淺談關(guān)于電話禮儀
我們現(xiàn)在的神火生活幾乎都是離不開電話的，那么關(guān)于打電話要注意什么你們知道嗎？下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的，希望能夠幫到大家哦!
淺談關(guān)于電話禮儀
及時(shí)接
一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應(yīng)接聽，6遍后就應(yīng)道歉：“對(duì)不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽，代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會(huì)給對(duì)方留下好印象，讓對(duì)方覺得自己被看重。
確認(rèn)對(duì)方
對(duì)方打來電話，一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動(dòng)問：“請(qǐng)問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂!哪位?”這在對(duì)方聽來，陌生而疏遠(yuǎn)，缺少人情味。接到對(duì)方打來的電話，您拿起聽筒應(yīng)首先自我介紹：“你好!我是某某某。”如果對(duì)方找的人在旁邊，您應(yīng)說：“請(qǐng)稍等。”然后用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對(duì)方找的人不在，您應(yīng)該告訴對(duì)方，并且問：“需要留言嗎?我一定轉(zhuǎn)告!”
講究藝術(shù)
接聽電話時(shí)，應(yīng)注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話。
最后，應(yīng)讓對(duì)方自己結(jié)束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對(duì)方之后掛電話。
調(diào)整心態(tài)
當(dāng)您拿起電話聽筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會(huì)藏在聲音里。親切、溫情的聲音會(huì)使對(duì)方馬上對(duì)我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會(huì)變得冷冰冰。
打、接電話的時(shí)候不能叼著香煙、嚼著口香糖;說話時(shí)，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對(duì)方能聽明白。
左手接聽
便于隨時(shí)記錄有用信息。
打電話時(shí)，需注意以下幾點(diǎn)：
要選好時(shí)間
打電話時(shí)，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時(shí)間，而且最好別在節(jié)假日打擾對(duì)方。
要掌握通話時(shí)間
打電話前，最好先想好要講的內(nèi)容，以便節(jié)約通話時(shí)間，不要現(xiàn)想現(xiàn)說，“煲電話粥”，通常一次通話不應(yīng)長(zhǎng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。
態(tài)度友好通話時(shí)不要大喊大叫，震耳欲聾。
用語(yǔ)規(guī)范通話之初，應(yīng)先做自我介紹，不要讓對(duì)方“猜一猜”。請(qǐng)受話人找人或代轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)說“勞駕”或“麻煩您”，不要認(rèn)為這是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>
國(guó)際商務(wù)運(yùn)作離不開電話這一便捷的通訊工具，當(dāng)你的聲音通過話筒傳向世界各地時(shí)，是否也能做到彬彬有禮? 語(yǔ)調(diào)的魅力用清晰而愉快的語(yǔ)調(diào)接電話能顯示出說話人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。雖然對(duì)方無法看到你的面容，但你的喜悅或煩躁仍會(huì)通過語(yǔ)調(diào)流露出來。打電話時(shí)語(yǔ)調(diào)應(yīng)平穩(wěn)柔和、安詳，這時(shí)如能面帶微笑地與對(duì)方交談，可使你的聲音聽起來更為友好熱情。千萬不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。
得體的問答來電
應(yīng)在第二聲鈴響之后立即接聽，在禮貌問候?qū)Ψ街髴?yīng)主動(dòng)報(bào)出公司或部門名稱以及自己的姓名，切忌拿起電話劈頭就問：“喂，找誰(shuí)?”同樣，來電話人需要留話也應(yīng)以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言。結(jié)束電話交談時(shí)，通常由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別。無論什么原因電話中斷，主動(dòng)打電話的一方應(yīng)負(fù)責(zé)重?fù)堋?/p>
電話留言在商業(yè)投訴中，不能及時(shí)回電話最為常見。為了不喪失每一次成交的機(jī)會(huì)，有的公司甚至作出對(duì)電話留言須在一小時(shí)之內(nèi)答復(fù)的規(guī)定。一般應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)對(duì)電話留言給予答復(fù)，如果回電話時(shí)恰遇對(duì)方不在，也要留言，表明你已經(jīng)回過電話了。如果自己確實(shí)無法親自回電，應(yīng)托付他人代辦。
留意時(shí)差
打電話前要搞清地區(qū)時(shí)差以及各國(guó)工作時(shí)間的差異，不要在休息日打電話談生意，以免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號(hào)碼告訴你，也盡量不要往家中打電話。
恰當(dāng)?shù)厥褂秒娫?/p>
在美國(guó)你可以通過電話向一個(gè)素不相識(shí)的人推銷商品，而在歐洲、拉美和亞洲國(guó)家，電話促銷或在電話中長(zhǎng)時(shí)間地談生意就難以讓人接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶面對(duì)面地商談，而電話主要用來安排會(huì)見。當(dāng)然一旦雙方見過面，再用電話往來就方便多了。
禁忌在接電話時(shí)切忌使用“說!”“講!”
