”,David Allen坐在椅子上,輕松地回答
        “不用和下一步清單連結(jié),不用其他的軟體來管理?”我急忙的追問著
        David Allen看了我一眼,好像任務(wù)我提出一個(gè)關(guān)鍵的問題,隨手抽出一張白紙,在我眼前搖一搖,一面說“是的,任務(wù)清單不過是一張紙”

        當(dāng)場我真的超級(jí)興奮,原來任務(wù)清單是很簡單的,就是一個(gè)個(gè)文字描述的任務(wù)清單,不需要和下一步清單做一大堆的連結(jié),就是兩個(gè)清單,一個(gè)是下一步行動(dòng)清單,一個(gè)是任務(wù)清單。這也讓我改變了運(yùn)用任務(wù)清單的方式,整個(gè)系統(tǒng)變得更加簡單,每周檢視可以一下子就完成了。

        回來臺(tái)灣,為任務(wù)這個(gè)概念設(shè)計(jì)icon時(shí),我選擇了一個(gè)賽車旗,因?yàn)槲矣X得描述任務(wù),就像是設(shè)定賽車的終點(diǎn)線,當(dāng)我們跑過終點(diǎn),就有人大力揮動(dòng)賽車旗,告訴我們到達(dá)目標(biāo)了。任務(wù)清單,就是所有任務(wù)的終點(diǎn)線清單一覽表,難怪David Allen說了這句話“任務(wù)清單不過是一張紙”。
      (2)用心智圖做好任務(wù)規(guī)劃

        我還體會(huì)到一件事情,寫下任務(wù)清單和規(guī)劃任務(wù)是兩回事,任務(wù)清單只是寫下現(xiàn)有任務(wù)的一覽表,但是任務(wù)規(guī)劃,則是要將單一任務(wù)的相關(guān)資訊放在一起,整理、分析、組織,這時(shí)候使用一些工具就是一種很好的選擇。
        任務(wù)規(guī)劃時(shí),我覺得心智圖是一樣很棒的工具,這個(gè)在1970年代由英國的托尼•博贊(Tony Buzan)提出的一種輔助思考工具,有以下的好處:

        整體結(jié)構(gòu)很像一個(gè)心臟及其周邊的血管圖,表達(dá)出整體感
        利用關(guān)鍵字來連結(jié),可也迅速放入大量資訊,適合在brain strom時(shí)使用
        運(yùn)用線條及符號(hào)來建立邏輯的脈絡(luò),并很容易搬動(dòng)分類(尤其是用電腦程式時(shí))

        我自己從2000年開始從臺(tái)灣孫易新老師身上學(xué)到心智圖,覺得真的是一項(xiàng)非常好用的工具,不論使用紙筆或是電腦,都能夠迅速將我們思考的資料,做妥善的整理,并進(jìn)而找出任務(wù)的下一步行動(dòng)。但是心智圖也有其缺點(diǎn),因?yàn)槠鋵儆诎l(fā)散性的思考,要做好任務(wù)規(guī)劃時(shí),一大堆的下一步行動(dòng),會(huì)讓人迷失焦點(diǎn)。此時(shí),必須要做好收斂的動(dòng)作(從一堆可以做的行動(dòng)中,找出關(guān)鍵行動(dòng)),并列入任務(wù)清單或下一步行動(dòng)清單來管理。
      (3)管理好任務(wù)的下一步行動(dòng)清單

        我們有了任務(wù)清單、并認(rèn)真做好任務(wù)規(guī)劃,就會(huì)產(chǎn)生了越來越多的下一步行動(dòng)。這些下一步行動(dòng)和知前所提由收件匣下一步來源不同,一個(gè)是推動(dòng)任務(wù)的下一步行動(dòng),一個(gè)是由雜事狀況放入收件匣,經(jīng)由加工組織而成的下一步行動(dòng)。

        注意喔,下一步行動(dòng)清單中的下一步行動(dòng),有兩個(gè)來源,一個(gè)是任務(wù),一個(gè)是收件匣。

        組成了下一步清單后,還是藉由場合的概念批次處理,節(jié)省我們許多的時(shí)間。這樣一個(gè)下一步清單,也要搭配行云流水的工具使用才能產(chǎn)生效益,有些人會(huì)采用一些任 務(wù)管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等,或是蘋果電腦上面的iGTD等,像David Allen則只是待辦事項(xiàng)中的一個(gè)分類,每周檢視再新增下一步行動(dòng)到待辦事項(xiàng)其他場合分類。也有人利用萬用手冊的一頁作為任務(wù)清單,檢視后,加入新的下一步行動(dòng),大家可以依照自己的工具使用方式,采取合適的方法。
      結(jié)語

        6月的時(shí)候,爸爸到員林來,除了來開會(huì),也來看看孫子,吃過晚飯后,老爸提到想要理解一下我的時(shí)間管理系統(tǒng)。我們父子就拿著我時(shí)間管理研習(xí)會(huì)的講義,我一步步的講解給他聽。

        聽完了以后,爸爸靜了一下,我有點(diǎn)不好意思地說“其實(shí)這個(gè)東西也沒有什么,大家都想得到,不是很難”。

        沒有想到爸爸說“這個(gè)東西其實(shí)大家都知道,就是做不到”。接著他解釋“人都會(huì)有惰性,所以知道的很多,但是能夠徹底實(shí)踐的人很少”。

        “ 這個(gè)東西其實(shí)大家都知道,就是做不到。”這句話給了我很大的影響,以前我一直以為時(shí)間管理是知難行易,沒想到關(guān)鍵卻在知易行難,這是因?yàn)闀r(shí)間管理需要一輩子持續(xù)才有用,難在“有恒”。這也影響了我規(guī)劃設(shè)計(jì)研習(xí)會(huì)的方向,從講課為主,轉(zhuǎn)變?yōu)橹v故事、試作演練、分組活動(dòng),讓學(xué)員可以在課程中有更多時(shí)間時(shí)間持續(xù)來演練。不僅如此,我還和一群朋友設(shè)立了ITM社群,提供每日早起及每周檢視等活動(dòng),讓大家可以運(yùn)用網(wǎng)路,持續(xù)的實(shí)踐,因?yàn)槲抑?,只有長期實(shí)踐,才能產(chǎn)生宏大的效果。

        今天我們提到的是“任務(wù)清單”,我們組織時(shí)的清單包含下一步清單、任務(wù)清單、行事歷等,任務(wù)清單是非常重要的一個(gè)清單,我們也會(huì)花上幾篇文章好好的討論,大家一起繼續(xù)加油。

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