要掌握一項新的技術(shù)，關(guān)鍵在于確立“理想的狀態(tài)”，對比前面的黃金時間五大原則，我們下面來認清理想與現(xiàn)實的差距，用5 個步驟學(xué)習(xí)消除差距的方法，并加以實施。認真地遵循5 個步驟，就能增加有意義的時間。
1把握現(xiàn)在面臨的問題
在麥肯錫，人們總說，只要把握現(xiàn)狀，問題就解決了七成。這種方法有兩個關(guān)鍵詞，一是“運用整理歸納法”，二是“量化”。首先通過整理歸納法，個別具體地分析我們到底想要改善什么。接下來，對分解后的問題按優(yōu)先順序進行排序。排序最有效的方法是量化。
一般人花 在“I 消 費 ”上的時間大約 是 60%，“II 浪費”占 20%，“IV 閑耗”占 15%，“III 投資”上大概只有 5%，最多不超過 10%.
這樣分配時間最大的問題是，總時間的80% 花在了“緊急”軸線，無怪乎我們每天都感覺自己被最后期限逼得很緊，心里覺得很累很忙。緊急的事情多數(shù)都與工作相關(guān)，所以緊急的事情越多，勞動時間就越長，越容易導(dǎo)致工作與生活失衡。
如果長期在緊急（“I 消費”和“II 浪費”）上花費大量的時間和精力，根本不可能再有精力和時間去進行“III 投資”，只能把剩下的時間都“IV 閑耗”了。這樣一來，我們事后更加后悔，“又浪費了這么多時間干這些無聊事”。 另一方面，不積極投資又會導(dǎo)致我們工作能力下降，職位不保，結(jié)果需要花更多的時間在緊急的“I 消費”和“II 浪費”上，導(dǎo)致惡性循環(huán)。
關(guān)鍵就在如下兩個方面 ：一，縮減“II 浪 費的時間”和“IV 閑耗的時間”，增加“III 投 資的時間”；二，利用“III 投資的時間”，更有效地發(fā)揮“I 消費的時間”的作用。
最理想的狀態(tài)關(guān)鍵在于確保 30% 的“III 投資的時間”。假設(shè)我們清醒的時間為 16 個小時，那么每天保證將近 5 個小時的投資時間是最為理想的。
然后把“I 消費的時間”控制在 50%、每天8 小時以內(nèi)。要達到這一點，必須減少交通時間以及無意義的會議的時間。
另外，還要盡量將生產(chǎn)率較低的“II 浪費的時間”控制在 10% 以內(nèi)。這就需要我們縮短上下班等交通所花費的時間，必要時應(yīng)該重新考慮是否需要調(diào)整工作或搬家。
最后，用于放松以及周轉(zhuǎn)的“IV 閑耗的時間”，也應(yīng)該盡量控制在10% 以內(nèi)。
如果使用上面的時間分配方式，重要∶不重要 =8 ∶ 2，緊急和不緊急的比例就成了6 ∶4.即使是做需要按期完成的工作，心情上也會感覺輕松許多。這樣的分配方式讓我們不再感到時間緊迫的巨大壓力。
2確定不該做的事
精簡工作比增加要做的工作更值得我們思考。對不該做的事和想要完成的事同樣重視是工作能夠順利進展的秘訣?？礈?zhǔn)什么是你的“時間竊賊”，確定不該做的事。
3確定可以委托別人做的事
必須完成的事情當(dāng)中，一定有你不擅長或者不想做的事。這時你應(yīng)該思考如何才能讓自己不做，或者是否能夠委托別人來完成。
4提高必做之事的效率
具體的做法可以分為 7 項 ：
1 活用記事本，將它作為時間管理的起點。
2 養(yǎng)成健康的生活習(xí)慣。
3 借助他人的力量，增強克制力。
4 靈活選擇住所的位置。
5 控制交通耗時。
6 提高做家務(wù)事的效率。
7 重新認識生活中的零散時間。
5綜合實踐新的行動方案
新學(xué)到的時間管理方法很難堅持到底的根本原因在于：還沒有做好步驟1~3，就急于嘗試步驟4~5.很多過去的時間管理方法總是建議我們一開始就嘗試新的方法，但是正確的做法是，先踏踏實實地實踐步驟 1~3，因為“唯有時間上有了空余，才能接納新的做法”。