說、講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時(shí),一接起電話?cǎi)R上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽到，說!”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話，希望對(duì)方直截了當(dāng)，別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢(shì)，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦!
有的人對(duì)這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說”，干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息，一聽他這口氣就不舒服，說了等于白說，這種人懶得理他。
大家每個(gè)人都希望別人以禮相待，有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以，在接聽電話時(shí)，一定要注意應(yīng)有的禮貌。
掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會(huì)。無論是打電話還是接電話，我們都應(yīng)做到語(yǔ)調(diào)熱情、大方自然、聲量適中、表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明扼要、文明禮貌。
電話交談中該注意的語(yǔ)氣
電話交談中，語(yǔ)氣是影響一個(gè)人形象的重要因素。如果語(yǔ)氣好會(huì)讓對(duì)方認(rèn)真去聽;如果語(yǔ)氣不好，對(duì)方就不會(huì)樂意去聽，甚至還會(huì)討厭你。大多數(shù)人在用電話溝通的時(shí)候往往沒有意識(shí)到這一點(diǎn)的重要性。
而事實(shí)上，語(yǔ)言的交流通常僅占了整個(gè)交流過程的7%，大部分的交流都是由非語(yǔ)言信息完成的。而非語(yǔ)言信息的交流包括身體語(yǔ)言、語(yǔ)調(diào)、神態(tài)等方面。在打電話的時(shí)候，沒有辦法使用身體語(yǔ)言，所以我們的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)就會(huì)顯得特別的重要。我們的語(yǔ)調(diào)還能表達(dá)出我們的感情和情緒，還能表達(dá)出我們對(duì)對(duì)方的態(tài)度。所以，要記住“重要的不是我們說了些什么，而是我們說話的方法”。
我們必須要明白并不是所有的身體語(yǔ)言在電話交談的過程中都用不上。雖然正在和我們交流的人看不到我們，可是他在和我們進(jìn)行電話交談的時(shí)候，就會(huì)在大腦的意識(shí)里勾畫出我們的樣子，表情和身體語(yǔ)言等。所以說，如果我們想給對(duì)方留下一個(gè)好印象，那我們就必須要用能給對(duì)方留下好印象的語(yǔ)氣和語(yǔ)調(diào)來講話。
在講話時(shí)要傳達(dá)這樣的語(yǔ)氣給對(duì)方：態(tài)度明確，熱情洋溢，樂于幫助，舉止得體。如果具體一點(diǎn)兒來說的話，電話交談?wù)Z氣可分為不合適的方式和合適的方式兩種類型。
不合適的方式包括：惱怒的，粗魯?shù)?，不愿意幫忙的，高高在上的，不明事理的，傲氣十足的，諷刺挖苦的，不樂意的，討厭的，冷漠的，傲慢的，冷酷的，猶豫不決的等這樣的語(yǔ)氣。
合適的方式有：熱情的，有禮貌的，高興的，自信的，平易近人的，冷靜的，令人寬慰的，關(guān)懷的，同情的，體貼的，友好的，感興趣的，溫暖的，輕松的，明智的，支持贊同的等語(yǔ)氣。
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